淺談互聯網時代檔案管理存在的問題以及有效解決策略

【摘 要】 當前隨著信息技術的快速發展，我國很多行業都開始有效引入信息技術來不斷提升其生產效率。當前我們也處于互聯網時代，信息技術的確也在很大程度上改變了我們的生活行為以及工作習慣。在當下的檔案管理工作中，也于信息時代下逐漸暴露出很多缺陷。需要有效利用新興技術來提升檔案管理工作的質量，才能夠更好地為檔案管理信息化的道路奠定基礎。

【關鍵詞】 互聯網時代 檔案管理 問題 對策

一、信息時代下檔案管理的內涵

（一）檔案管理的內涵

傳統的檔案管理工作，主要就是對相關信息資源的接收、采集以及保存等工作，并且通過相應的檔案管理工作來提供附加的資源服務等。在新時期下，我們所提倡的是檔案管理信息化，也就是有效借助信息技術來不斷提升檔案管理的有效性。通過強化信息資源的分享過程，并且提升相關過程中的工作效率。新時期下，檔案管理工作主要就是從傳統的保管為主，到現代的分享、數字化管理為主的轉變。因此要想更好地做好互聯網時代下的檔案管理工作，不僅需要具備更新的理念，還應該對于檔案管理工作的內涵予以深入了解。

（二）新時期下檔案管理特點

新時期下，檔案管理模式也更加趨向于信息化，這也是不斷提升其工作效率的關鍵。信息時代下，有效借助信息技術可以更有效地減少人力工作量。因此互聯網時代下檔案管理主要有以下幾個特點。首先就是檔案管理信息化工作都是遵循相關的法律法規，并且通過檔案管理行政部門統一調配實施的。其次，檔案管理信息化，主要就是體現在電子檔案以及相關資源在社會信息化中的體現形式發生的轉變，其能夠在很大程度上展現著企業或者事業單位從傳統的工作模式走向了信息化。最后，實現檔案管理信息化，能夠更加高效的利用信息技術的諸多優勢，除了能夠對信息資源實現數字化的管理之外，還能夠實現相關資源的便捷共享，這對于提升檔案管理效率以及服務質量有著積極的幫助。

二、新時期下檔案管理存在的問題

對于我國當下的檔案管理工作來說，首先在相關工作開展的觀念上還沒有予以及時的更新。我國很多企業在檔案管理工作的開展中都會存在著混亂的現象，其實主要就是因為企業等并沒有對之予以重視，當前隨著我國經濟的快速發展，企業將更多的精力都會放在自身的發展上，對于這種不能夠直接創造經濟價值的工作明顯沒有予以重視。檔案管理工作本身的內容就是相對繁雜的，如果沒有專業的人員參與其中，那么會使得工作開展的效率較為低下。

其次，在新時期下檔案管理主要就是體現在制度上的缺陷。當前由于信息技術的快速發展，其已經廣泛應用于社會上的很多行業，與之進行融合能夠提升行業生產力，網絡資源的共享已經成為當前發展的一種主要趨勢，但是很多企業的檔案管理工作自身的革新卻相當緩慢，沒有形成真正意義上的共享，也僅僅是在檔案管理室的電腦中，這也在很大程度上降低了檔案資源的價值。

最后就是在新時期下，想要更好地實現檔案管理信息化的進程，還是需要資金以及人才和技術作為支持的。由于缺乏專業的人才，也就使得工作水平受到限制。檔案管理要始終結合當下的先進科學技術來開展，而人才是其中支撐性的因素，而實際的狀況是不容樂觀的，因此當下應當針對檔案管理人才缺失等問題予以具體的解決策略。比如積極爭取政府的資金作為企業內部檔案管理信息化建設的支持，或者是通過投入大量資金引入外來優秀人才等都能夠更好地提升檔案管理工作的內涵。

三、有效提升檔案管理工作的實效性

（一）健全檔案管理制度

對于提升檔案管理科學化水平來說，制度體系是最為根本性的保障，因此首先應當在宏觀的角度來針對檔案管理的立法等規章制度予以完善，能夠從宏觀的角度來對檔案管理工作予以更加嚴格的約束體系。體系的制定對于檔案管理工作來說是至關重要的，其保障程度就如同生活中的法律指引一般。從微觀的角度來說，需要各個單位能夠從根本上對檔案管理工作予以重視，因為其對于單位的發展是至關重要的，雖然其很多時候不能夠直接創造經濟價值，但是應該認識到其內涵價值，要能夠將檔案管理工作與相關部門的建設相結合，比如建立更為嚴格的業務考核制度、表彰獎勵、責任追究制度等來提升相關工作人員的積極性。通過加強工作之間的聯系，也能夠減少各自為政現象的發生。通過完善了檔案管理工作的制度，也就能夠從宏觀與微觀的角度同時予以工作的保障，進而促進其在新時期快速的建設與發展。

