新形勢下中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的有效策略

孫玉玲

【摘要】學(xué)校檔案的管理是學(xué)校整個管理體系的重要組成部分，隨著互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)據(jù)時代的到來，在新的形式下如何提高檔案的管理效率和管理質(zhì)量成為檔案管理部門十分關(guān)注的問題。為此，筆者對中學(xué)檔案的管理工作進(jìn)行了相關(guān)研究，重點探討了檔案管理信息化建設(shè)的必要性和當(dāng)下管理工作中存在的主要問題，并結(jié)合自身提出了相關(guān)的建議和策略，供相關(guān)人士參考。

【關(guān)鍵詞】中學(xué)檔案；檔案管理；信息化

自黨的十八大以來，我國檔案事業(yè)的發(fā)展有了質(zhì)的飛躍，得益于信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理不僅更加科學(xué)化而且更加便捷化。為了適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的要求，檔案的管理工作必須加快轉(zhuǎn)型升級，其中以信息化為核心的檔案管理體系建設(shè)成為各單位檔案管理的關(guān)注重點。

一、中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的必要性

目前中學(xué)的檔案管理也越發(fā)重視信息化管理體系的建設(shè)，它的必要性主要體現(xiàn)在兩點：

（一）建立檔案信息化管理系統(tǒng)能夠大大提高檔案管理的效率。學(xué)校的檔案資料不僅包括學(xué)校的行政檔案、科研檔案、教學(xué)檔案、文書檔案，同時還包括設(shè)備儀器檔案、基建檔案、各種榮譽檔案等等。隨著學(xué)校的發(fā)展，檔案的內(nèi)容不斷增多，過去傳統(tǒng)的檔案管理模式不僅耗費人力，同時效率低下，人為誤差率高，而采用信息化的檔案管理模式可以減少人力成本，有效縮短檔案管理的時間，大大提高了檔案管理的效率。

（二）中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)是時代發(fā)展和國家戰(zhàn)略的必然要求。互聯(lián)網(wǎng)的普及為各行各業(yè)提供了諸多便利，不僅使信息的傳播速度加快，同時也打通了很多無形的屏障，實現(xiàn)了信息資源的開放和共享。近年來，我國檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程逐漸加快，很多部門的檔案資源系統(tǒng)已經(jīng)實現(xiàn)了互聯(lián)互通，學(xué)校作為重要的教育機(jī)構(gòu)，是政府、教師、學(xué)生、家長及相關(guān)社會企業(yè)之間的樞紐，只有盡快構(gòu)建和完善檔案信息化管理系統(tǒng)才能更有效地和各部門進(jìn)行連接，實現(xiàn)信息資源的共聯(lián)和共享，發(fā)揮出自身更大的社會價值。

二、中學(xué)檔案信息化建設(shè)存在的問題

目前，在中學(xué)檔案信息化建設(shè)工作進(jìn)程中還面臨如下的問題：

（一）檔案信息化管理軟硬件的融合還存在欠缺。信息化檔案管理系統(tǒng)是一個綜合的管理系統(tǒng)，不僅包括各種硬件設(shè)施，如檔案存放環(huán)境及相關(guān)設(shè)施、辦公的設(shè)備、維護(hù)設(shè)施等，同時還包括各種軟件設(shè)施，如管理軟件系統(tǒng)，人力資源等等。在中學(xué)檔案管理工作中經(jīng)常會出現(xiàn)硬件很到位，可是軟件有問題；或者是管理隊伍很優(yōu)秀，但是管理設(shè)施和管理條件較差的問題，這些都是檔案信息化管理系統(tǒng)軟硬件沒有很好融合的表現(xiàn)。某些環(huán)節(jié)之間的不匹配、不協(xié)調(diào)嚴(yán)重影響了檔案信息化管理效能的發(fā)揮。

（二）在檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中，相關(guān)的管理制度不完善。檔案管理的內(nèi)容和事項很多，涉及很多部門及人員，沒有完善的檔案管理制度就會使管理難度增大：一方面，體現(xiàn)在檔案管理部門在與各部門人員互動過程中，沒有一套統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，給管理人員增加了很多重復(fù)性工作。另一方面，對檔案管理部門自身來說，管理制度的漏洞也在一定程度上導(dǎo)致了某些工作人員消極怠工、責(zé)任心不強(qiáng)、工作漏洞百出的現(xiàn)象，管理制度沒有很好地對相關(guān)人員和工作進(jìn)行合理的規(guī)范。

三、新形勢下加強(qiáng)中學(xué)檔案信息化建設(shè)的有效策略

（一）完善檔案信息化管理制度。完善的檔案管理制度能夠保障檔案信息化建設(shè)的順利實施，可以從檔案的信息化管理流程、檔案的格式規(guī)范、檔案的工作職責(zé)、員工評選及績效考核等等方面進(jìn)行一系列制度的構(gòu)建。信息化管理制度的構(gòu)建和完善不能與實際工作脫節(jié)，比如在工作中一旦發(fā)現(xiàn)沒有相應(yīng)的規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)可以參考，這時就需要管理部門引起注意，及時對制度進(jìn)行補(bǔ)充和完善；對于一些制度不再符合實際工作的情況，管理部門要及時進(jìn)行制度的更新。實際工作的開展和制度的構(gòu)建完善應(yīng)該是相輔相成的運行機(jī)制：一方面，管理制度必須從實際工作中提煉出來。另一方面，又要對當(dāng)下的工作起到規(guī)范和指導(dǎo)的作用。通過構(gòu)建并完善一套檔案信息化管理制度來有效地保障檔案管理工作的高效實施。

（二）強(qiáng)化檔案信息化管理的軟硬件設(shè)施，促進(jìn)軟硬件各部分的相互融合。學(xué)校檔案管理部門要根據(jù)自身情況，通過分析當(dāng)下的檔案信息化建設(shè)找出自身的短板，盡快彌補(bǔ)。對于信息化管理硬件的環(huán)境設(shè)施，檔案管理部門要盡量爭取學(xué)校資金進(jìn)行改造和優(yōu)化，保證工作的合理開展。在信息化管理軟件方面，管理部門要和軟件商進(jìn)行充分的溝通，制定一套切實的、具有可操作性的檔案管理軟件，同時在日常工作開展的過程中，及時就軟件出現(xiàn)的問題與軟件廠商進(jìn)行交流和溝通，定期對軟件進(jìn)行更新升級。此外，檔案管理部門還要盡快打造一支精銳的管理隊伍，通過專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)、實踐操作指導(dǎo)、結(jié)對子、績效評優(yōu)等各種形式來提高管理人員的職業(yè)技能和綜合素質(zhì)，將人員凝聚起來，形成一種良好向上的工作氛圍，發(fā)揮出人力資源的強(qiáng)大軟實力。

四、結(jié)語

在中學(xué)檔案信息化建設(shè)過程中，檔案管理部門應(yīng)該不斷完善制度，強(qiáng)化軟硬件設(shè)施，在整體上提高檔案信息化建設(shè)和管理的水平，在當(dāng)下和未來發(fā)揮出更大的效能。

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