辦公室涉密文件管理的現狀及對策

秦妍

摘 要：在單位的蓬勃發展過程中，辦公室涉密文件數量越來越多，在原始資料收集、整理和委托保管等方面，都要確保相關保密規章制度落到實處，確保管理工作水平不斷提升。尤其是在信息化時代，我們必須提高對辦公室涉密文件的重視程度，真正意識到其對單位發展與建設的重要性，不斷改

進管理工作方法，確保體現出涉密文件應有的價值。

關鍵詞：辦公室；涉密文件管理；現狀及對策

引言

在企業業務活動中，會有大量的文件資料產生，這些文件資料具有大量的信息，是企業發展過程的佐證，對企業繼續發展具有重要的意義。在企業發展和運行當中產生的涉密文件資料應具備高度的保密性，其開發和利用價值極高，為企業具體的業務活動可提供基本的依據。因此需加強辦公室涉密文件管理措施研究。

1涉密文件概述及做好企業涉密文件保密工作的重要性

企業的涉密文件資料是指企業在各種社會活動中形成的可以備查的，具有一定價值的文件文件，根據國家《保密法》的相關規定，保密文件可分為三種即秘密、機密、絕密三種，劃分界限是按照保密期限的程度體現界定的。企業在商業活動或業務活動中，產生的大量數據、文字、圖紙、影響或聲音等都是企業的涉密載體，這些記錄中包含企業的秘密信息，為保證企業的可持續發展，企業文件管理部門應重視文件資料的科學合理化管理，及時處理科技文件的保密工作，企業在涉密文件的保管中，應配備相關的專業文件管理團隊，增強管理人員的文件管理意識，要求管理人員具備嚴謹、細致的工作態度，有效提高文件管理保密性質量。做好涉密文件資料的管理可以有效保護企業的合法權益，同時企業也可以運用保密信息為企業的以后工作決策提供重要的信息指導，有效提高企業發展的速度。

2辦公室涉密文件管理的現狀

2.1部分單位對保密工作重視不夠

有些單位領導責任制落實不到位，沒有把保密工作真正納入議事日程，保密管理觀念陳舊，仍停在“管住柜子、管住嘴巴”的老辦法、老模式上，不能適應信息時代保密工作的需要；保密宣傳教育工作缺乏計劃性，保密意識不強，觀念淡薄，保密知識饋乏。

2.2相關管理制度仍需進一步完善

隨著經濟的快速發展和企業改革改制步伐的不斷深入，企業涉密內容不斷增多，各種新生事物層出不窮，現行保密管理制度還不能適應現在的需要，同時對保密制度的執行力仍需進一步提高。

2.3缺乏必要的網絡運行維護

當前一些辦公室企業對于保密管理工作的認知存在偏差，僅將保密工作的重點放在實體文件的管理上，存在涉密信息的計算機、硬盤等得不到應有的重視。部分辦公室企業尚未針對內部局域網和計算機制定完善的保密管理辦法，或者是保密規定出臺時間較早后期缺乏更新與實際的工作狀況不相符合，無法落實到位。還存在流于形式的網絡管理規定或者是違反保密規定的網絡使用現象。

3辦公室涉密文件管理有效措施

3.1合理調整涉密文件的密級

因為辦公室涉密文件比較特殊，涉及的內容也不同，在時間推移與文件貫徹情況發生變化后，其密級也會出現一定的改變，只要涉密文件保管期限屆滿，將不再具備保密價值。對此管理人員不能根據原有的涉密文件管理，需要進行公開文件管理，同時要結合實際情況，站在發展的角度思考問題，合理對涉密文件密級進行調整，為涉密文件的借閱與使用提供便利。密級變化一般有升密、降密、解密等形式，在對密級進行調整的過程中，應結合解密劃控時間標準、相關涉密內容標準和保密規范標準。在調整密級的期間，保密部門也要加強對調密工作的監督指導，認真清查鑒定涉密文件，確保密級調整工作順利開展。

