預歸檔工作長效管理路徑探析

丁文

【摘要】本文圍繞檔案管理中預歸檔的相關內容進行了論述，探討了預歸檔工作的具體實施方法及需要注意的問題，旨在不斷提高檔案管理的工作質量和工作效率。

【關鍵詞】檔案管理；預歸檔；實施方法；問題

隨著信息技術和網絡技術的快速發展，檔案工作也面臨一場深刻的變革，其中一個重要體現即越來越多的企業采用電子化、網絡化的方式來進行檔案管理。檔案的電子化管理其主要流程是將辦理完畢的電子文件從項目部門辦理結庫，然后保存到預歸檔庫，最后再最終保存到檔案庫。其中，預歸檔這一環節是檔案管理工作中承上啟下的一個至關重要的環節，在很大程度上決定了檔案管理工作的優劣，因此，檔案管理人員對預歸檔這一環節進行研究是十分必要且具有現實意義的。

一、預歸檔管理的作用

預歸檔是檔案電子化管理的前置環節之一，主要是對電子文件資料進行基本的整理和組件后暫存在預歸檔管理區域的一系列處理過程，在整個檔案管理過程中起著十分重要的作用。

（一）預歸檔可以大大提高檔案管理的工作效率。過去的檔案管理流程主要是檔案管理人員對資料進行收集、整理，之后進行文件歸檔以及后續的查閱及檔案利用等環節。隨著企業的不斷壯大和發展，不僅文件資料的存量越來越多，增速也在越來越快，傳統的檔案管理體系已經不能很好地滿足現代化發展的要求，檔案管理工作環節多而且內容越發繁瑣，耗費了很多人力、時間和精力。而實行預歸檔，將文件歸檔之前的環節合并，在很大程度上可以縮短時間，減少人力，明顯提高了檔案管理的效率，管理人員可以將精力投入到檔案管理的開發和編研等工作中去，更好地提高檔案的管理精細度，不斷從整體上提高檔案的管理水平。

（二）預歸檔文件庫可以為開放共享平臺提供更便利的條件。互聯網的發展和普及標志著一個更加開放和共享的時代已經到來，企業的檔案管理體系也不斷以自身為基點向外擴展和延伸，很多企業加大了檔案資料的對外開放借閱。電子文件的預歸檔可以繞過最終歸檔的環節，在歸檔的前置階段就可以和開放平臺實現資源對接，為檔案資料的閱讀、查詢、下載和利用提供更便利的條件。

此外，正是因為預歸檔環節的樞紐地位，使其在與其他檔案管理環節對接的過程中，促使電子檔案的格式越來越規范，促進整個檔案管理體系的不斷完善。

二、預歸檔管理的實施方法

電子文件的預歸檔管理工作涉及到一系列的內容，主要從下面幾方面入手：

（一）首先對文件信息包設置統一的命名方式并對檔號進行預編制。電子文件的命名需根據檔案管理的實際情況來確定，通常涉及部門、事項類型、年度、期限、文件號等等。工程各設計人員形成工程電子文件后，依此填寫相應的電子編碼。

（二）存檔信息包的整理原則制定，通常以辦理事項為基本單位來設定。同時要對文件包的分類、排序和存放結構進行規范。例如：依照工程名、設計階段、專業及專業子項、順序號這樣的秩序結構來規范。

（三）在管理操作時應遵循軟件自動執行和人工審核確認相結合的原則。例如：整編人員對歸檔參數進行設置、檢查或填寫軟件預設好的各空格、質量檢測、核對檔案資料等。

（四）明確各類工程資料的歸檔范圍和保管期限。例如：由生產技術部和檔案室共同擬定工程資料各個階段各個專業的應歸檔范圍和保管期限。

（五）針對各類工程資料的歸檔范圍和保管期限。在預歸檔提交平臺上做好相應的參數設置。

（六）對到期的文件包進行盤點、檢查核對。待核對一致無誤后提交入檔案數據庫，確認正式歸檔。

三、預歸檔管理應注意的問題

在預歸檔管理具體工作中，有以下幾點需要檔案人員注意：

（一）檔案部門定期對預歸檔階段的歸檔材料進行盤點并進行公示。比如每月底集中對本月的電子文件進行盤點和梳理，將預歸檔的文件目錄及相關細則進行公示，要確保通知到所有相關的設計人員。這樣做一方面可以讓遺漏的資料及時補上，散失的資料盡快歸位，確保每個項目的檔案材料完整無缺地進行預歸檔。另一方面，通過階段性地盤點工程資料并進行公示可以讓工程項目部門全體設計人員了解本項目現階段的整體工作進展情況，對照并核查自己經手的工程資料還有什么疏漏或疑點，可以很好地避免因檔案管理人員交叉工作對項目資料的整理出現失誤，及時讓出現偏差或遺漏的工程資料歸隊，保障了預歸檔工作的規范性和系統性。

（二）檔案部門應盡快針對企業或單位自身情況制定預歸檔的標準操作流程。由于工程資料的類別和內容越來越多，檔案人員或設計人員的操作技能也各有不同，而管理體系的不斷規范化是提高檔案管理效率的重要基礎，這就需要檔案管理部門從實際情況出發，擬定一套標準操作規范并不斷完善，讓所有人員都有據可依，有標準可查，通過在整個管理部門運行同一套操作規程，使檔案預歸檔管理工作更加規范化，減少各種誤差，提高管理的效率。

（三）重視并提高預歸檔電子文件的安全性。電子化的檔案管理體系一方面為企業帶來了巨大的便利，另一方面也潛藏著各種隱患。比如由于實行網絡化的預歸檔管理，設備故障或者網絡病毒很容易造成檔案管理體系的癱瘓和崩潰，由于預歸檔的電子文件中含有很多重要的技術資料和信息，一旦損失將會給企業帶來諸多麻煩和損失。在預歸檔的電子管理系統內應設置多層防護屏障，比如網絡接口病毒查殺，軟件安全升級系統，定期對機器設備進行維護等等，為預歸檔電子管理體系打造一張安全的防護網，保證預歸檔工作的順利開展和實施。

【參考文獻】

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