加強聲像檔案管理的必要性分析

摘 要：隨著數(shù)字化時代的來臨，聲像制品越來越普遍，聲像檔案也隨之迅速發(fā)展。聲像檔案有著紙質檔案不可比擬的重要功能，但聲像檔案卻由于其本身的特殊性為聲像檔案的管理增加了難度，同時當下聲像檔案管理還存在許多的問題，有必要加強聲像檔案管理，以此更好地發(fā)揮聲像檔案的功能。

關鍵詞：聲像檔案；管理；功能；存在問題

所謂聲像檔案，是指一切在具體的實踐活動中攝制的，具有重要保存價值的，通過特定介質保存的區(qū)別于紙質檔案的特殊檔案類型。聲像檔案主要以磁性材料或者光感材料為載體，通過照片、影片，錄音、錄像等形式將國家機關、企事業(yè)單位或者其他社會組織和個人的活動記錄保存下來。將攝制形成的照片、影片和錄音帶、錄像帶配上相關的文字說明，就形成了具有保存價值檔案記錄。聲像檔案的運用特別廣泛，可用于政治、經(jīng)濟、軍事和科技文化領域，甚至還可以用于宗教和一般社會活動。具體而言，聲像檔案材料可以運用于各個領域，如醫(yī)療行業(yè)、電力行業(yè)、交通行業(yè)、新聞媒體、城建、高校甚至可以運用于公證和刑偵領域。聲像檔案的運用不可謂不廣泛，聲像檔案的重要性可見一斑。但是目前聲像檔案的保存與管理情況并不樂觀，加強聲像檔案管理刻不容緩。

一、從聲像檔案的特性及功能對聲像管理的必要性進行分析

（一）聲像檔案本身的特性

1.載體的特殊性

聲像檔案是以磁性材料或者光感材料為載體的照片、錄音、錄像等，因此它對存儲條件的要求比紙質檔案高出許多。由于材質的特殊性，其很容易受到如光照條件、磁場、濕度、溫度等外部因素的影響，檔案必須存放在特殊的庫房中。光輻射對檔案的破壞極強，主要是因為過強的光輻射會破壞存儲材料的穩(wěn)定性，導致信號衰弱進而破壞保存的音像信息或者加快磁帶老化的速度。因此庫房應當在對照明工具的選擇方面要慎重，白熾燈是個不錯的選擇；同時還應當防止庫房受外界自然光源的影響，要在窗戶上安置百葉窗或者遮光性較強的窗簾。聲像檔案存儲的庫房必須要嚴格控制溫度和濕度，因為光感材料很容易受到不穩(wěn)定的溫度和濕度的破壞。溫度和濕度過高過低甚至是不穩(wěn)定的溫度都會導致磁粉脫落或者是導致磁帶卷邊，這會使得在播放過程中圖像不清晰或者甚至是無圖像，此外，由于檔案的材質包括氧化鐵，聚酯和粘合劑等，這些都是易燃品，因此適宜的溫度和濕度就顯得更為重要了，防火措施和防火設備也是必不可少。

2.聲像制品的廣泛應用

隨著科技的進步和數(shù)字化時代的到來，照相機、數(shù)碼相機和攝像機的運用越來越普遍，照片的拍攝和錄音錄像的錄制越來越方便，人們越來越偏好用聲像制品來記錄信息和保存重要內(nèi)容，音像檔案數(shù)量越來越多，記載的內(nèi)容也越來越豐富，加強聲像檔案的管理，形成有效的檔案管理流程和體系就顯得尤為重要。

（二）聲像制品的功能

1.聲像檔案的一般功能

聲像檔案雖在材質和表現(xiàn)方式方面與紙質檔案有所區(qū)別，但是其仍就具備一般檔案材料的功能，即記錄和證明功能。聲像檔案真實的記錄了不同時期的歷史階段的發(fā)展和變化過程，是檔案所有者寶貴的經(jīng)驗財富和信息資源，同時也是領導進行重大決策的參考憑證和依據(jù)。

2.聲像檔案的特殊功能

聲像檔案通過圖像、聲音不但可以詳細的記錄活動中的時間、地點、人物和周圍場景等，還可以如實的反映當時的氣氛、環(huán)境，可以真實地將原場景和畫面進行還原，這是紙質檔案無法比擬的。它具有強烈的時間感、空間感和現(xiàn)場感，可以生動的反映和再現(xiàn)檔案記錄時原貌，可以使人身臨其境，更好的感受活動的氛圍。

二、從目前聲像檔案管理的現(xiàn)狀來分析加強聲像管理的必要性

目前聲像檔案主要存在意識薄弱等方面的問題：

（一）聲像檔案管理意識薄弱

由于聲像檔案的攝制者與保存者分屬于不同的部門，在業(yè)務部門的攝制者意識薄弱，主要存在兩種思想誤區(qū)：其一是完全沒有認識到拍攝的資源屬于聲像檔案，一直認為只有紙質檔案才屬于檔案的范圍，所以不能及時地將攝制的聲像資料交由相關部門進行保存，導致了聲像檔案的遺失或者損壞；其二是認識到了聲像資源是需要保存的重要檔案，可是卻認為個人拍攝的材料屬于個人，不應當交由單位保管，資源的處分權在自己，從而錯誤的將聲像資源進行處理。

（二）添置多，利用率少導致聲像檔案歸檔難

數(shù)碼技術的進步促進了聲像檔案的發(fā)展，同時也給聲像檔案的管理帶來了一定的阻礙。由于設備的多樣化和普遍化，導致聲像檔案的數(shù)量急劇增多，種類也不斷豐富。可是，這也降低了聲像檔案的質量，提高了檔案歸檔和保存的難度，為聲像資源管理留下了隱患。

（三）資金投入少，保存環(huán)境惡劣

因為聲像資源對庫房的要求較高，但是目前各單位對聲像檔案管理的資金投入并不多，并沒有為聲像資源提供一個良好的保存環(huán)境，導致聲像檔案損壞率高，并不有利于實現(xiàn)聲像檔案的功能。

（四）隊伍素質較低，亦未形成相應的管理體系

由于長期以來都是用紙質檔案保存相關的重要信息，檔案學研究的重點也是紙質檔案的保存和體系的建立，目前已經(jīng)取得了相當?shù)某尚Ш屯陚涞墓芾眢w系。可是對于聲像檔案來說，管理者數(shù)量少且素質也普遍較低，并沒有完備的聲像檔案管理知識，這對于聲像檔案的管理來說是一個亟待解決問題。另外，由于聲像檔案發(fā)展太過迅速，目前并沒有足夠的聲像檔案管理經(jīng)驗，并沒有形成完備的聲像檔案管理體系，這也為聲像檔案的管理增加了難度。

三、結語

聲像檔案的管理和保存是當今檔案管理的重要工作內(nèi)容，但目前聲像檔案管理還存在較多的問題，而聲像檔案有對于單位的科學管理、工作研究和重大決策有著重要的作用，因此積極采取有效措施加強聲像檔案的管理刻不容緩。數(shù)字化時代，加強聲像檔案的數(shù)字化是解決聲像檔案管理問題的重要方法。同時，提高檔案管理者素質、加強資料搜集者的聲像檔案意識、建立完備的聲像檔案管理體系，加強對聲像檔案的資金投入，也是解決當下聲像檔案管理問題的有效措施。

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作者簡介：馮楚瓔，女，漢族，河北廊坊人，工學學士，助理館員，主要研究方向：檔案管理。