新形勢下中學檔案管理信息化建設的有效策略

孫玉玲

【摘要】學校檔案的管理是學校整個管理體系的重要組成部分，隨著互聯網和數據時代的到來，在新的形式下如何提高檔案的管理效率和管理質量成為檔案管理部門十分關注的問題。為此，筆者對中學檔案的管理工作進行了相關研究，重點探討了檔案管理信息化建設的必要性和當下管理工作中存在的主要問題，并結合自身提出了相關的建議和策略，供相關人士參考。

【關鍵詞】中學檔案；檔案管理；信息化

自黨的十八大以來，我國檔案事業的發展有了質的飛躍，得益于信息技術和互聯網技術的發展，檔案管理不僅更加科學化而且更加便捷化。為了適應大數據時代的要求，檔案的管理工作必須加快轉型升級，其中以信息化為核心的檔案管理體系建設成為各單位檔案管理的關注重點。

一、中學檔案管理信息化建設的必要性

目前中學的檔案管理也越發重視信息化管理體系的建設，它的必要性主要體現在兩點：

（一）建立檔案信息化管理系統能夠大大提高檔案管理的效率。學校的檔案資料不僅包括學校的行政檔案、科研檔案、教學檔案、文書檔案，同時還包括設備儀器檔案、基建檔案、各種榮譽檔案等等。隨著學校的發展，檔案的內容不斷增多，過去傳統的檔案管理模式不僅耗費人力，同時效率低下，人為誤差率高，而采用信息化的檔案管理模式可以減少人力成本，有效縮短檔案管理的時間，大大提高了檔案管理的效率。

（二）中學檔案管理信息化建設是時代發展和國家戰略的必然要求。互聯網的普及為各行各業提供了諸多便利，不僅使信息的傳播速度加快，同時也打通了很多無形的屏障，實現了信息資源的開放和共享。近年來，我國檔案信息化建設的進程逐漸加快，很多部門的檔案資源系統已經實現了互聯互通，學校作為重要的教育機構，是政府、教師、學生、家長及相關社會企業之間的樞紐，只有盡快構建和完善檔案信息化管理系統才能更有效地和各部門進行連接，實現信息資源的共聯和共享，發揮出自身更大的社會價值。

二、中學檔案信息化建設存在的問題

目前，在中學檔案信息化建設工作進程中還面臨如下的問題：

（一）檔案信息化管理軟硬件的融合還存在欠缺。信息化檔案管理系統是一個綜合的管理系統，不僅包括各種硬件設施，如檔案存放環境及相關設施、辦公的設備、維護設施等，同時還包括各種軟件設施，如管理軟件系統，人力資源等等。在中學檔案管理工作中經常會出現硬件很到位，可是軟件有問題；或者是管理隊伍很優秀，但是管理設施和管理條件較差的問題，這些都是檔案信息化管理系統軟硬件沒有很好融合的表現。某些環節之間的不匹配、不協調嚴重影響了檔案信息化管理效能的發揮。

（二）在檔案信息化建設進程中，相關的管理制度不完善。檔案管理的內容和事項很多，涉及很多部門及人員，沒有完善的檔案管理制度就會使管理難度增大：一方面，體現在檔案管理部門在與各部門人員互動過程中，沒有一套統一的標準，給管理人員增加了很多重復性工作。另一方面，對檔案管理部門自身來說，管理制度的漏洞也在一定程度上導致了某些工作人員消極怠工、責任心不強、工作漏洞百出的現象，管理制度沒有很好地對相關人員和工作進行合理的規范。

三、新形勢下加強中學檔案信息化建設的有效策略

（一）完善檔案信息化管理制度。完善的檔案管理制度能夠保障檔案信息化建設的順利實施，可以從檔案的信息化管理流程、檔案的格式規范、檔案的工作職責、員工評選及績效考核等等方面進行一系列制度的構建。信息化管理制度的構建和完善不能與實際工作脫節，比如在工作中一旦發現沒有相應的規范及標準可以參考，這時就需要管理部門引起注意，及時對制度進行補充和完善；對于一些制度不再符合實際工作的情況，管理部門要及時進行制度的更新。實際工作的開展和制度的構建完善應該是相輔相成的運行機制：一方面，管理制度必須從實際工作中提煉出來。另一方面，又要對當下的工作起到規范和指導的作用。通過構建并完善一套檔案信息化管理制度來有效地保障檔案管理工作的高效實施。

（二）強化檔案信息化管理的軟硬件設施，促進軟硬件各部分的相互融合。學校檔案管理部門要根據自身情況，通過分析當下的檔案信息化建設找出自身的短板，盡快彌補。對于信息化管理硬件的環境設施，檔案管理部門要盡量爭取學校資金進行改造和優化，保證工作的合理開展。在信息化管理軟件方面，管理部門要和軟件商進行充分的溝通，制定一套切實的、具有可操作性的檔案管理軟件，同時在日常工作開展的過程中，及時就軟件出現的問題與軟件廠商進行交流和溝通，定期對軟件進行更新升級。此外，檔案管理部門還要盡快打造一支精銳的管理隊伍，通過專業技術培訓、實踐操作指導、結對子、績效評優等各種形式來提高管理人員的職業技能和綜合素質，將人員凝聚起來，形成一種良好向上的工作氛圍，發揮出人力資源的強大軟實力。

四、結語

在中學檔案信息化建設過程中，檔案管理部門應該不斷完善制度，強化軟硬件設施，在整體上提高檔案信息化建設和管理的水平，在當下和未來發揮出更大的效能。

【參考文獻】

[1]黃焱琳，鄭驊.新時期高級中學檔案管理信息化建設方案探究[J].辦公室業務，2013（19）.

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