基于OTO模式下高校檔案服務研究

文/山東建筑大學 吳亞男

一、高校檔案OTO模式的可行性分析

（一）檔案資源具有較強的可控性。高校的檔案資源保管一般相對集中，通常是由學校的檔案館進行整理、統一保管。從空間范圍的角度來看，高校檔案資源的種類體系比較完整，檔案保管的區域和場所都是事先劃定好的。從檔案資料收集渠道的角度來看，高校的檔案都是由各個學院獨立的檔案管理部門進行統一歸納整理之后上交給學校的檔案管理部門，最后放在檔案館進行保管。整個收集過程具有封閉性，并沒有消息散布出去。從資料的完整性角度來看，學校的檔案管理工作人員都是按照相關的制度對從各院級上交上來的檔案資料進行核查、分類、編目、上架等固定的流程操作，從而保證了檔案資料的規范性和完整性。從OTO服務的操作來看，OTO模式下的檔案服務線下的相關操作同樣也是檔案管理者來進行，從而避免了過程中對檔案資料造成損害。

（二）基于互聯網的平臺具有時效性。大數據時代的互聯網平臺是一個信息開放的平臺，獲取信息、處理信息以及傳遞信息的速度非常快，這些特點都體現了互聯網的時效性。因此，將互聯網平臺具有時效性的優勢運用在檔案服務中，可以有效解決時間以及檔案用戶戶籍等問題。在新的高校檔案服務體系中，從線上的檔案服務來看，用戶只需要打開相應的互聯網頁面，按照相關的操作流程，發起對自己信息檔案的申請即可。在檔案服務管理系統收到對應的請求之后，會向管理人員發出提醒信息；檔案管理人員打開管理員頁面對用戶的申請進行反饋，根據實際情況，安排預約服務的時間以及服務的內容。這種檔案服務管理模式有效地提高了檔案服務工作的高效性和準確性。從線下服務來看，可將高校檔案服務分為兩個部分：第一種，就是用戶直接按照線上預約好的時間到檔案館領取自己所申請的檔案資料。第二種，用戶在線上進行檔案資料申請之后，備注自己居住地的信息和聯系方式，管理人員根據用戶所留的信息將其申請的檔案資料郵寄或者傳真給用戶。兩種服務方式都是依托于互聯網的時效性，有效地提高了高校檔案服務的工作效率。

（三）檔案資源的用戶具有穩定性。高校檔案資料的用戶一般都是學生、教師、已畢業校友以及一些校外群體，這說明高校檔案資料的用戶具有穩定性。此外這些群體使用檔案資料的用途在一定程度上也具有穩定性。其中檔案資料本身的性質決定了檔案資料用戶的穩定性，因為學校中檔案資料一般記載的都是在校學生的基本信息和一些發展情況，管理系統比較獨立，用戶的范圍也就比較固定。根據一些數據分析顯示，高校檔案的用途也有一定的聚合性，比如在校學生一般都是查詢自己的學籍信息，而已經畢業的學生主要是進行學歷和學位認證，以及調檔等操作，都是對在校時期的檔案資料進行操作，所以用戶的行為也具有一定的穩定性。

二、基于OTO模式下高校檔案服務的特點

基于OTO模式下高校檔案服務的基本流程：首先，檔案管理人員把檔案資料的目錄上傳到系統服務器，并且展現在對應的檔案管理頁面上，定期進行檔案信息更新。其次，用戶打開網頁，點擊相應的操作，提交自己的檔案資料申請。最后檔案管理人員根據用戶的申請，按照相應的操作流程，將用戶申請的檔案資料在線下以郵遞或者是面對面的方式交給用戶。根據相應的操作流程，制作出下面的流程示意圖：