（二）提升檔案管理人員素質

人力資源也是新時期下企業具備競爭力的關鍵資源，因此有效提升檔案管理工作人員的素質，可以在很大程度上提升檔案管理工作質量。在新的形式下，要能夠使用更加先進的技術來對檔案管理工作的開展予以支持，當前對于檔案管理的也提出了分工更加專業的需求，因此新的條件下對于工作人員也提出了更多的挑戰。檔案管理人員要能夠緊跟時代的發展而不斷提升自身的專業素養，不僅需要其擁有檔案方面的專業知識，還需要通過理論結合實踐，掌握信息技術等內容，自身也應該具備更強的專業情感以及責任意識，并且于管理工作中體現自己的價值。此外對于單位來說，也應該針對檔案管理人員進行組織培訓，加強其對于專業內容的學習與強化，在內部建設一支具有更強的自我學習能力的隊伍。企業內部也可以邀請一些知名的檔案管理者來企業進行經驗交流活動，以此來讓內部企業人員逐漸認識到自己在工作上存在的諸多不許，并且予以及時性的改進。對于內部人員的素質強化來說，應該將之作為長期工作來對待，只有積極引入高素質的管理人才作為支撐，才能夠不斷使得檔案管理事業的快速發展。

（三）實現檔案管理信息化建設

在互聯網時代下，很多行業都開始使用新興技術來提升其發展動力，在檔案管理方面也應該緊緊抓住信息技術帶來的優勢，實現檔案管理信息化建設是不斷提升檔案管理質量的關鍵。對于企業內部來說，通過實現檔案管理信息化，可以打破傳統工作中不同部門各自為政的現象，以便更好地發揮檔案的價值，為整個單位的發展提供自己的價值。因此針對相關建設的內容予以闡述。

1.基礎設施建設

首先需要明確的是，對于檔案管理信息化的建設來說，基本前提就是需要具備良好的軟硬件作為基礎，這也是實現我國檔案管理信息化建設的基本前提。當前要能夠建設一個更加統一化的信息基礎設施平臺，并且保證相應的軟硬件基礎設施能夠配套完善，保證整個過程能夠建設國家統一的信息化基礎設施平臺。

2.標注規范建設

檔案管理信息化建設需要有一套標準作為規范，就像日常的工作一樣，需要具備相應的制度予以監督實施。因此需要建設以及完善相應的標準管理規范，對于單位以及企業來說，應該在充分調研的基礎上，根據現有的規范，并且根據當下檔案管理信息化的標準予以完善和實施，或者是形成一個準體系，促進我國形成更加完善的標準。

3.信息資源建設

檔案管理還需要具備資源作為支撐，對于當前社會的快速發展來說，檔案資源可以說是非常重要的戰略性資源，因此要能夠針對其中的資源予以建設，比如建設對各個企業、單位相對接的檔案管理庫，通過完善當下的檔案館來實現檔案資源信息庫的統一。

4.應用系統建設

通過更加有力的技術支撐可以完善當下的檔案管理信息化進程。一般來說，需要相應的應用系統作為支撐，并且建設與功能需求相兼容的系統，其中要著重考慮應用系統的通用化以及實用化。

（四）建立科學的檔案管理觀念

對于信息時代下的檔案管理，需要科學的理念予以引導。對于當前在工作中存在的一些較為落后的觀念予以摒除，并且不斷了解一些新的觀念，可以向國外學習優秀的經驗等。能夠將科學發展觀落實于檔案管理各個階段，比如提升企業內部工作人員自身的服務意識，能夠在開展工作的時候做到主動服務，進而使得工作的開展更具服務性。

四、結束語

信息時代下，檔案管理工作需要得到充分的重視，要能夠結合信息技術帶來的巨大優勢來實現自身的革新，以此來提升工作質量。新時期下的檔案管理工作應當，針對其中存在的諸多缺陷予以重視，更好地針對社會的發展需求來實現科學化管理，進而在新時期下高效的發揮自身的價值。

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作者簡介：侯煜涵 出生年月：1989.08.23 性別：男，民族：漢族 籍貫：山東省煙臺市，學歷：本科 單位：煙臺經濟技術開發區檔案館 郵編：264000。