如何做好新形勢(shì)下公路檔案資源的開(kāi)發(fā)利用

孫朝霞

【摘要】最近幾年，由于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，黨和國(guó)家對(duì)公路建設(shè)和養(yǎng)護(hù)加大了投資力度，使得公路行業(yè)發(fā)展迅速。基于此，也形成了大量的公路檔案資源。這些檔案是公路建設(shè)和養(yǎng)護(hù)的基本信息管理、公路養(yǎng)護(hù)收費(fèi)工作的真實(shí)記錄。公路檔案管理最重要的目的是怎樣加強(qiáng)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用，以充分利用這一寶貴資源，更好地服務(wù)于公路建設(shè)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】新形勢(shì)下；公路檔案資源；開(kāi)發(fā)利用

檔案的開(kāi)發(fā)和利用是檔案相關(guān)工作人員把保存的檔案資源，通過(guò)不同的手段，開(kāi)發(fā)和傳遞給使用人員，從而實(shí)現(xiàn)檔案的信息共享，最終滿足社會(huì)需求的一種檔案管理工作。目前，國(guó)家在不斷加大交通基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的力度，公路系統(tǒng)如何做好檔案資源的開(kāi)發(fā)利用，并為公路事業(yè)的蓬勃發(fā)展而服務(wù)，是檔案工作人員應(yīng)該考慮的問(wèn)題。

一、新形勢(shì)下公路檔案資源開(kāi)發(fā)利用的重要意義

（一）是社會(huì)經(jīng)濟(jì)持續(xù)發(fā)展的需要。它可以有效促進(jìn)檔案工作向信息化產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)社會(huì)信息資源的整合與共享，從而使社會(huì)管理更具有針對(duì)性，更有效率，提升資源的利用率。

（二）是社會(huì)主義精神文明建設(shè)的需要。公路發(fā)展歷程、公路建設(shè)與運(yùn)營(yíng)管理中涌現(xiàn)出的感人事跡、公路人不斷探索的精神都是一筆寶貴的資源，是社會(huì)主義精神文明的重要組成部分。

（三）是行業(yè)信息公開(kāi)的需要。人們隨著社會(huì)的發(fā)展，對(duì)企業(yè)、部門、行業(yè)發(fā)展的信息越發(fā)關(guān)注，通過(guò)信息公開(kāi)，人們可以更好地了解公路部門，了解行業(yè)精神與運(yùn)營(yíng)管理狀態(tài)。

（四）開(kāi)發(fā)檔案信息資源是檔案事業(yè)發(fā)展的需要。傳統(tǒng)的檔案管理工作，是對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)實(shí)體的管理。傳統(tǒng)的檔案管理在完成收集、整理、鑒定、編目、歸檔、統(tǒng)計(jì)之后，進(jìn)行檔案的保存和利用，是一個(gè)相對(duì)簡(jiǎn)單的保管方法，具體說(shuō)來(lái)，檔案的利用基本上是坐著等待著別人上門的服務(wù)，這種方法已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代公路的發(fā)展要求。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，為檔案利用工作提供了很大的發(fā)展空間，對(duì)檔案工作也提出了更高的要求。檔案工作人員必須適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，跟上時(shí)代的步伐，掌握公路的發(fā)展趨勢(shì)，了解公路的發(fā)展需要，創(chuàng)造出兼具實(shí)用性、時(shí)效性、信息性的檔案，從而為公路發(fā)展提供強(qiáng)有力的檔案服務(wù)。檔案工作者應(yīng)徹底放棄從前的重管理輕利用，保守封閉的思想概念，并形成一個(gè)新的概念：積極為公路建設(shè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，特別是樹(shù)立起檔案資源開(kāi)發(fā)與利用的全新概念。

