淺談企業(yè)人事檔案信息化管理

李紅霞

【摘 要】人事檔案管理的實(shí)質(zhì)是記錄和組織事業(yè)單位工作人員的基本情況，包括工作人員的任職資格、工作經(jīng)歷、履歷等原始數(shù)據(jù)的管理。隨著我國信息化水平的提高，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法已不能滿足當(dāng)前企業(yè)檔案管理的要求。基于此，文章從企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的必要性出發(fā)，提出了企業(yè)人事檔案信息管理模式，通過闡述企業(yè)人事檔案信息管理的內(nèi)容和方法，探討了企業(yè)人事檔案信息化管理中存在的問題，提出了合理的解決方案。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)發(fā)展；人事檔案；信息化管理

一、引言

企業(yè)人事檔案是人力資源管理的重要憑證，如人才的選拔、企業(yè)和事業(yè)單位的晉升等。面對信息化、大數(shù)據(jù)化的背景以及人事制度改革的深化，人事檔案的管理也由傳統(tǒng)的手工管理轉(zhuǎn)向了現(xiàn)代的信息管理，這種高效的管理模式已成為企業(yè)人事檔案改革的一個重要趨勢。

二、企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的必要性

人事檔案信息管理主要是將現(xiàn)代信息技術(shù)引入檔案管理工作，管理檔案信息的相關(guān)內(nèi)容，為管理者提供更好的服務(wù)。人事檔案信息管理將靜態(tài)檔案管理轉(zhuǎn)化為動態(tài)檔案管理，促進(jìn)了檔案管理的發(fā)展。

（一）檔案管理現(xiàn)代化要求人事檔案管理的信息化

目前，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息的內(nèi)容更加豐富多樣，信息抽取和傳播的速度不斷加快，人類正逐漸進(jìn)入信息時代。為了適應(yīng)時代發(fā)展的需要，檔案管理也要改變原有的管理模式，朝著信息化的方向發(fā)展。因此，人事檔案信息管理是適應(yīng)時代發(fā)展的產(chǎn)物。

（二）檔案管理信息化客觀上要求室藏人事檔案數(shù)字化

人類正逐漸進(jìn)入信息時代，各行各業(yè)的發(fā)展都受到影響。檔案管理正朝著信息化、數(shù)字化的方向發(fā)展。人事檔案信息化管理有效地提高了管理效率，通過信息技術(shù)收集、收集和篩選一些紙質(zhì)文件信息，以存儲不同形式的數(shù)字存儲，占用空間少，方便、快捷、易于管理。

（三）檔案管理的發(fā)展要求電子文檔管理信息化

目前，有關(guān)人事檔案管理的一些服務(wù)實(shí)現(xiàn)了信息化和現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變，計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的綜合應(yīng)用，使人事檔案的相關(guān)信息得以保存。電子文檔，滿足信息時代的需要。同時，計(jì)算機(jī)電子文件的管理形式具有紙質(zhì)文件管理的無可比擬的優(yōu)勢，存儲容量大，信息抽取效率高，大大提高了人事檔案管理的效率。

（四）檔案管理信息化有利于開發(fā)利用檔案信息資源

人事檔案管理在很大程度上可以為人事變動和人力資源管理提供更好的服務(wù)，信息技術(shù)的發(fā)展給人們帶來了極大的便利，改變了檔案管理傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的形式，進(jìn)一步拓展了檔案的內(nèi)容和范圍。為適應(yīng)當(dāng)前社會檔案工作的新要求，人事檔案管理模式應(yīng)從傳統(tǒng)的單一管理模式逐步轉(zhuǎn)變?yōu)槿轿弧⒍鄬哟巍⒍鄬哟蔚臄?shù)字化管理模式，為發(fā)展提供更便利的條件。

三、企業(yè)人事檔案信息化管理存在的問題

（一）信息化管理缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)

信息管理最重要的特點(diǎn)就是要有統(tǒng)一規(guī)范的管理?xiàng)l件，只有建立一套規(guī)范、完善的管理體制，才能實(shí)現(xiàn)單位和個人人事檔案的共享與交換，從根本上體現(xiàn)信息信息的基本價(jià)值。雖然許多企業(yè)都實(shí)現(xiàn)了檔案信息化和電子化，但還沒有制定出一套完整、統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。一些企業(yè)仍沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式。

（二）人事檔案管理利用價(jià)值有限

檔案管理的目的是通過管理向人事部門提供基本信息，使企業(yè)更好地利用人才，加強(qiáng)企業(yè)的整體建設(shè)，合理管理檔案，有效調(diào)動員工的積極性。企業(yè)員工的工作，通過企業(yè)的合作來實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息的價(jià)值。傳統(tǒng)人事檔案管理只注重企業(yè)人事檔案的管理，常年存放在文件柜中。

（三）管理模式落后

首先，傳統(tǒng)企業(yè)的檔案管理模式仍處于手工或半手工安排的階段，這種管理模式在信息時代存在一些缺陷。其次，這種管理模式也是對人員的考驗(yàn)，因?yàn)樗鞘止ね瓿傻模詴黾庸ぷ鲝?qiáng)度和浪費(fèi)時間。可見，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能滿足當(dāng)前信息化建設(shè)的需要。此外，還有一些單位，雖然已經(jīng)將信息進(jìn)行了電腦歸檔，但是記錄的方式僅是對基本信息的分類，沒有將實(shí)質(zhì)性的變化錄入電腦。

