新舊動能轉(zhuǎn)換下的高校機要檔案智能化管理淺探

張劍 周美艷

【摘要】新形勢下，機要檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)低效的機要檔案管理模式越來越不能滿足新時代高速增長的機要檔案使用要求。特別是高校機要人員往往難以同時兼顧機要檔案的各項管理工作。在這種形勢下，如何通過新舊動能轉(zhuǎn)換，探索出一種新的機要檔案管理模式，既能保障機要檔案的保密要求，又能滿足高校各層面對機要檔案使用的便捷性和實效性要求，已經(jīng)迫在眉睫。

【關(guān)鍵詞】機要檔案；新舊動能轉(zhuǎn)換；管理；智能化

機要檔案涉及國家機密，因此其管理必須依照嚴格的程序。一直以來，各高校管理遵循國家保密法規(guī)，結(jié)合嚴格的審批和專人專管制度，有效實現(xiàn)了機要檔案保密和使用需求，但隨著社會的發(fā)展，機要檔案的使用和管理要求逐步提高，原有管理方式的弱點逐漸暴露出來，而科技的進步使得機要檔案管理水平的提升成為可能，然而提升并不是徹底拋棄舊的模式，我們應(yīng)當在新舊動能轉(zhuǎn)換的思想指導(dǎo)下，發(fā)揚舊管理方式的優(yōu)點，通過技術(shù)手段解決機要檔案管理的短板，提升社會效率。

一、當前高校機要檔案管理存在的幾個問題

（一）流程繁瑣。為了實現(xiàn)保密要求，高校機要檔案在管理中往往設(shè)置復(fù)雜的管理流程，一般是由申請、審批、處置三個環(huán)節(jié)組成，但審批環(huán)節(jié)通常為多層級管理，易影響工作進度。

（二）管理工作量大。高校的機要管理人員一般設(shè)1-2人，負責機要文件管理工作的同時還常兼管公章、常規(guī)文件收發(fā)等一系列工作，日常工作量大，影響機要文件的處置效率，常出現(xiàn)脫密文件“一密到底”的情況，影響了文件的使用。

（三）高校機要檔案的存管分置導(dǎo)致使用和管理困難。機要檔案因其特殊性，必需按照國家相關(guān)法規(guī)設(shè)專人管理。然而多數(shù)高校的機要檔案歸檔管理歸屬于校檔案館，而校檔案館通常不設(shè)置專門機要人員，目前國內(nèi)多數(shù)高校工作區(qū)域大，檔案館與機要室常分處于學校不同方位，機要人員經(jīng)常需兩點往返管理，增大了機要檔案管理的難度和風險性。

二、改進措施

針對高校機要檔案管理中存在的上述問題，我們必須轉(zhuǎn)變思想緊跟時代步伐，運用新舊動能轉(zhuǎn)換的思想模式，把先進的科技手段應(yīng)用到管理中，快速提升管理水平。

（一）設(shè)立高校內(nèi)部機要保密專網(wǎng)并開發(fā)相應(yīng)管理軟件。校內(nèi)機要保密專網(wǎng)是實現(xiàn)高校機要檔案智能化管理的基礎(chǔ)，只有通過保密專網(wǎng)才能安全實現(xiàn)校內(nèi)遠程控制和管理，而相應(yīng)管理軟件的開發(fā)更是實現(xiàn)智能化管理的核心，需請專業(yè)的具有相關(guān)保密資質(zhì)的軟件開發(fā)公司實施開發(fā)。軟件需具備如下功能：

1.機要檔案的智能化管理必然離不開各種智能識別裝置，如高分辨率的智能人臉識別系統(tǒng)、智能指紋識別系統(tǒng)、電子密碼系統(tǒng)等，因此所開發(fā)的機要檔案管理系統(tǒng)（以下簡稱管理系統(tǒng)）必須具備與這些系統(tǒng)的端口相銜接的功能。

2.機要檔案管理的一個重要內(nèi)容就是檔案的保密期管理，軟件需配套專用智能保密櫥柜，對不同密級、不同存入時間的機要檔案進行智能化時限管理。

3.軟件應(yīng)通過專用數(shù)據(jù)庫及設(shè)定的審批程序，由機要員對校內(nèi)所有涉密人員進行系統(tǒng)內(nèi)備案，只有經(jīng)過備案的人員方可在系統(tǒng)控制的環(huán)境中進行相關(guān)操作。

4.軟件應(yīng)通過與智能識別系統(tǒng)的配合，對于符合涉密身份的人員進行識別確認后，控制相應(yīng)設(shè)施，引導(dǎo)借閱者進入相應(yīng)區(qū)域進行權(quán)限許可下的文件瀏覽。

5.軟件應(yīng)具備對存放環(huán)境及借閱環(huán)境的異常情況進行識別及報警的功能。

（二）機要檔案的智能化歸檔管理。對原有“三鐵”中的鐵皮柜進行升級，采用程控技術(shù)開發(fā)智能化鋼保密櫥柜，通過校內(nèi)保密專網(wǎng)與管理系統(tǒng)相連接。智能櫥柜存儲空間應(yīng)根據(jù)密級分出大存放區(qū)，每大區(qū)再根據(jù)文件解密年份分為10-30個文件存放格。櫥柜配有多重識別系統(tǒng)，只有經(jīng)過授權(quán)的專職機要員可操作櫥柜完成文件的存取。櫥柜應(yīng)配掃碼裝置，可通過對機要件掃碼開啟對應(yīng)的存放格減少出錯。機要員通過管理系統(tǒng)設(shè)定智能櫥柜存放格存放期限、人員權(quán)限等參數(shù)。櫥柜設(shè)有應(yīng)急電源以避免停電造成的信息丟失等問題。機要員在收到機要文件后首先通過掃碼將文件信息錄入管理系統(tǒng)中，歸檔前先通過與管理系統(tǒng)相連接的保密專用掃描設(shè)備對機要文件進行掃描，將文件電子檔存入管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。機要文件紙版則通過智能櫥柜掃碼識別后，存入預(yù)設(shè)好時間參數(shù)的存放格中進行智能管理，在文件到脫密期后自動通過管理系統(tǒng)提醒機要員進行處置。

（三）智能監(jiān)控的機要檔案借閱。機要文件借閱室分為三部分：由智能識別系統(tǒng)和自動門組成的智能門禁；由電子設(shè)備檢測系統(tǒng)和密碼儲物柜組成的檢測間；由電子屏幕和視頻監(jiān)控組成的閱讀室。借閱人通過智能識別后進入檢測間，通過電子設(shè)備檢測后進入閱讀室。在閱讀室中，借閱人通過電子屏幕瀏覽權(quán)限允許范圍內(nèi)的機要件掃描版。全程均有視頻監(jiān)控設(shè)備對借閱人員的行為進行智能監(jiān)控。

三、結(jié)束語

隨著科技的發(fā)展，機要檔案的管理必將越來越智能化，對人力的依賴也必將越來越少，然而少并不代表不需要人的管理，相反人的因素反而會更加重要，機要員數(shù)量減少的同時對其素質(zhì)的要求也必然會更高，新舊動能的轉(zhuǎn)換不僅僅是硬件技術(shù)的更新?lián)Q代，更重要的是人員素質(zhì)的同步提高。我們必須辯證看問題，不能盲目崇拜智能化，在提高硬件技術(shù)的同時必須把安全防控、風險評估的工作做透，只有做到人機同抓、同步提升，才是做好機要檔案管理工作的關(guān)鍵。