3.2涉密文件的精細日常管理

對辦公室涉密文件管理人員而言，應該具備較強的思想觀念，掌握正確的方法與手段，定期對其各個工作程序進行檢查，對于涉密文件的歸檔查收、整理編輯、借閱審批、密級保管、解密、銷毀等方面，都必須根據相關規章制度進行，確保賬物相符，有完整的審批手續，準確統計數字無誤。單位保密部門要制定行之有效的檢查制度，以“查”作為手段，以“補”作為出發點和落腳點，促使辦公室涉密文件管理人員責任心不斷增強。管理人員在任何場合都要保持高度的警惕，確保在內心深處做到不想、不敢和不做違反保密制度規定的事，同時要做到守口如瓶，萬無一失，不能將辦公室涉密文件內容與信息泄露給無關人員。許多經過數字化的檔案，缺乏細致認真的鑒定，上網共享會帶來一些問題，所以在建設數字檔案館的同時，要從物理安全、信息資源安全和安全保密管理幾方面著手，做好數據遷移、備份、恢復；計算機病毒防治；身份鑒別；訪問控制；信息加密；信息完整性校驗等多方面工作，把好安全問題的關。

3.3要加強技術保障和網絡防控，確保網絡信息安全

認真抓好計算機系統保密管理工作的落實。一是確保不在互聯網連接的計算機上存儲、處理、傳輸涉密信息，做到“涉密信息不上網，上網信息不涉密”；二是對內網、辦公自動化系統采取安全可靠的軟硬件防范措施，確保在新技術條件下計算機信息系統的運行安全；三是加大對電子文件形成、辦理、傳輸、保存、利用、銷毀等全過程管理力度；四是加強對上網信息的保密管理，按照“誰發布誰負責，誰主管誰負責”的原則建立健全信息發布保密審查批準制度。涉密計算機不連接國際互聯網和其他公眾信息網絡，非涉密計算機、移動存儲介質不存儲、處理涉密電子文件、信息，禁止在涉密計算機上使用非涉密存儲介質；非機要人員不借用、操作涉密計算機；做到專機專用，不打印、存儲、傳輸涉密電子文件，杜絕“一機兩用”現象的發生；對辦公計算機安裝殺毒軟件、防火墻與網絡安全實時監控軟件，定期進行殺毒，及時處理安全隱患，切實增強網絡安全防護能力。

3.4提高工作人員保密意識

企業要加強保密工作的宣傳教育，定期組織開展不同規模、不同形式的保密工作教育活動，通過專題講座等活動讓員工了解我國法律以及電力行業規范中與保密工作有關的條文，使員工明確不同崗位的保密工作要求。將保密教育作為企業思想政治建設的主要內容，引導員工遵守相關的保密規章制度，提高員工保密意識和保密工作能力。為了提高員工的責任感和企業保密工作成效，供電企業可以建立相應的追責制度，將企業保密責任層層落實。供電企業可以根據實際需求建立相應的保密工作領導小組，負責企業日常保密工作的開展和監督。領導小組需要定期舉行保密工作會議，結合階段內企業的保密工作成效分析不足，探究解決方案。對于企業保密工作關鍵部門要將保密責任落實到具體的個人，上崗時企業要與員工簽訂保密協議書，出現問題直接追究相關責任人，強化供電企業員工的保密意識和責任意識。

結束語

總之，辦公室涉密文件管理工作任務比較艱巨，涉及方方面面的內容，需要管理人員在日常工作中注意總結經驗，充分履行好自身職責，將相關保密制度落到實處，并做好監督措施，促使涉密文件管理工作水平不斷提升。同時還要保證辦公室涉密文件管理工作的制度化、標準化，做到責任到人，采取系統、規范的管理措施，最大限度避免出現涉密文件丟失、損壞的問題，為單位的發展創造更加有利的條件。

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