網絡時代公立醫院檔案管理改革探析

田偉

【摘要】公立醫院在網絡時代調動檔案管理在內的所有積極因素，努力適應改革需要，為大眾提供優質醫療服務，提高公立醫院治病救人的能力，提高整體管理水平，這是值得思考與探究的重要課題。

【關鍵詞】公立醫院；檔案管理；網絡；改革

一家公立醫院的成立、建設與發展全都記錄在檔案之中，這不但有利于醫院的發展，還能促進醫院提高科研水平、加快醫學進步。尤其是在當今的網絡時代，現代網絡技術與信息技術高速發展，公立醫院檔案管理改革是必然趨勢，加上國家醫療衛生體制改革的縱深推進，使得傳統檔案管理無法繼續適應發展需要，如何在網絡時代加強公立醫院檔案管理改革，促進網絡信息技術和檔案管理之間的完美結合，這對公立醫院的改革與發展而言是當務之急。

一、網絡時代公立醫院檔案管理改革的重要性

網絡時代的公立醫院檔案管理改革就是利用現代網絡信息技術方法與手段開展檔案管理工作，顯著提升公立醫院檔案管理的效率與質量，對公立醫院的發展有重要意義。一方面，加強檔案管理改革是公立醫院適應網絡時代發展新形勢的必然結果。進入網絡時代以后，信息化建設步伐越來越快，傳統的手工查找檔案資料的工作模式不但費時費力，且很難達到預期效果，引進網絡信息技術以后就可建立電子查閱系統，人們只需輸入關鍵詞就可找到相關檔案資料，不僅效率高、時效性強，而且范圍廣，能更好地滿足網絡時代的發展要求。另一方面，加強檔案管理改革是公立醫院在網絡時代提高管理水平、有效利用檔案資源的重要途徑。隨著時間連續不斷的推移，公立醫院的檔案資料越來越多，需要占用更大的空間，特別是過去的紙質檔案存儲方式要求建立獨立保管室，不僅難以查詢，且占用空間。在網絡時代改革檔案管理之后，就能大大提高工作效率，節約存儲空間，讓各種臨床疾病與病患的全程診斷、治療、效果以及人事、文書等詳細資料體現價值，更好地服務于公立醫院的醫療服務、管理、科研等活動，推動醫院不斷提升管理水平，實現可持續發展。

二、網絡時代加強公立醫院檔案管理改革的策略建議

（一）更新檔案管理理念。計算機、網絡以及辦公自動化設備等的應用與現代化的管理理念是網絡時代公立醫院改革檔案管理的關鍵，隨著科技與經濟的發展，公立醫院廣泛應用網絡技術開展各項管理工作，對檔案信息的需求有增無減，且要準確、系統、快速地提供。充分應用網絡技術不斷完善公立醫院檔案管理系統，這是網絡時代公立醫院檔案管理適應醫療衛生改革與加快發展的關鍵，所以公立醫院要注意及時更新檔案管理理念，選擇符合實際的檔案管理軟件，開發網絡系統，利用網絡技術、信息技術等將各個科室連接起來，形成整體，在各部門與各科室之間共享信息資源，提高檔案信息的實時性、準確性、高效性。同時，公立醫院要加強檔案保管設施建設，專門設置檔案庫房，配齊必要保管設施，并利用計算機管理檔案，發揮對信息的收集、傳遞與利用等功能，通過配備整套掃描系統，徹底改變過去由人工錄入資料的落后做法，提高檔案工作的效率與準確性。此外，公立醫院要注意收集各類信息并加以整理，多借鑒社會其他領域的信息，豐富檔案管理經驗，促使檔案管理更規范化、更現代化，真正實現對檔案管理的改革，提高公立醫院整體管理水平。