二、新形勢(shì)下公路檔案資源開(kāi)發(fā)利用存在的問(wèn)題

（一）檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)整體不高。目前，很多檔案工作人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)就上崗，導(dǎo)致在公路檔案管理中很難實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化和規(guī)范化發(fā)展。此外，檔案管理工作對(duì)專業(yè)素質(zhì)要求很高，同時(shí)也很復(fù)雜，致使很多人不愿意從事這項(xiàng)工作，有人做了一段時(shí)間后會(huì)改變崗位，使檔案工作人員流動(dòng)性大，不能完全固定，這樣導(dǎo)致培訓(xùn)工作也很困難，很多人在經(jīng)過(guò)訓(xùn)練后不繼續(xù)從事這個(gè)行業(yè)了，新人來(lái)了對(duì)業(yè)務(wù)不熟練，這樣的情況，對(duì)公路檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用形成了較為嚴(yán)重的影響。

（二）公路檔案資源的提供利用方式落后。最近一些年，由于電腦、打印機(jī)和復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備的利用，一些部門建立了相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和查詢數(shù)據(jù)庫(kù)，但這些和自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)手段的距離還很遠(yuǎn)。此外，當(dāng)我們使用計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行檔案資源管理時(shí)，通常使用的是單機(jī)操作，信息共享的服務(wù)并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)。此外，由于各種原因，很多單位雖然連接了互聯(lián)網(wǎng)，但他們的文件信息并未上傳。形成這樣的局面有很多方面的因素：一是檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)不夠；二是檔案工作者沒(méi)有完全掌握先進(jìn)科技技術(shù)；三是檔案信息的保密和網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題的困擾，網(wǎng)上工作者的責(zé)任大。這與國(guó)家和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門在信息和網(wǎng)絡(luò)安全管理上密切相關(guān)。此外，我們?cè)跀?shù)據(jù)庫(kù)中的信息數(shù)量很少，開(kāi)發(fā)利用的大部分需要手工進(jìn)行。

（三）公路檔案資源開(kāi)發(fā)利用仍處于淺層次。檔案資源的開(kāi)發(fā)分為開(kāi)發(fā)的一、二、三次，而我國(guó)公路工程檔案的大部分發(fā)展仍處于編制目錄的二次開(kāi)發(fā)的低水平發(fā)展階段。檔案資源的二次開(kāi)發(fā)是建立一套科學(xué)完整的檔案檢索工具系統(tǒng)，也就是編目工作，這樣做的目的是把存檔的檔案資源都展示出來(lái)。為了方便保管和查詢，檔案資源的二次開(kāi)發(fā)，只是把檔案資料按需收集和歸檔、編檔目錄、分類目錄等等。然而處于這個(gè)信息化時(shí)代，公眾的需求不只是在狹窄的范圍內(nèi)進(jìn)行資料的提供，形成單一的硬性服務(wù)形式，而是對(duì)檔案資源實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造性的濃縮與加工，目的是可以在最短的時(shí)間內(nèi)獲取其所需的全部信息。

三、如何做好新形勢(shì)下公路檔案資源的開(kāi)發(fā)利用

（一）力求觀念更新，全面提高檔案人員的綜合素質(zhì)。隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的繼續(xù)進(jìn)步，要求檔案人員的素質(zhì)、服務(wù)手段、檔案資源開(kāi)發(fā)利用的方式都要進(jìn)行改變。隨著社會(huì)的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，各項(xiàng)工作對(duì)檔案資源的需求量越來(lái)越大，時(shí)間加快、領(lǐng)域更寬、準(zhǔn)確率更高，基于這種現(xiàn)狀，檔案人員在政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)上都需要進(jìn)行提高。為此，一定要對(duì)檔案隊(duì)伍加強(qiáng)建設(shè)，采取各種有效途徑，使檔案隊(duì)伍不斷優(yōu)化。通過(guò)仔細(xì)研究，反復(fù)實(shí)踐，通過(guò)研討會(huì)、考察學(xué)習(xí)等形式的培訓(xùn)，以多渠道、多層次、多途徑提高檔案隊(duì)伍的整體素質(zhì)，加強(qiáng)檔案人員學(xué)習(xí)新的知識(shí)，如計(jì)算機(jī)，電子檔案管理和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的學(xué)習(xí)，使專業(yè)知識(shí)能力和文化水平得到迅速提高，從而能夠適應(yīng)檔案資源開(kāi)發(fā)利用和管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

