辦公室文件資料信息化管理探討

李雪峰

【摘要】辦公室各類資料管理工作中，文件資料管理是最基本、最常見的部分。隨著信息技術的發展，人類工作方式和工作速度的轉變，促進辦公室文件資料信息化，提高文件資料管理的安全、高效十分必要。文章將探討一些提升措施，為辦公室文件資料管理提供一些有益的參考和啟示。

【關鍵詞】辦公室文件資料；信息化管理；必要性；有效措施

一、辦公室文件資料信息化管理的必要性

21世紀是信息技術的世紀，信息技術的普及和網絡的廣泛應用極大改變了人們的工作和生產方式，辦公室工作也不例外。辦公室文件資料是辦公室各類資源中最基本的部分，辦公室文件資料的管理是辦公室工作的基本工作之一，傳統的辦公室文件資料管理主要是人為的、紙質的管理，文件資料的準確性受人為因素的影響很大，涉及龐大資料或復雜統計、計算的辦公室文件出錯的概率較高，耗時耗力，對文件資料的價值產生著重要影響；辦公室文件資料主要以紙質文檔保存，受溫度、濕度、氣壓條件等環境影響較大，資料保存的壽命不長；傳統的辦公室文件資料管理，除了大型的企業、重要機關事業單位設有專門的資料室，檔案室有專人管理，一些常規企業、普通部門的資料管理多比較隨意、混亂，資料的安全性沒有較高保障，一旦發生遺失，可能造成嚴重損失甚至威脅企業安全。大量的資料管理收藏也是較繁雜的工作，占用很多空間和資源，對于處于黃金地段的企業來說，傳統的資料存儲、保管成本較高。所以，采用現代科技手段，進行文件資料的信息化管理十分重要，是提高辦公室文件資料管理質量、管理效率、安全性的重要途徑。

二、提高辦公室文件資料信息化管理的有效措施

提高辦公室文件資料信息化管理是提高辦公室文件管理質量、效率、有效性和安全性的必要舉措，是新時代的企業適應時代需要，與時俱進，進行現代化信息管理和現代化辦公的必然途徑，為此，應積極采取措施，提高辦公室資料信息化的管理水平。

（一）加強設備、技術投入。辦公室文件資料信息化管理，是依賴于現代技術設備、信息技術和專業人員的管理。辦公室要想提高文件資料的信息化管理水平，首先應加強資金投入，為辦公室購入計算機、現代打印復印設備、先進的信息化管理軟件、系統，網絡連接設備、加密設施等必要的辦公室文件信息化管理的硬件、軟件設備，為信息化管理提供良好的物質基礎和適應于企業類型的、辦公室具體行業工作的對應類型的軟件和系統。然后，良好的技術處理手段和專業的技術人員是加強辦公室資料信息化管理的必備條件。

（二）完善制度，提高信息化管理各環節的質量。辦公室文件資料的信息化管理，歸根結底是資料的管理，所以，必須建立健全辦公室信息化管理制度建設，強化信息化管理過程中各個環節的質量管理。傳統的辦公室文件資料，應采用掃描、錄入等方式快速高效轉變為電子信息資料，延長資料的使用壽命、便于查詢、管理和使用。應對現有的辦公室文件資料的管理，加強規范和過程的監督與管理，比如提高辦公室文件資料的收集質量，全面、細致、準確地收集信息，不漏不缺不錯不混淆，加強收集到的信息的整理、編目、歸檔、鑒定、統計、存儲、調用等信息環節的管理，辦公室文件資料應包含紙質、圖片、音頻、視頻等多種資料形式，并根據相應的項目或類型，建立專門的管理區域，嚴格編目，多種格式存儲和備份，做好信息資料的調用登記。辦公室資料這一管理過程，大多是依靠人工進行的，手動和機器共同配合，所以必須提高管理人員的綜合素質和專業水平，加強對資料的搜集中整理能力、辨別能力，并有專業的技術和高度的責任心，保障文件信息的編目、歸檔、統計的準確性，也具有高度的安全意識，做好對文件資料的加密處理和調用安全管理。

（三）提高辦公室文件資料信息化管理人員的綜合素質。辦公室文件資料的信息化管理，本質是文件信息的管理，所以，相關管理人員應具備文件管理的專業知識和能力，對文件信息的搜集、整理、鑒別、整合、信息判斷、數據分析等具有高超的專業能力，能有效對辦公室文件資料進行編目、歸檔、存儲等，同時，辦公室資料信息化管理的軟硬件系統的操作、使用、維護和管理都必須依靠專業的技術人員和一定的技術手段，只有安排專業的管理人員，才能滿足辦公室文件信息化管理的需求，保障辦公室文件資料管理的順利、有序進行。辦公室文件資料信息化管理是一項繁雜、艱苦又十分重要的工作，所以，辦公室文件資料信息化管理人員必須具備高度的責任感和職業道德，耐心細心對待文字信息、圖片信息、音頻信息、視頻信息等多種樣式的文件資料，提高管理的準確性和管理效率，并且嚴格保密，不隨意丟放、外流辦公室文件資料，做好辦公室電子信息系統、資料、文件的加密管理和防火墻建設、黑客攔截，提高辦公室文件信息的安全性。

三、結語

辦公室文件資料是辦公室的重要資產之一，十分重要，必須加強管理和保護。傳統的辦公室文件資料管理形式和方法存有很多缺陷，不適應當前社會發展的需要，采用先進的科技手段和信息技術進行辦公室文件資料的信息化管理，是提高文件資料管理的質量、效率和安全性的重要手段，文章從加強軟硬件設施建設、建立健全制度提高管理環節的質量管理和監督、加強專業人員綜合素質建設等三方面探討了提高辦公室文件資料信息化管理水平的措施，具有一定的參考和啟示，值得借鑒。

【參考文獻】

[1]郭永銳.淺談辦公室文件資料信息化管理[J].現代國企研究，2017（02）.