和其他的商業OTO模式不同的是，高校檔案服務中的OTO模式具有以下三大特點：

（一）將資源用戶作為服務的中心。基于OTO模式的高校檔案服務是將資源用戶作為服務的中心，目標是構建一個以服務為主的多維度生態圈。由于OTO檔案服務針對的是和高校相關的人員，并沒有涉及商業利益，也沒有所謂的市場競爭，因此OTO檔案服務理念就是將資源用戶看作服務的中心。對線上的數據信息進行精確的傳遞，為線下的服務提供方向；線下保證和完善檔案服務的質量，從而有效地推廣、宣傳品牌，線上和線下相互促進，實現雙向的外層大循環。而多名資源用戶在OTO檔案服務系統中進行操作，并且獲得回應，這又構成了雙向大循環中的小循環，從而實現了多層次的服務圈。

（二）能實現兩種體系的動態結合。基于OTO模式下的高校檔案服務，改變了檔案固定不變的傳統觀念，用動態的、可挖掘的信息數據代替了原來靜止不變的紙上數據。OTO檔案服務模式將服務體系和資源體系兩者之間進行了動態結合，利用互聯網上的大數據資源平臺，提供檔案服務體系的效率。實現檔案資料電子化，便于檢索，操作簡單，有效提高辦公效率。例如文件檔案電子化就是信息儲存在光盤上或者是電腦硬盤上，然后通過計算機進行搜索查詢。相比人有限的信息處理能力，計算機的信息處理能力超級強大，因此讓文件檔案的管理更加快捷和方便。同時電子檔案還改變了傳統電子檔案的弊端，讓檔案資料的收集、整理、統計、分類以及查閱等操作環節都變得非常方便。無論是辦理業務還是進行檔案數據信息傳遞都變得簡單易行，減少了人力、物力、財力以及時間的投入。此外，在手工操作過程中，容易出現漏抄、誤記以及字跡不工整等問題，電子檔案的出現，有效地改善了檔案案卷的質量，提高了檔案管理工作的效率。電子檔案比傳統的紙質檔案更加容易保管，將檔案信息存儲在計算機中，不僅可以防潮、防蟲，還能夠重復無限次的使用，避免了紙張的浪費和保存過程中花費的大量人力和物力。光盤和電腦的硬盤不僅存儲量大，而且占用的空間非常小，易于操作，造價也相對低廉，最重要的是方便進行備份，在計算機上點擊復制和粘貼就行了，紙質一般很難進行備份。電子化檔案管理還實現額資源信息的共享，這正是和OTO檔案服務模式相呼應的優點。

（三）是校園中“互聯網+”的融合。通俗來講，“互聯網+”就是“互聯網+各個行業”，但是并不是像表面上那樣兩者簡單的相加。其內在的含義就是將先進的信息技術引入行業發展中，進行深度融合，再利用互聯網這個巨大的資源平臺，創造出新的發展生態。同樣，OTO檔案服務已經延伸到了以互聯網為基礎的媒體平臺，實現了校園數字化的共享平臺。例如現在已經在全國各大高校推行的“學信網”“校園一卡通”“數字圖書館”“學生信息管理平臺”“校園信息門戶”等等其他的數字化信息服務平臺，這些都是校園信息管理和“互聯網+”的深入融合的產品。

三、基于OTO模式下高校檔案服務的實現途徑

（一）重視線下業務的推廣。線下業務的質量決定了線上服務的口碑效益，因此線下服務是高校檔案OTO模式的重中之重。必須從各個方面來不斷地提高線下服務的質量和效率。首先，從規章層面來規范OTO檔案服務，根據實際情況，制定相應的規章制度。線下的辦理流程、崗位分工、服務內容、檔案管理等都要嚴格遵守相關制度執行，將各個環節的工作都落到實處，實現線上申請同線下服務的銜接。對于檔案管理人員，根據實際情況，進行合理的崗位分配，明確各個崗位的職責和義務，各部門互相監督，緊密配合。盡量一次性將用戶的業務辦理好，減少資源用戶往返檔案部門的次數，提高線下服務的質量和水平。其次，對于檔案資料，包括紙質檔案資料和電子檔案，可以在遵守檔案管理條例的前提下，根據用戶的需求傾向，將申請率高的學位證書類、學籍類以及文件類的檔案進行特殊的分類保管。這樣檔案管理人員在按照線上申請進行檔案資料的提取時，可以節約大量的時間，提高線下服務工作效率，同時還可以優化檔案庫房管理的存儲排列。對于線下服務的工作人員，首先要加強對其進行系統的專業培訓，提高工作人員的服務意識和專業技能，包括服務人員應用多媒體的能力以及溝通能力，保證能在短時間內用得體的語言進行回復，從而保證線下服務的質量，避免出現線上多用戶在進行檔案資料申請時沒有人回答的現象。其次是工作人員的業務水平，就是對檔案館中的紙質材料和電子檔案資料的管理和提取信息的能力，能夠快速并且精確地找到資源用戶申請的檔案資料。對于那些不能來到檔案管理部門進行資料提取的用戶，服務人員應該按照用戶在線上留下的地址和聯系方式，將檔案資料郵寄或者傳真給用戶。最后根據對互聯網平臺上用戶申請的反饋信息，進行統計和分析，總結經驗，不斷地提高線下服務的質量和水平。