（二）建立檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)資源共享。建立完善的公路檔案資源開(kāi)發(fā)利用的數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣能夠拓展資源管理的渠道，方便資源的開(kāi)發(fā)和利用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)資源共享。檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)的建立應(yīng)以大量的數(shù)字檔案信息為基礎(chǔ)。充分利用激光掃描技術(shù)，將紙質(zhì)文件盡可能地轉(zhuǎn)化為電子檔案，計(jì)算機(jī)化的管理，很大程度上優(yōu)化和豐富了數(shù)字檔案的館藏。然而，現(xiàn)有的大多數(shù)庫(kù)存檔案都是以紙的形式保存的。所以，館藏檔案數(shù)字化將是今后檔案工作的一項(xiàng)任重而道遠(yuǎn)的任務(wù)。在目前技術(shù)的情況下，要想使原始文件轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息資源，直接進(jìn)行利用，必然和實(shí)際情況不相符合。目前首要任務(wù)就是，提高檔案目錄和檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)利用計(jì)算機(jī)讀取目錄，并且能夠達(dá)到跨年度、跨全宗的搜索，最大限度為用戶提供利用服務(wù)。另外，按照查詢的需求，對(duì)珍貴的和常用的檔案進(jìn)行掃描，這樣既提高了利用效率，而且有助于原始資源文件的開(kāi)發(fā)和保管。此外，各個(gè)檔案部門可以根據(jù)自己的財(cái)力和人力現(xiàn)狀，逐步對(duì)存儲(chǔ)的原有檔案資源進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，讓需要的人不再受數(shù)量空間和時(shí)間的限制，準(zhǔn)確快速地對(duì)網(wǎng)上的各種檔案資源進(jìn)行利用。

（三）對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善。公路建設(shè)項(xiàng)目要確保工程檔案管理制度的實(shí)施，確保檔案工作在建設(shè)全過(guò)程的各個(gè)階段順利進(jìn)行。我們必須建立和完善工程檔案管理系統(tǒng)，明確主管領(lǐng)導(dǎo)和各部門的職責(zé)，把項(xiàng)目資料的形成、開(kāi)發(fā)和管理也納入相關(guān)部門、領(lǐng)導(dǎo)以及有關(guān)人員的職責(zé)范圍內(nèi)，并形成一定的崗位制度，在每一階段嚴(yán)格建設(shè)檔案職責(zé)義務(wù)，大家一起努力把好檔案資源的質(zhì)量關(guān)，確保項(xiàng)目檔案的形成、資源的開(kāi)發(fā)、整理、歸檔等工作在平時(shí)能夠有效進(jìn)行。

（四）建立先進(jìn)的科學(xué)檢索系統(tǒng)。想要提供更多的檔案資源，就需要利用先進(jìn)的傳遞方式進(jìn)行資源的開(kāi)發(fā)，對(duì)檔案資源的檢索工具進(jìn)行良好的編制，建立科學(xué)的檢索體系，使公路建設(shè)有更多的檢索途徑，這樣既利于檔案資源具體使用，同時(shí)也為檔案相關(guān)工作人員對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用奠定了基礎(chǔ)。

四、結(jié)束語(yǔ)

因此，在公路建設(shè)事業(yè)的發(fā)展中，在檔案資源的開(kāi)發(fā)利用方面，獲得的經(jīng)濟(jì)收益顯而易見(jiàn)。因此，在開(kāi)展檔案工作時(shí)，對(duì)檔案資源要加強(qiáng)重視。把檔案資源開(kāi)發(fā)利用作為檔案部門進(jìn)行具體檔案工作的指導(dǎo)思想和工作重心。讓更多的公路檔案資源為未來(lái)的公路建設(shè)提供有效的服務(wù)。

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