推進(jìn)企業(yè)無紙化辦公信息化建設(shè)的途徑探究

【摘 要】 隨著科技的不斷發(fā)展，現(xiàn)代社會(huì)越來越趨向于信息化。信息化讓現(xiàn)代企業(yè)辦公更加方便快捷，相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公，具有節(jié)約紙張，更環(huán)保的優(yōu)點(diǎn)。但當(dāng)下仍存在許多企業(yè)存在使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公的現(xiàn)象，因此為了推動(dòng)企業(yè)無紙化辦公，和信息化辦公的建設(shè)，本文對(duì)無紙化辦公的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行分析總結(jié)，并確立無紙化辦公的原則，進(jìn)而對(duì)推動(dòng)企業(yè)無紙化辦公信息化建設(shè)的途徑進(jìn)行研究，為企業(yè)信息化建設(shè)及節(jié)能環(huán)保做出研究參考。

【關(guān)鍵詞】 企業(yè) 無紙化辦公 信息化建設(shè) 途徑

前言

無紙化辦公通常是指，在辦公中不使用紙張，而是使用其他無紙化方式辦公的工作方式。但這種辦公方式需要使用計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)相關(guān)設(shè)備協(xié)同工作才能夠?qū)崿F(xiàn)。辦公人員使用局域網(wǎng)或其他網(wǎng)絡(luò)連接方式，在任意地點(diǎn)通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行協(xié)同工作，并使用網(wǎng)絡(luò)交流信息，不僅減少紙張的使用，還提高的辦公的效率。

一、企業(yè)無紙化辦公的優(yōu)勢(shì)

1.改善辦公的工作效率

當(dāng)下大多數(shù)企業(yè)采用無紙化辦公的主要目的都是提高企業(yè)辦公的工作效率，和將工作信息共享使員工一起參與協(xié)同辦公。但無紙化辦公方式出現(xiàn)的本來目的是，將復(fù)雜的企業(yè)辦公流程，簡(jiǎn)化在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上，通過使用個(gè)人電腦來工作內(nèi)容進(jìn)行解決，無紙化辦公的實(shí)現(xiàn)通常建立在局域網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，進(jìn)而達(dá)到辦公信息共享和企業(yè)員工協(xié)同通過網(wǎng)絡(luò)辦公的目的。提高辦公效率的目的能夠?qū)崿F(xiàn)的根本原因也是基于無紙化辦公的這個(gè)特性。而當(dāng)下隨著經(jīng)濟(jì)和企業(yè)的蓬勃發(fā)展，企業(yè)規(guī)模日漸壯大，這就導(dǎo)致在以往的傳統(tǒng)紙質(zhì)辦公下，員工間只能通過使用紙質(zhì)文檔的方式無法隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大繼續(xù)使用，員工間的交流難度加大，不利于企業(yè)辦公的工作效率的提升。而無紙化辦公的出現(xiàn)，拉近了大型企業(yè)中的員工間的距離，時(shí)其交流更加便利，這不僅提升了企業(yè)辦公工作效率，還提升企業(yè)的凝聚力。

2.對(duì)環(huán)保節(jié)能事業(yè)做出貢獻(xiàn)

隨著我國(guó)各行各業(yè)的高速發(fā)展，我國(guó)提出可持續(xù)性發(fā)展，以此來減少能源的消耗。而無紙化辦公不僅可以幫助企業(yè)提升辦公效率，還可以減少紙張及相關(guān)設(shè)備資源的使用，如打印機(jī)，裝訂器，文件夾等，這不僅為紙質(zhì)資源的節(jié)約做出貢獻(xiàn)，還幫助企業(yè)減少相關(guān)費(fèi)用的支出。因此無紙化辦公的使用在減少紙張的使用，資源環(huán)保方面具有很強(qiáng)的優(yōu)勢(shì)。

二、推進(jìn)企業(yè)無紙化辦公信息化建設(shè)的途徑

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)和企業(yè)的高速發(fā)展，我國(guó)各企業(yè)的辦公產(chǎn)生的信息量和工作人員需要處理的工作信息量不斷增加，傳統(tǒng)的辦公方式已經(jīng)難以滿足大型企業(yè)的辦公需求。因此需要在企業(yè)內(nèi)部推行新的辦公方式，來提高辦公效率。而無紙化辦公方式就可以滿足這個(gè)要求，所以推進(jìn)企業(yè)無紙化辦公且作好信息化建設(shè)工作是企業(yè)提升辦公效率的必經(jīng)途徑。

