推進企業(yè)無紙化辦公信息化建設的途徑探究

【摘 要】 隨著科技的不斷發(fā)展，現(xiàn)代社會越來越趨向于信息化。信息化讓現(xiàn)代企業(yè)辦公更加方便快捷，相比傳統(tǒng)的紙質辦公，具有節(jié)約紙張，更環(huán)保的優(yōu)點。但當下仍存在許多企業(yè)存在使用傳統(tǒng)的紙質辦公的現(xiàn)象，因此為了推動企業(yè)無紙化辦公，和信息化辦公的建設，本文對無紙化辦公的優(yōu)勢進行分析總結，并確立無紙化辦公的原則，進而對推動企業(yè)無紙化辦公信息化建設的途徑進行研究，為企業(yè)信息化建設及節(jié)能環(huán)保做出研究參考。

【關鍵詞】 企業(yè) 無紙化辦公 信息化建設 途徑

前言

無紙化辦公通常是指，在辦公中不使用紙張，而是使用其他無紙化方式辦公的工作方式。但這種辦公方式需要使用計算機等硬件設備和網絡相關設備協(xié)同工作才能夠實現(xiàn)。辦公人員使用局域網或其他網絡連接方式，在任意地點通過網絡進行協(xié)同工作，并使用網絡交流信息，不僅減少紙張的使用，還提高的辦公的效率。

一、企業(yè)無紙化辦公的優(yōu)勢

1.改善辦公的工作效率

當下大多數(shù)企業(yè)采用無紙化辦公的主要目的都是提高企業(yè)辦公的工作效率，和將工作信息共享使員工一起參與協(xié)同辦公。但無紙化辦公方式出現(xiàn)的本來目的是，將復雜的企業(yè)辦公流程，簡化在計算機網絡上，通過使用個人電腦來工作內容進行解決，無紙化辦公的實現(xiàn)通常建立在局域網的網絡環(huán)境下，進而達到辦公信息共享和企業(yè)員工協(xié)同通過網絡辦公的目的。提高辦公效率的目的能夠實現(xiàn)的根本原因也是基于無紙化辦公的這個特性。而當下隨著經濟和企業(yè)的蓬勃發(fā)展，企業(yè)規(guī)模日漸壯大，這就導致在以往的傳統(tǒng)紙質辦公下，員工間只能通過使用紙質文檔的方式無法隨著企業(yè)規(guī)模的擴大繼續(xù)使用，員工間的交流難度加大，不利于企業(yè)辦公的工作效率的提升。而無紙化辦公的出現(xiàn)，拉近了大型企業(yè)中的員工間的距離，時其交流更加便利，這不僅提升了企業(yè)辦公工作效率，還提升企業(yè)的凝聚力。

2.對環(huán)保節(jié)能事業(yè)做出貢獻

隨著我國各行各業(yè)的高速發(fā)展，我國提出可持續(xù)性發(fā)展，以此來減少能源的消耗。而無紙化辦公不僅可以幫助企業(yè)提升辦公效率，還可以減少紙張及相關設備資源的使用，如打印機，裝訂器，文件夾等，這不僅為紙質資源的節(jié)約做出貢獻，還幫助企業(yè)減少相關費用的支出。因此無紙化辦公的使用在減少紙張的使用，資源環(huán)保方面具有很強的優(yōu)勢。

二、推進企業(yè)無紙化辦公信息化建設的途徑

隨著我國經濟和企業(yè)的高速發(fā)展，我國各企業(yè)的辦公產生的信息量和工作人員需要處理的工作信息量不斷增加，傳統(tǒng)的辦公方式已經難以滿足大型企業(yè)的辦公需求。因此需要在企業(yè)內部推行新的辦公方式，來提高辦公效率。而無紙化辦公方式就可以滿足這個要求，所以推進企業(yè)無紙化辦公且作好信息化建設工作是企業(yè)提升辦公效率的必經途徑。

1.對企業(yè)內部資源進行優(yōu)化

要想推進企業(yè)的信息化建設，需要對內部資源進行處理優(yōu)化。對企業(yè)內部資源的整理需要在企業(yè)內部建立對應的信息化平臺，而后提供給企業(yè)內部人員對應的客戶端進行使用，企業(yè)內在工作時，不僅可以下載接收平臺提供的企業(yè)內的信息資源，同時還可以上傳相關工作信息，進而實現(xiàn)對企業(yè)內信息資源進行整合的目的。這樣既提高了企業(yè)信息的發(fā)送效率，讓員工們第一時間接收工作信息，完成工作調度，還減少了各個員工間的紙質文檔的傳閱，大大提高信息傳輸效率，并推動了企業(yè)無紙化辦公信息化的建設。

2.建立信息化辦公操作制度

要想推進企業(yè)無紙化辦公的信息化建設，還需要建立健全的辦公信息操作制度和體系。只有這樣才能幫助企業(yè)的無紙化辦公有需的進行，進而形成對應的規(guī)范，讓員工在足夠的時間的工作中，能夠慢慢去熟悉無紙化辦公的操作流程，并養(yǎng)成在信息化平臺使用無紙化辦公的習慣，最終達到員工徹底進入無紙化辦公狀態(tài)。

3.建立與外部溝通的有效方式

雖然上文提到在企業(yè)內部建立信息化平臺，但在企業(yè)與其他企業(yè)進行外部交流時可能會因業(yè)務流程等關系影響，無法使用該平臺或使用該平臺時差異較大。所以，企業(yè)在進行外部溝通的過程中，可以對溝通過程中使用的流程進行簡化，盡量將有效的方式提取出來，如報表及合同簽署信息，盡可能采用有效方式與其他企業(yè)溝通。此外加強信息化平臺的對外溝通的接口建設，并進一步減少紙質文檔的使用。

4.拓展并推進無紙化辦公技術

現(xiàn)代社會科學技術的發(fā)展日新月異，因此需要不斷更新拓展企業(yè)無紙化辦公下的信息化平臺及無紙化辦公技術，尤其在員工使用平臺的過程中，其細節(jié)操作及使用管理部分，并不斷深入研究辦公信息化的建設，進而為企業(yè)無紙化辦公進一步減少紙張等資源的使用。可對企業(yè)內使用的傳閱信息的紙質文檔進行規(guī)定，對于不需要特別使用紙質文檔的信息，盡量使用信息化平臺公布信息，通過企業(yè)內部顯示器或信息化平臺網絡通信的使用等，這樣可有效幫助企業(yè)推進無紙化辦公的信息化建設的進程。

結束語

當下社會經濟和企業(yè)不斷發(fā)展，企業(yè)規(guī)模的增加無疑帶來了辦公交流問題的困擾。但隨著科技的不斷發(fā)展，網絡通信技術使得人們的交流都可以通過網絡來實現(xiàn)，企業(yè)的發(fā)展也需要不斷的去適應當下社會的發(fā)展需求，因此對企業(yè)推進無紙化辦公信息化建設成為企業(yè)發(fā)展的必然選擇。本文對其建設途徑進行分析，可通過建設信息化平臺和建立相關管理體系來實現(xiàn)，為企業(yè)提供參考。

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作者簡介：張琳巖（1987年2月），性別：女，民族：漢族，籍貫：山東濟南，研究方向。