淺談航空企業(yè)聲像檔案現(xiàn)狀及利用研究

章怡驊

【摘 要】隨著中航珠海基地的發(fā)展壯大及基地內(nèi)航空單位的合并，并且在公司已經(jīng)承接并完成了國家重大項目的情況下，管理人員要面對聲像檔案管理的現(xiàn)狀，集思廣益，隨時進(jìn)行工作調(diào)整，提出策略，擴(kuò)大聲像檔案的管理與使用范圍，讓企業(yè)員工們真正了解到聲像檔案對于他們工作的意義。本文就針對現(xiàn)階段工作，找出問題面對檔案信息化的趨勢，如何將聲像檔案做到全面公開進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)對策。

【關(guān)鍵詞】聲像檔案；標(biāo)準(zhǔn)；檔案員；利用

這里聲像檔案主要是指在公司在企業(yè)經(jīng)營中包括照片、錄音、錄像等形式形成的、有保存價值的、輔以文字說明的歷史記錄。因為聲像檔案重要性，再加上同時收集范圍廣、涉及人數(shù)多、整理耗時多等原因，需要管理人員耗費精力和足夠細(xì)心，強(qiáng)烈的責(zé)任心和較強(qiáng)的專業(yè)性才能勝任此工作，而且根據(jù)2018年國家檔案局的工作要點的要求，我們要把檔案功能從“存”到“用”的方向轉(zhuǎn)變，各部門配合靈活使用和宣傳聲像檔案的價值。

一、現(xiàn)階段聲像檔案管理存在的問題

（一）缺乏制度標(biāo)準(zhǔn)，具體的聲像檔案管理體系缺失、各部門溝通不暢

現(xiàn)階段聲像檔案管理依然參照的是原華南公司所頒布的規(guī)章制度，但如今機(jī)構(gòu)合并之初，還沒一個新的標(biāo)準(zhǔn)制度進(jìn)行規(guī)范，因此檔案人員只能兩步走，根據(jù)實際情況暫時參照兩套標(biāo)準(zhǔn)，邊摸索邊進(jìn)行資料整理，工作過程難免出現(xiàn)瑕疵。比如：企業(yè)從成立伊始所涉及到的活動、會議、領(lǐng)導(dǎo)來訪等新聞事件照片、錄像等資料不足或者缺失，或者不具備歸檔價值，新機(jī)構(gòu)材料歸檔范圍不清等等，人員在進(jìn)行檔案開發(fā)時中遇到種種困難，準(zhǔn)確性無法保障。

（二）聲像檔案利用率偏低

對于那些已經(jīng)審核合格并且進(jìn)行過歸檔的材料，被利用的頻率也是不高，聲像檔案主要記錄的是企業(yè)曾經(jīng)發(fā)展脈絡(luò)和重要事件，其利用性、重要性并不能馬上凸現(xiàn)出來，企業(yè)生產(chǎn)期間查閱量也不高，其中主要原因可能是員工對于檔案信息檢索方法和工具的生疏導(dǎo)致，經(jīng)常出現(xiàn)有人員不會運(yùn)用蘭臺系統(tǒng)查閱系統(tǒng)而直接向管理人員幫忙查找資料的事情發(fā)生；另外的原因就是檔案編研、利用等功能缺失，并且缺乏團(tuán)隊去了解企業(yè)實際情況對掌握的材料進(jìn)行針對性的編研開發(fā)；加之聲像檔案反映事件之間聯(lián)系不強(qiáng)，沒有統(tǒng)一性，造成材料較為零散，甚至出現(xiàn)錯誤。

（三）聲像檔案管理人員責(zé)任崗位混亂，執(zhí)行力不足

聲像檔案是一個長期細(xì)致的工作，檔案管理人員在工作中常常出現(xiàn)一個人要完成聲像材料的收集、編寫、立卷、審核、歸檔等工作，任務(wù)量大，在沒有工作B角進(jìn)行輔助的情況下，不能保障材料的準(zhǔn)確性。即使有其他檔案人員協(xié)助的情況下，材料進(jìn)行篩選和審核時，有時各個人員觀點不同，加上沒有相關(guān)指導(dǎo)和培訓(xùn)，也沒有明確相關(guān)責(zé)任和工作范圍，檔案管理工作易出現(xiàn)紕漏。同時檔案人員還停留在“存檔案”的階段，不能針對性地對重要事件的視頻、照片加以整理并進(jìn)行宣傳，各個事件就呈現(xiàn)出一種各自為政的狀態(tài)，長此以往就給工作的開展增添了障礙。

二、解決企業(yè)聲像管理缺陷的措施

（一）從實際出發(fā)，讓聲像資料歸檔、編研等工作標(biāo)準(zhǔn)化

任何工作都需要一定的標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理更是如此。現(xiàn)今各個部門要設(shè)立兼職檔案員處理各部門的資料整理歸檔，檔案人員在定期與他們進(jìn)行對接時，應(yīng)對材料的時效、時間范圍、事件、主題等有一定標(biāo)準(zhǔn)，對材料的數(shù)量、指向性有一個可以依據(jù)的參考樣式，讓對方根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)提供材料，雙方進(jìn)行交接工作時也有所依據(jù)。除此之外，不僅僅向黨群部門溝通，在聲像工作的細(xì)節(jié)方面，同一事件多渠道、多層次向各個部門進(jìn)行材料征集，比如各部門負(fù)責(zé)宣傳人員、兼職管理員收集材料，以點帶面，拓寬材料收集范圍，便于最終的檔案立卷歸檔。