1.對(duì)企業(yè)內(nèi)部資源進(jìn)行優(yōu)化

要想推進(jìn)企業(yè)的信息化建設(shè)，需要對(duì)內(nèi)部資源進(jìn)行處理優(yōu)化。對(duì)企業(yè)內(nèi)部資源的整理需要在企業(yè)內(nèi)部建立對(duì)應(yīng)的信息化平臺(tái)，而后提供給企業(yè)內(nèi)部人員對(duì)應(yīng)的客戶端進(jìn)行使用，企業(yè)內(nèi)在工作時(shí)，不僅可以下載接收平臺(tái)提供的企業(yè)內(nèi)的信息資源，同時(shí)還可以上傳相關(guān)工作信息，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)內(nèi)信息資源進(jìn)行整合的目的。這樣既提高了企業(yè)信息的發(fā)送效率，讓員工們第一時(shí)間接收工作信息，完成工作調(diào)度，還減少了各個(gè)員工間的紙質(zhì)文檔的傳閱，大大提高信息傳輸效率，并推動(dòng)了企業(yè)無紙化辦公信息化的建設(shè)。

2.建立信息化辦公操作制度

要想推進(jìn)企業(yè)無紙化辦公的信息化建設(shè)，還需要建立健全的辦公信息操作制度和體系。只有這樣才能幫助企業(yè)的無紙化辦公有需的進(jìn)行，進(jìn)而形成對(duì)應(yīng)的規(guī)范，讓員工在足夠的時(shí)間的工作中，能夠慢慢去熟悉無紙化辦公的操作流程，并養(yǎng)成在信息化平臺(tái)使用無紙化辦公的習(xí)慣，最終達(dá)到員工徹底進(jìn)入無紙化辦公狀態(tài)。

3.建立與外部溝通的有效方式

雖然上文提到在企業(yè)內(nèi)部建立信息化平臺(tái)，但在企業(yè)與其他企業(yè)進(jìn)行外部交流時(shí)可能會(huì)因業(yè)務(wù)流程等關(guān)系影響，無法使用該平臺(tái)或使用該平臺(tái)時(shí)差異較大。所以，企業(yè)在進(jìn)行外部溝通的過程中，可以對(duì)溝通過程中使用的流程進(jìn)行簡(jiǎn)化，盡量將有效的方式提取出來，如報(bào)表及合同簽署信息，盡可能采用有效方式與其他企業(yè)溝通。此外加強(qiáng)信息化平臺(tái)的對(duì)外溝通的接口建設(shè)，并進(jìn)一步減少紙質(zhì)文檔的使用。

4.拓展并推進(jìn)無紙化辦公技術(shù)

現(xiàn)代社會(huì)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展日新月異，因此需要不斷更新拓展企業(yè)無紙化辦公下的信息化平臺(tái)及無紙化辦公技術(shù)，尤其在員工使用平臺(tái)的過程中，其細(xì)節(jié)操作及使用管理部分，并不斷深入研究辦公信息化的建設(shè)，進(jìn)而為企業(yè)無紙化辦公進(jìn)一步減少紙張等資源的使用。可對(duì)企業(yè)內(nèi)使用的傳閱信息的紙質(zhì)文檔進(jìn)行規(guī)定，對(duì)于不需要特別使用紙質(zhì)文檔的信息，盡量使用信息化平臺(tái)公布信息，通過企業(yè)內(nèi)部顯示器或信息化平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)通信的使用等，這樣可有效幫助企業(yè)推進(jìn)無紙化辦公的信息化建設(shè)的進(jìn)程。

結(jié)束語

當(dāng)下社會(huì)經(jīng)濟(jì)和企業(yè)不斷發(fā)展，企業(yè)規(guī)模的增加無疑帶來了辦公交流問題的困擾。但隨著科技的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)使得人們的交流都可以通過網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)，企業(yè)的發(fā)展也需要不斷的去適應(yīng)當(dāng)下社會(huì)的發(fā)展需求，因此對(duì)企業(yè)推進(jìn)無紙化辦公信息化建設(shè)成為企業(yè)發(fā)展的必然選擇。本文對(duì)其建設(shè)途徑進(jìn)行分析，可通過建設(shè)信息化平臺(tái)和建立相關(guān)管理體系來實(shí)現(xiàn)，為企業(yè)提供參考。

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作者簡(jiǎn)介：張琳巖（1987年2月），性別：女，民族：漢族，籍貫：山東濟(jì)南，研究方向。