行政事業單位加強文書檔案管理工作的探討

常秀程

摘 要：現行檔案管理制度下，我國行政事業單位文書檔案管理在管理結構設計和具體實施上具有一定的特色。行政事業單位工作人員在日常生產生活工作中留下了一系列不同類型且紛繁復雜的信息資源，新的歷史起點下，對這些文書檔案進行利用和管理事關行政事業單位各項工作的高效運轉，事關行政事業單位的穩定程度。只有提升文書檔案管理利用率，才能彰顯其在行政事業單位中的存在價值，更好地做到為社會服務和為人民服務。本文立足于信息化管理理念和管理方式，在遵循我國法律法規框架下，提出變革性措施。

關鍵詞：文書檔案 事業單位 信息化 管理體制

一、行政事業單位檔案管理概述

傳統的管理理念將檔案管理作為輔助行政事業單位發展的產品，其被動性發展特征較強，很多文書檔案常年被放置后無人打理和翻閱。現代的管理理念則提升了對文書檔案的關注程度，將其作為行政事業單位發展的真實縮影和無形資源，通過高效的手段來挖掘其價值，進而提升行政事業單位的核心競爭力。在新的歷史起點下，信息交匯融合程度加深，信息的檢索難度較之以往更為困難，傳統的管理理念以及管理體制已經不能勝任，有必要利用相應的信息技術，借助這一技術優勢來為行政事業單位的運作和發展提供助益。

行政事業單位檔案主要指事業單位在運作和發展過程中形成的，對事業單位有保存價值和利用價值的各種形式的文書資料，其除了具有檔案管理工作的共性，亦有其特性所在。首先，行政事業單位檔案管理具有很強的自主性，與檔案館不同的是，行政事業單位是由內部的工作部門對檔案進行管理，其并不受到除本單位之外的行政命令的干涉。同時，行政事業單位能夠根據自身的工作實際，選擇與自身相容的檔案管理模式。其次，行政事業單位檔案管理具有精簡性。與檔案館不同的是，行政事業單位檔案部門只對本單位內部形成的信息資源進行管理，這就促使行政事業單位在人員選擇以及崗位設置上更加注重精簡性和效益性，盡可能減少支出來配置最優的資源。最后，行政事業單位檔案管理具有多元性。一方面，信息化的高速發展使檔案載體愈加的豐富，信息資源能夠在被信息化處理后，安全性得以提升，檔案管理所需要的場地也得以減少。另一方面，行政事業單位管理主體的多元性。不僅有工作檔案，還有技術檔案，科研檔案以及人事檔案，檔案主體更為多元化。

二、行政事業單位檔案管理的短板

（一）信息化建設技術落后。信息化技術的支撐是行政事業單位在現階段進行檔案管理必不可少的要素，尤其是信息化管理技術的運用，對行政事業單位的技術設備提出了更高的要求。信息化技術不能進行狹隘的理解，不能僅僅依賴幾臺電腦來對信息資源進行管理，其需要借助高速掃描儀等信息化工具來加以實現。同時，檔案管理信息化與檔案信息安全是不可分割的有機整體，現有的互聯網環境中，木馬以及黑客病毒會嚴重威脅到行政事業單位的檔案安全，尤其是涉密檔案的安全。這就需要行政事業單位購置相應的防火墻和密鑰技術，來鞏固檔案安全體系。

（二）對檔案管理缺乏重視。行政事業單位要轉變檔案管理方式，必須依靠于領導管理理念的轉變。單位在軟硬件設備的需求上如果不能得到滿足，管領導不能給予足夠重視，那么檔案現代化管理就無異于癡人說夢。同時，檔案現代化管理對人才的依賴性較強，這也離不開領導的重視。現階段，很多行政事業單位的領導雖然意識到了檔案管理的重要性，但是在受到傳統管理理念影響之下，仍然沒有給予這方面足夠的支持。實踐中很多行政事業單位甚至連最基本的計算機都沒有配置，仍然采用手工檔案管理模式，在工作安排上甚至采取“兼職式”的工作模式，沒有聘用專業的檔案管理人才進行管理。這些因素都會嚴重阻礙檔案現代化管理的進程，損害單位工作人員的積極性，最終不利于檔案管理整體建設。

三、加強檔案管理的路徑

（一）加強信息化建設。一方面，在軟硬件采購以及更換層面，事業單位要繼續給予并加大支持，使資金投入能夠跟上信息化發展步伐，將各項軟硬件設施安排到位。同時，檔案管理工作人員要做好節流工作，認真對現有的軟硬件設施進行摸底排查，對于仍能繼續使用的設備繼續使用，對于需要更換和更新的設備則做好統計，將所需資金以及設備型號報給有關采購部門。另一方面，在人才隊伍建設層面，要從可持續發展的角度思考問題，做好培訓工作，優化工作人員知識結構，使其互聯網技術以及計算機技術有穩步提升。同時，在人才引進以及人才招聘上，要合理設置招聘條件，從本單位實際情形出發招聘更具有復合型能力的檔案管理人才。

（二）轉變單位領導思想觀念。信息化時代的到來，使我們不得不重新審視科學技術對于行政事業單位檔案管理工作的影響。信息化管理的實現離不開單位領導思想觀念的轉變，和思路的創新。只有單位領導思想觀念發生轉變了，在人力、物力和財力統籌安排上才能更具有科學性和高效性，才能保證單位檔案事業與時俱進。對于檔案管理工作人員而言，應當做好本職工作的同時提出有建設性的檔案管理意見，使檔案管理工作能夠突出成效，讓領導認識到檔案管理的重要性。同時，檔案管理工作人員要對現有單位現狀進行分析，集思廣益，針對具體突出矛盾找出具體解決對策。總而言之，只有讓領導看到檔案管理工作成效，才能更好轉變領導思想觀念。

四、結語

總而言之，在現有科技發達程度以及新工作要求下，行政事業單位檔案工作人員始終要用先進的思想創新出一套符合本單位實際的檔案管理方式，使檔案管理與其他各項工作接軌。要保證這一系統性工程又好又快地發展，不僅需要在管理體制上進行宏觀布局和統籌規劃，也需要在工作細節上進行微觀調控。無論社會怎樣變遷、科學技術如何發展，各個行政事業單位的檔案管理總會出現些許矛盾，這些暴露出來的矛盾則需要工作人員有效解決，優化檔案管理目標，進而使單位檔案事業日趨完善。同時，解決現有工作實踐中出現的問題不是單靠某個單位或者某個個人就能完成的，其需要整個社會共同發力，形成一套完整系統的社會體系，才能保障檔案建設的穩步推進。

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