（二）重視線上平臺的構建。線上平臺是OTO檔案服務的前端，就是資源用戶進行自主操作的互聯網平臺，要做好檔案服務的線上工作，前提條件是要建立健全檔案管理體系。合理結合軟件系統和硬件系統，加強檔案服務平臺的建設，促進線上檔案信息的集中更新，實現校園信息檔案的集中化管理。同時，可以根據校園檔案管理的實際情況，請專業的團隊開發出專用的網頁客戶端或者是手機APP。PC端的應用和手機上的應用都能夠實現集展示、互動、交流為一體的功能。用戶隨時隨地都可以打開手機客戶端，可以瀏覽，也可以登錄個人賬戶，點擊預覽或者下載個人的電子檔案資料。對于線上平臺服務界面的設計，應該在遵循最優化布局的前提下，最大化地方便用戶進行瀏覽和操作。比如將學位證、畢業證補辦、學歷認證、中英文成績打印、獲獎證書、文案查詢等操作選項按照類別進行整理，并且設計在比較顯眼的位置，方便資源用戶進行查找。另外，可以設置一些醒目的提示語，提示詳細的操作流程，幫助用戶快速上手，避免出現用戶因為找不到操作選項浪費多余時間的現象。最后，就是要對線上的檔案數據進行保密，這需要請專業的隊伍提供技術支持，將檔案管理人員上傳的檔案信息進行封裝和加密，此外還要對資源用戶的基本信息進行保密，特別是用戶的身份證號碼等重要的私人信息，從而保證線上檔案數據的安全性和保密性。

（三）對OTO服務進行推廣。在高校中實施基于OTO模式的檔案服務，是一種全新的嘗試，但是由于多種因素的限制和約束，高校的OTO服務模式還處于起步階段。雖然現在已經有了很多類似微信、QQ、電子郵件等結合線上線下的服務形式，但是這些都是一些未成體系的零星的服務體系，目前還沒有一個完整統一的體系形成。隨著OTO檔案服務模式在校園中的不斷深入，校園生活變得更加智能化。高校的檔案管理部門應該抓住機遇，加大對檔案管理實行OTO模式的宣傳力度。利用學校主頁網頁以及其他的校園活動或者新媒體，讓更多人認識并了解OTO模式的優勢和便捷性。充分利用互聯網平臺，將院校的辦學特色、學科優勢、歷史文化等文化工作發展到線上，著重強調學校檔案管理部門的工作理念和文化內涵。此外，還可以在院校網頁的下端，設置一些其他院校檔案或者省市一類的檔案鏈接，實現檔案服務的優化鏈條。

四、結束語

隨著“互聯網+”的不斷發展，大數據時代的背景之下，將OTO模式和院校的檔案管理工作科學合理地結合在一起，充分發揮互聯網平臺的優勢，提高高校檔案管理工作的質量和水平。綜上所述，就是充分考慮資源用戶的穩定性、互聯網平臺的時效性、檔案資料的可控性來發展OTO模式下的高校檔案管理。充分利用互聯網平臺，將院校的辦學特色、學科優勢、歷史文化等文化工作發展到線上，著重強調學校檔案管理部門的工作理念和文化內涵。