人事檔案管理新思路

高中平

摘 要：人事檔案管理水平直接關(guān)系著社會對人才的選拔和任用，關(guān)系著社會的進(jìn)步與發(fā)展。而在信息化高速發(fā)展的今天，如何探索出一條新的、適應(yīng)時代發(fā)展需要的信息化人事檔案管理途徑是我國人事檔案管理目前的新思路。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化

一、信息化背景下人事檔案管理的意義

信息化背景下，人事檔案管理主要是從傳統(tǒng)的實(shí)體文件管理轉(zhuǎn)化為數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，進(jìn)而提高人事檔案管理效率，使其更方便、快捷。在信息化時代背景下，加大現(xiàn)有人事檔案數(shù)據(jù)庫的規(guī)模和容量，加強(qiáng)信息共享與安全儲存也是時代發(fā)展的需要。信息化管理人事檔案的意義與作用可歸納為以下幾個方面：

<一>降低管理成本，實(shí)現(xiàn)救濟(jì)效益和社會效益。傳統(tǒng)的檔案管理無論是在空間、還是資源上都存在很大的浪費(fèi)，致使人事檔案管理成本居高不下。而信息化管理人事檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為電子檔案，這樣不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間和紙質(zhì)費(fèi)用，而且查閱起來極為方便迅速，節(jié)省了查閱檔案者的時間，也避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張浪費(fèi)，也是低碳環(huán)保的時代要求。

<二>選人用人更方便。人事檔案進(jìn)行信息化管理后，檔案不再以傳統(tǒng)的紙質(zhì)版形式傳遞，用人單位可以直接根據(jù)網(wǎng)絡(luò)授權(quán)共享平臺對人員進(jìn)行直接快速審查，不必再像對傳統(tǒng)形式檔案一樣慢慢的進(jìn)行梳理、審核，這在很大程度上加快了用人單位的工作效率，降低成本，如黑龍江要到新疆查看一個人檔案資料，這就很麻煩，如果能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理授權(quán)，他只要在計算機(jī)前就能查看檔案，這為選人用人帶來更多的便捷。

<三>促進(jìn)檔案信息的準(zhǔn)確、完整。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，經(jīng)常會出現(xiàn)由于部門之間沒有及時溝通，交接工作不及時而導(dǎo)致檔案信息不完整、更新速度慢的狀況。而建立檔案信息化管理后，檔案可以隨時在網(wǎng)絡(luò)平臺上進(jìn)行共享，避免了這種由于交接工作導(dǎo)致的錯誤，使得檔案更新更加及時，也更加確保了檔案的準(zhǔn)確性、完整性程度。

<四>改變現(xiàn)有管理人員的工作模式。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案管理人員需要手工進(jìn)行各個檔案的整理，工作量大且效率不高，而進(jìn)行檔案信息化管理后，檔案管理人員只需把檔案以數(shù)字化形式共享到網(wǎng)絡(luò)平臺，這樣便可以方便、快速的實(shí)現(xiàn)各種人事檔案信息的統(tǒng)計和分析，從而提高各項(xiàng)工作的效率。同時還可以提高工作人員對業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，進(jìn)而提高他們對檔案的管理水平。

<四>增強(qiáng)檔案原件保護(hù)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，雖說在檔案室里能夠保護(hù)完好，但檔案擁有者一旦提出檔案，安全性就不能得到充分的保障。人事檔案信息化則把傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案信息化、數(shù)字化，會使檔案的查閱保存安全性大大提高。特別是那些時間長久的檔案物品，信息化實(shí)施后明顯是對他們最好的保護(hù)方式。同時，檔案信息化也避免了一些動機(jī)不正的人員對檔案進(jìn)行不合法修改。這樣就可以使得檔案原件能夠得到很好的保護(hù)。

二、加強(qiáng)和完善人事檔案信息管理新思路

<一>建立完善的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。國家要重視人事檔案管理的信息化建設(shè)利用現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢建立一整套完善的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行即時更新，讓每一個人第一時間了解到自己的最新檔案，解決信息報送不及時問題。同時對人事檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)分類，按照不同的種類進(jìn)行不同的分組，方便社會在進(jìn)行招聘時查詢應(yīng)聘者資料，同時這些信息可以重復(fù)利用，為社會的發(fā)展提供多方面的幫助。

<二>加強(qiáng)人事檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)。檔案管理員的專業(yè)素質(zhì)是保障人事檔案信息管理工作順利進(jìn)行的保障。只有檔案管理員的專業(yè)素質(zhì)得到提升，檔案信息管理工作才能得到保證。所以，無論是政府機(jī)構(gòu)還是企業(yè)都應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理檔案管理員的專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行培養(yǎng)，使他們的能力得到提升。

<三>建立健全內(nèi)部管理模式，提高工作水平，使檔案管理更安全。科學(xué)、完善的自身管理機(jī)制，是檔案工作能夠安全、高效進(jìn)行的前提。為保證檔案管理工作的安全、高效，應(yīng)對檔案的檢閱與存儲，實(shí)行互相牽制、分級授權(quán)簽署的模式進(jìn)行管理，對部分珍貴檔案的存放或過期檔案的銷毀，要盡可能的實(shí)施集體決策。同時要對重要部門的人員定期調(diào)整以保證個人檔案的私密性。

<四>實(shí)施嚴(yán)格的考評制度并進(jìn)行獎懲。按照工作的需要和工作性質(zhì)制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，按照公平、公正的原則對檔案管理工作人員進(jìn)行獎懲。對那些在工作中表現(xiàn)突出，認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎勵和精神獎勵，而對那些工作成績不高，或者在工作中犯了錯誤，比如將個人隱私透漏、使信息失真的檔案管理員進(jìn)行懲罰、批評，對于情節(jié)比較嚴(yán)重的檔案管理員則追究其法律責(zé)任。

<五>建立專人負(fù)責(zé)制度。為適應(yīng)新形勢的需要，促進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展，人事檔案信息管理工作不僅需要專業(yè)的技術(shù)型人才掌握必要的信息化業(yè)務(wù)知識，并且還要有人參與檔案管理、保護(hù)等具體業(yè)務(wù)。因此檔案管理部門應(yīng)對檔案的存放、調(diào)閱、流通等各個流程進(jìn)行嚴(yán)格的控制，不可疏忽任何一個環(huán)節(jié)，將責(zé)任聯(lián)系到具體的工作人員，將各項(xiàng)措施切實(shí)執(zhí)行，達(dá)到專人負(fù)責(zé)，以便檔案能夠更好的得到管理與保護(hù)。

<六>加強(qiáng)相關(guān)系統(tǒng)、軟件的安全保障。現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)達(dá)，黑客也非常厲害，所以信息化管理一個非常注意的問題就是，檔案的安全，系統(tǒng)的穩(wěn)定，信息被篡改或者泄露。

因此，在進(jìn)行相關(guān)軟件購買的時候，一定要檢驗(yàn)軟件開發(fā)廠商有沒有完全依照法律法規(guī)來設(shè)計制作。在運(yùn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件的時候，要詳細(xì)排查系統(tǒng)軟件是否存在著漏洞，如果檢查結(jié)果不符合安全需要，應(yīng)立即停止使用，以保障檔案信息系統(tǒng)的正常適用。

三、結(jié)語

總之，計算機(jī)信息技術(shù)的普及和應(yīng)用為人事檔案管理提供了新的方向和途徑，也帶來了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。人事檔案信息化應(yīng)吸取其它檔案信息化建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，在科學(xué)發(fā)展的前提下，努力探索出一條向著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的可持續(xù)道路及檔案管理的新思路。