如何提高檔案管理與編研利用效率

王成舜

【摘要】檔案管理與編研是提高我國檔案使用效率的重要組成部分，能夠很好地推進檔案工作的優(yōu)化和升級。因此，要從構建起較為完善的檔案管理體系做起，規(guī)范檔案管理與編研工作流程與制度，提升工作人員的專業(yè)水平，從而真正提升檔案管理與編研工作質量。

【關鍵詞】檔案管理；信息化；編研水平

在我國，檔案既是一種重要的無形資產，也是促進社會發(fā)展與進步的重要資源，因此，應該對檔案管理與檔案編研利用工作給予足夠重視。但是，在目前的檔案管理與編研利用環(huán)境下，受傳統(tǒng)檔案管理觀念的影響，檔案管理與編研工作還存在較多問題，如對檔案的管理效率不高、編研能力有限等。針對這些不足之處，優(yōu)化我國檔案管理與編研利用模式具有十分積極的現實意義。

一、當前檔案管理與編研利用工作中存在的瓶頸

（一）對于檔案工作重視程度不夠。一直以來，檔案管理工作沒有得到應有的重視。許多檔案管理人員認為檔案管理與編研利用工作可有可無，并不是的核心工作，在工作中出現十分散漫的狀態(tài)，不認真對待檔案工作的現象也是屢見不鮮。另外，有些檔案管理部門的領導也存在不重視檔案編研工作的現象，甚至沒有配備專門從事檔案編研工作的人員，而僅僅由一些檔案管理工作人員兼職，這些人在編研工作中缺乏專業(yè)知識，無法進行有效檔案收集與編研工作。由此可見，對于檔案管理工作不重視，成為影響檔案管理水平的重要因素。

（二）檔案管理與編研利用的信息化程度不高。信息技術的快速發(fā)展給許多行業(yè)領域帶來了全新的發(fā)展契機，檔案管理與編研利用工作也是如此，目前，檔案信息化已經成為發(fā)展的必然趨勢，也是檔案管理與編研利用工作急需解決的重要問題。但是從當前的檔案管理工作來看，并不是所有檔案管理工作都應用了信息化，許多還一直沿用傳統(tǒng)的檔案管理與編研方式，管理效率較低，并且耗費了大量的人工成本和時間成本，而且在檔案管理提檔升級的過程中，無法適應時代發(fā)展的趨勢，造成了檔案管理水平一直處于相對滯后的狀態(tài)，影響了的整體工作效率。

（三）缺乏健全完善的檔案管理與編研利用制度。制約檔案管理質量提升還有一個主要問題，那就是缺乏健全的檔案管理與編研利用制度。在檔案管理工作中，由于管理觀念傳統(tǒng)，并且對于檔案工作的重視程度不夠，因此并沒有制定完善的檔案管理工作制度，形成一套科學標準的檔案管理工作流程，導致在檔案管理的實際工作一直處于較為隨意的狀態(tài)。有些即使制定了相關管理制度，但是其中絕大部分照搬其它現成條文，沒有結合自身的實際特點，缺乏針對性和可操作性，沒有實際指導意義。

二、檔案管理與編研利用模式的構建和優(yōu)化策略

從以上分析可以看出，目前我國檔案管理與編研利用過程中還存在較多問題，要想促進檔案管理工作更好發(fā)展，必須對檔案工作給予足夠重視，并且積極采取有效措施，解決檔案工作中存在的突出問題。具體的講，可以采取以下幾方面措施優(yōu)化檔案管理模式：

（一）健全和完善檔案管理與編研利用模式。在檔案管理過程中，缺乏完善的管理與編研利用模式，檔案工作機制不健全，是制約檔案管理質量提升的主要問題。因此，應該積極構建完善的檔案管理工作機制。對于沒有構建檔案工作機制的部門，應該及時認識到檔案管理工作的重要性，并積極建立完善的檔案管理工作機制，規(guī)范檔案管理流程。同時，應該對檔案管理模式進行優(yōu)化，合理配置檔案管理與編研的人才配置，確保每一項工作都能責任到人，并不斷完善檔案工作審核程序，提升管理效率，從而改掉傳統(tǒng)管理模式存在的缺陷和弊端，有效提升檔案管理工作的整體質量。

（二）提升檔案管理的信息化程度。信息化已經成為檔案管理領域的重要發(fā)展趨勢，因此，應該對現有的檔案管理與編研利用體系進行優(yōu)化升級，提升檔案管理與編研的信息化管理水平。由于一些單位對于檔案管理工作不夠重視，因此相關的工作設備也十分陳舊，根本無法適應新時代檔案工作的需要。針對這個問題，應該專門撥付一部分資金，對檔案管理設備進行更新換代，引進先進的檔案管理設備和管理技術，將檔案管理工作從傳統(tǒng)管理模式逐漸過渡升級到信息化水平，從而有效提升檔案管理質量，在此過程中，能節(jié)省大量的人力和時間成本，有利于整體工作效率的提高。

（三）提高檔案管理人員的專業(yè)水平。在檔案管理實踐中，制約檔案管理工作質量提升的另外一個主要原因是管理人員的專業(yè)素質不高，因此，提高檔案管理人員的專業(yè)素質，也是構建和優(yōu)化檔案管理模式的重要環(huán)節(jié)。首先，應該安排一定數量的人員專門從事檔案管理工作，并且這些從業(yè)人員應該具備一定的檔案管理知識，這樣才能在管理與編研利用工作中實現不斷優(yōu)化。其次，有條件的單位也可以聘請有關領域的專家學者，對檔案管理人員開展培訓，從而提升檔案管理人員的專業(yè)素質，也可以加大投入力度，從外部引進一些優(yōu)秀的檔案管理人才，優(yōu)化人才結構，提高檔案管理人員的整體水平，為檔案管理與編研利用模式的構建和優(yōu)化奠定堅實基礎。

三、結語

綜上所述，檔案管理與編研利用工作是確保檔案保存與利用的重要組成部分，應該給予足夠重視。要做好檔案管理與編研工作，就應該不斷創(chuàng)新和優(yōu)化檔案管理模式，提升檔案信息化管理水平，并且也要構建健全完善的檔案管理工作機制，從而促進檔案管理工作質量進一步提升。

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