對于檔案要提供利用功能，首先要扭轉(zhuǎn)人們心目當(dāng)中檔案編撰的觀念，聲像管理人員要以身作則，針對目前航空企業(yè)的要求，制定出一套可行性的編研標(biāo)準(zhǔn)。現(xiàn)如今最重要的是大事件的編纂，那所要做的是要確定團(tuán)隊，了解企業(yè)現(xiàn)階段情況，編寫提綱，確定責(zé)任人，明確團(tuán)隊人員工作職責(zé)、范圍，材料數(shù)目、確定主題，篩選材料標(biāo)準(zhǔn)，編寫內(nèi)容等等的標(biāo)準(zhǔn)，做好標(biāo)準(zhǔn)制定指導(dǎo)作用。

（二）提高檔案人員素質(zhì)、提高執(zhí)行力和創(chuàng)新性

如果要營造一個良好的聲像檔案運(yùn)行系統(tǒng)氛圍，檔案人員必須嚴(yán)格要求自己，明確聲像檔案工作的初衷，以身作則，從心里認(rèn)知到聲像檔案的重要作用。及時向其他單位負(fù)責(zé)人傳達(dá)提交聲像檔案的標(biāo)準(zhǔn)和重要性，督促他們遵守管理制度，提交照片、錄音錄像等材料時要合乎流程標(biāo)準(zhǔn)，及時找到最合適的材料。在聲像材料的全工程就按照流程進(jìn)行，制定模板，審核，簡化流程，及時與其他部門溝通，在流程的每一個環(huán)節(jié)認(rèn)真仔細(xì)，只有檔案人員認(rèn)真仔細(xì)的自律，才可以逐步影響到其他人的意識。

檔案人員也要有創(chuàng)新意識，在檔案編研時，選好主題，挖掘企業(yè)聲像檔案內(nèi)在的價值和文化，以飛機(jī)型號研制、宣傳航空文化為核心，利用所擁有的照片、視頻、音頻，多方協(xié)作，建立檔案品牌，面向企業(yè)內(nèi)、甚至面向社會傳播檔案的編研成果，表明檔案特別是聲像工作的重要性和意義

（三）定期整理檢查聲像檔案，查缺補(bǔ)漏

整理是檔案查找利用的前提，在網(wǎng)絡(luò)蘭臺系統(tǒng)運(yùn)用于聲像檔案管理之后，分類編撰工作仍然是檔案檢索重要的環(huán)節(jié)之一。因此，要進(jìn)行聲像檔案的分類，首先要注重聲像材料整體性，關(guān)注它們形成的部門、階段、事件、載體等因素。分類時，現(xiàn)制定方案規(guī)定類目，針對聲像檔案，可以指定年份分類法或者對象分類法，特別是后者，根據(jù)企業(yè)實際情況，其中以重大型號、航空文化分類為主，時間分類為輔。

那些已經(jīng)歸檔的資料要定期進(jìn)行檢查和統(tǒng)計，對于因為年份早而造成材料缺失，應(yīng)盡可能向企業(yè)員工收集，如果是年代較近的，應(yīng)保證歸檔的材料準(zhǔn)確性、數(shù)量，在收集到更好地反映主題的材料時，要及時補(bǔ)充和更換；同時要審核標(biāo)注圖片、錄音錄像中的時間、地點、主題、人物等信息，必要時對這些材料進(jìn)行簡述進(jìn)行說明。

（四）建立檔案檢索系統(tǒng)，加強(qiáng)聲像檔案傳播運(yùn)用

現(xiàn)在在檔案信息化、數(shù)字化趨勢下的聲像資料包括照片、錄像等都以電子化形式存儲在蘭臺系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，便于下載或者網(wǎng)頁查閱。檔案管理人員應(yīng)經(jīng)常要和蘭臺系統(tǒng)管理人員溝通，完善檔案檢索語言，對已經(jīng)整理好的聲像資料進(jìn)行分類儲存，增強(qiáng)他們的可查閱性，比如，可以將數(shù)據(jù)庫中的資料整理成集，提煉主題詞、做成目錄等，用于指導(dǎo)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、文化建設(shè)、員工活動等；或者業(yè)務(wù)性搜索，像設(shè)立企業(yè)型號生產(chǎn)、開發(fā)、銷售、展出等一系列事件專題庫。

除了被動地由企業(yè)員工或其他相關(guān)人員查找材料，檔案員還應(yīng)該每年年中，按照國家標(biāo)準(zhǔn)，遵照保密制度，在企業(yè)內(nèi)部向員工開發(fā)上一年公司新聞事件及重大事件，做成短片或者圖片相冊等形式，在規(guī)定時間內(nèi)利用多媒體、比如微博微信、vr等手段進(jìn)行發(fā)布；或者向企業(yè)員工多多宣傳檔案檢索的好處、查閱方法、實用性；在開放的過程中，及時收集反饋信息。

聲像檔案的管理和利用是一個系統(tǒng)性的工作。聲像檔案的管理從開始制定規(guī)則、材料收集、篩選、編纂、立卷、開發(fā)利用得得環(huán)節(jié)都需要一整套良好的運(yùn)行過程，所以在此過程中，建立起較好的組織管理體系，培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人才、培養(yǎng)企業(yè)聲像材料保管意識，規(guī)范檔案交接流程等等都是我們需要努力的方向。

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