（四）人事檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高

在人事檔案的管理中，很多單位的檔案管理人員都不是專業(yè)出身，文件的整理來自于自己的理解和工作經(jīng)驗(yàn)，沒有深入的分析和探索文件內(nèi)容，缺乏計(jì)算機(jī)操作技能。在信息管理工程中，管理人員需要具備足夠的專業(yè)素質(zhì)和扎實(shí)的專業(yè)知識，以加強(qiáng)企業(yè)的信息化管理。

四、企業(yè)檔案信息化管理的意見

（一）現(xiàn)階段更新管理的設(shè)備及加強(qiáng)技術(shù)學(xué)習(xí)

企業(yè)要想提高檔案管理信息化水平，不僅要提高檔案管理的重要性，還要保證工作所需的物質(zhì)因素。因此，企業(yè)檔案管理必須創(chuàng)新觀念，引進(jìn)新思路，進(jìn)行檔案管理，推進(jìn)信息化進(jìn)程。在實(shí)際操作過程中，企業(yè)首先要更新相關(guān)設(shè)備，增加足夠的資金引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備和優(yōu)良的技術(shù)。企業(yè)引進(jìn)優(yōu)秀技術(shù)時，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，對原設(shè)備進(jìn)行升級改造。在信息管理工作中，應(yīng)引進(jìn)更多的高新技術(shù)，充分利用高新技術(shù)，提高檔案信息管理的績效。

（二）要注重檔案管理的安全機(jī)制

員工檔案信息管理的建設(shè)需要建立相應(yīng)的安全機(jī)制，企業(yè)應(yīng)建立相應(yīng)的規(guī)章制度，完善現(xiàn)有的檔案信息安全體系。文件信息必須復(fù)制備用，提高文件存儲的安全性。同時，檔案管理人員也需要具備一定的職業(yè)道德。管理者應(yīng)樹立安全管理意識，抓好學(xué)習(xí)安全技能工作。在展開檔案的信息管理中，必須有效地利用現(xiàn)有的互聯(lián)網(wǎng)工作，消除潛在威脅，保證網(wǎng)絡(luò)安全的在線使用，以避免人員檔案信息從另一部分的攻擊中泄露或篡改。另外，企業(yè)文檔管理人員還需要做好計(jì)算機(jī)安全保護(hù)工作，文件存儲要使用專用計(jì)算機(jī)，并將紙張存儲和計(jì)算機(jī)存儲分開保管，以保證文件信息的安全完整。

（三）組織專業(yè)的企業(yè)文檔管理人員

目前，企業(yè)檔案管理是一個高度專業(yè)化的文獻(xiàn)信息建設(shè)系統(tǒng)工程。文檔管理員需要具備相應(yīng)的專業(yè)知識。由于計(jì)算機(jī)的普及和成熟，數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化和各種軟件系統(tǒng)的應(yīng)用，檔案人員需要更高的專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。過去，紙質(zhì)檔案只停留在文本中，不能滿足當(dāng)前檔案信息管理的實(shí)際需要。

（四）提高領(lǐng)導(dǎo)的業(yè)務(wù)水平

由于社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，管理人員的管理水平有待提高。企業(yè)文檔管理方式導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展模式未能適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展階段。因此，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)要結(jié)合社會制度的發(fā)展現(xiàn)狀和要求，制定發(fā)展戰(zhàn)略，保證檔案管理措施的及時更新。相關(guān)管理人員需要及時了解檔案管理的最新技術(shù)和理念，保證人事檔案管理工作的順利進(jìn)行。同時，要做好人事經(jīng)理和財(cái)務(wù)經(jīng)理的管理工作，了解相關(guān)的法律法規(guī)，通過先進(jìn)的政策和知識，對企業(yè)的核心控制進(jìn)行培訓(xùn)，從而提高企業(yè)人事管理的效率和質(zhì)量。此外，企業(yè)還需要把人事管理的根本性設(shè)施做好，以保證人事管理的根基設(shè)施建設(shè)的力度，建設(shè)檔案專有管理室，并使用特有的保護(hù)方法，最終能有效地提升企業(yè)檔案保存的工作質(zhì)量。

五、結(jié)束語

綜上所述，人事檔案在企業(yè)的管理和未來發(fā)展中起著重要的作用。人事檔案管理工作的改革與創(chuàng)新，應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，兼顧人事檔案管理的影響因素，結(jié)合信息技術(shù)和手段，逐步提高人事檔案管理工作的水平，科學(xué)合理的人事檔案管理能夠促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營的全面建設(shè)和發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]于洪英.加強(qiáng)企業(yè)人事檔案信息化管理的幾點(diǎn)思考[J].化工設(shè)計(jì)通訊，2017，43（04）：251-252.

[2]安榮革.企業(yè)人事檔案信息化管理的實(shí)踐及思考[J].中國管理信息化，2017，20（14）：158-159.

[3]汪友波.企業(yè)人事檔案信息化管理的思考[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2017（10）：26-27.

[4]高峰珍.大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)人事檔案信息化的研究[J].江漢石油職工大學(xué)學(xué)報(bào)，2018，31（02）：101-102.