（二）強化網絡安全建設。網絡系統是由軟件、硬件與基礎設施、存儲的數據信息等共同構成的系統，具備完整、經濟、安全、可靠、高效等特征。而網絡安全就是保護公立醫院網絡系統的各個組成部分不被破壞，信息不被泄露或更改，確保系統正常有序運行，連續提供網絡服務，這是網絡時代改革公立醫院檔案管理的關鍵。公立醫院具體可采取防火墻、攻擊檢測、數據加密以及數據恢復等技術手段加強網絡安全建設，保證檔案信息的安全性。公立醫院的檔案信息關乎患者的診療與康復順暢與否，關乎醫患雙方合法利益受到保護與否，醫療衛生體制改革也要求公立醫院全面發揮醫療服務功能，采取有效措施保證內部網絡以及工作平臺上的數據信息的安全性，同時積極建立檔案管理子系統，以辦公自動化為基礎擴展系統，把電子檔案管理和電子公文運轉貫通到一起，為完善公立醫院的公文生成與歸檔機制提供可靠技術保障。公立醫院檔案管理系統基于辦公自動化平臺提供的權限管理、人員管理、智能表單與工作平臺等基礎組件構成，和辦公自動化系統中的公文流轉系統協同運行，降低開發檔案管理系統的成本，增強系統適用性，有效促進公立醫院各類公文被科學、規范、有效地歸檔，夯實公立醫院實現文檔一體化的基礎，在保證檔案信息安全的同時深化檔案管理改革。

（三）主動提供檔案服務。檔案管理是一項服務性工作，公立醫院檔案人員服務意識的強弱和服務水平的高低決定著檔案管理改革的程度大小，只有基于主動優質的服務，才能將死材料變成活信息，把過去的被動檔案管理轉變成主動檔案服務。所以檔案人員必須熱愛檔案事業，正確樹立服務精神，在日常工作中主動熱情地提供檔案服務，并注意拓展服務形式，摒棄傳統的等靠要工作模式，改變傳統看攤收攤、重藏輕用的管理方式，把封閉的、被動的檔案管理改革成開放的、主動的檔案管理與服務，最大限度發揮檔案信息的功能與價值，將檔案管理改革與公立醫院的經濟效益、社會效益結合在一起，在主動服務與跟蹤服務上狠下功夫，提高檔案管理效益。隨著醫療衛生體制改革中公立醫院各項工作的持續改進與發展，對檔案服務的要求越來越高，服務重點從以往的行政、政治等需要發展為醫院的科學研究、業務建設等需要，所以檔案人員不僅要精通專業的檔案管理知識，還應掌握醫療衛生知識、基建檔案、科研成果檔案、聲像檔案、設備檔案、人事檔案、會計檔案等知識，按照不同需求主動提供針對性的檔案服務，同時要具備做好本職工作的語言文字表達能力、信息處理能力，利用現代技術手段豐富檔案信息資源，以檔案內容為基礎編寫公立醫院的院史、大事記、干部任免、職稱晉升、先進個人以及先進單位等匯編，主動服務于公立醫院的醫療、科研與教學等工作。

（四）深入開發利用檔案。長時間以來，公立醫院的檔案人員更多的是重視案卷的數量與整理、保管，在開發和利用檔案信息資源的工作中存在很大的盲目性與被動性，嚴重阻礙檔案信息的二次加工與利用，影響公立醫院檔案管理的改革與發展。為適應醫療衛生體制改革需要，公立醫院檔案人員必須積極參與醫院的管理工作，融入醫院改革大潮，全面了解改革重難點，促進檔案管理和公立醫院改革的同步規劃與發展，且網絡時代的檔案管理重心也需要從整理與保管快速轉向收集、開發與利用，讓公立醫院從多個渠道獲得醫療改革信息服務。公立醫院檔案部門還要深化和各部門的聯系，了解其工作需要，探索檔案流向與信息服務的有效方法、途徑，研究網絡時代開發利用檔案信息資源的規律，為利用者提供參考；圍繞公立醫院醫療改革的關鍵問題與重點問題，有針對性地編研檔案，方便使用者總結，為今后的改革提供有效借鑒；推動檔案單一型館藏向綜合型館藏的發展，做好檔案、資料與信息的一體化服務，促使公立醫院的各種信息相互補充和滲透，形成完整的信息體系，為公立醫院的改革與發展奠定堅實基礎。

三、結語

檔案管理是組成公立醫院管理工作的重要部分之一，其質量優劣是判斷公立醫院整體管理水平高低與實力強弱的重要指標，公立醫院檔案部門只有順應醫療衛生改革需要，在網絡時代及時更新理念，強化網絡安全，加強檔案管理改革，才能把過去的被動服務轉變成主動服務，利用網絡信息技術不斷提升檔案管理水平，深化對檔案信息資源的開發與利用，讓檔案在公立醫院的管理、運行與提升業務能力、優化醫療服務等方面發揮更大的作用。

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