淺議文書檔案管理中的創新

陳穎

摘要：做好文書檔案管理工作，不僅能夠幫助企業領導者制定出該企業的發展規劃，而且還有助于企業領導者及時地發現問題并予以改進。因此，企業領導者必須對文書管理工作引起高度重視。就現如今的實際情況而言，文書檔案管理工作對于企業的發展既是一種機遇，同時又是一種挑戰。筆者根據多年的工作經驗，主要針對文書檔案管理中的創新進行分析和討論。

關鍵詞：文書檔案；管理；創新

一、文書檔案管理工作面對的機遇

1、有助于企業活力的提升

在計算機技術飛速發展的今天，出現了計算機電子檔案，可謂是為檔案管理工作提供了便利，檔案管理者能夠在很短的時間內分析企業的發展狀況，來為企業的良好發展提出科學合理的建議。同時，檔案管理也更趨于結構化，檔案管理者可以根據企業領導者提出的問題，有針對性地找出相關檔案，并對其進行分析，來幫助企業領導者更好地做出決策。此外，當企業進行改革時，難免會有一些歷史遺留問題，通過對相關檔案進行分析，會對這些歷史遺留問題的解決有所幫助。這些好處都會有助于企業活力的提升，從而實現企業的良好發展。

2、有助于企業檔案管理技術的提升

由于傳統手工檔案管理的耗時長、難度大等特點，檔案管理通常只停留在檔案的存儲、管理以及運用等方面。對于計算機電子檔案而言，有了更高的檔案管理要求，檔案管理者不僅要做好文書檔案的存儲、管理以及運用等方面，同時還要更加關注文書檔案是如何生成的，確保其完整性，此外還要注重文書檔案的安全工作，確保文書檔案是安全的。同時，檔案管理者還要提高對資源共享的重視，比如搭建一個檔案管理平臺，讓使用者可以獲取自己所需求的資源。同時，企業領導者要結合本企業的實際情況，對其檔案管理工作進行改進，來不斷提升檔案管理工作的水平。此外，企業在進行改革時，只有堅持企業檔案完整統一這一理念，對企業文書檔案進行合理地移交，才能使企業一些問題真正得到解決。

二、文書檔案管理工作面對的挑戰

1、文書檔案管理缺乏相應的規章制度

在調查了一部分企業后，發現其在制度創新方面存在一個共性問題：文書檔案管理工作缺乏相應的規章制度。一旦文書檔案工作沒有相應的規章制度，其工作者就會很容易降低要求，思想上產生懈怠，那么就會導致其檔案管理工作出現一些錯誤，因而在企業進行決策時，從錯誤的文書檔案中分析出來的參考意見，自然不會對企業的發展有利。同時，檔案管理沒有相應的規章制度，會導致檔案管理出現“一把手說了算”的情況，有可能讓文書檔案缺乏真實性，從而會出現腐敗的現象。

2、對文書檔案管理工作的重視程度不高

就目前的實際情況而言，能夠發現大部分企業對文書檔案管理工作的重視程度不高，導致檔案管理工作發揮得效用不高。有些企業在進行文書檔案管理時，采取的是幾十年一貫的制度，文書檔案很少進行更新。同時，還有些企業領導者沒有認識到文書檔案管理工作的真正效用，對于文書檔案保持一種“重視管理，輕視使用”的態度，檔案管理者比較關注檔案管理的收集以及存儲工作，而輕視文書檔案的使用工作。

3、文書檔案管理技術較為落后。文書檔案管理技術較為落后，也大大降低了檔案管理工作的效用。大多數企業在開展文書檔案管理工作時，首先是由微機來接收和保存電子信息，然后在單機情況下來對需求信息進行檢索。這種情況下，文書檔案其實已經從檔案管理中脫離出來了，充其量只能算一個文本信息。文書檔案的獲取不能脫離其實際工作，而是要扎根于實際工作，只有這樣，文書檔案才能被多次利用，從而發揮其真正的效用。

三、文書檔案管理工作的創新策略

1、管理制度創新

文書檔案管理制度的創新是保障文書檔案管理工作順利開展的基礎內容。在創新的過程中需要根據單位發展的實際需要，并在原有的管理制度基礎上進行改革，使原本制度中存在的不完善之處能夠得到彌補。同時應重視領導責任制度的創新，以此來為現代化檔案管理提供支持。此外，應保證制度建設與現代社會發展需求之間相適應，提高制度創新的有效性和完整性。

2、管理手段創新

信息時代的到來給文書檔案管理工作帶來了一定的挑戰。傳統的手工工作方式在當前已經很難滿足時代的需求，因此，需要從文書檔案的管理手段上進行創新。一方面是文書檔案的信息化管理，應認識到文書檔案管理的重要性，并在此基礎上提升文書檔案管理的安全性和完整性。將傳統的紙質管理模式積極轉換成為信息管理形式，將檔案進行編號整理，并對其進行安全設置，保證信息的安全性同時也能方便檔案信息的及時調取利用。此外，也可以利用條形碼或者二維碼等方式來進行信息的檢索和錄入，不僅能提升信息的應用性，同時也能有效提升工作的效率。

3、管理人員素質創新

管理人員是保證文書檔案管理水平上升的重要部分，因此單位一定要重視起文書檔案管理中的人員管理，并對此制定相應的管理制度。作為管理人員素質上一定要積極地進行創新，不僅要有較強的專業能力，同時還要有素質上的提升。對此，單位應定期的組織管理人員參與到工作能力測試當中去，針對測試當中的不足之處來制定相應的培訓計劃，使之能及時地得到思想上的更新和工作能力的提升，促使工作人員得到全面素質發展。此外，單位應積極創新激勵制度，通過激勵的方式來徹底的改變傳統工作中的管理現狀，將文書檔案管理工作的晉升作為獎勵的主要手段，并適當地給予相應的物質獎勵。

4、工作效率創新

工作效率的創新指的是在工作效率上能得到突破，真正的提升工作效率。首先，要想得到工作效率上的提升，應加大文書檔案管理的宣傳工作，并明確單位檔案管理的目的，只有有了明確的目標，工作效率才能真正的得到提升。其次，文書檔案管理工作中一定要做好工作的協調管理，要認識到工作效率的提升與各個部門之間的協調性是不能分開的，只有在思想上達到了共同的認識，在工作中才能相互指導、相互服務，從而提升工作效率。此外，工作效率提升中應重視員工的工作經驗積累。管理人員需要根據自身的工作經驗來找到工作中存在的問題，并在此基礎上進行不斷地改進，這對工作效率的提升將起到重要作用。

結束語

文書檔案管理對于企業發展來說，既是一種機遇，又是一種挑戰。因此，企業必須要高度重視文書檔案管理工作，首先要不斷完善檔案管理的規章制度，其次要不斷提升檔案管理者的素質，最后要對企業的檔案管理工作進行改革，從而讓企業在激勵的競爭中取得優勢。

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