數字化辦公室管理模式在醫院行政管理中的應用

張鳴宇

【摘 要】隨著時代的發展，科技的進步，數字化時代的到來，人們的生活簡化了許多，醫院的行政管理已逐漸變成數字化辦公室管理模式。論文主要對數字化辦公室管理模式運用于醫院行政管理進行簡要分析，提出當前存在的一些問題，并給出合理性建議。希望可以推動醫院行政管理應用數字化辦公室管理模式的發展。

【Abstract】With the development of the times， the progress of science and technology， the arrival of the digital age， people's life has been simplified， and the administration of the hospital has gradually become the mode of digital office management. This paper makes a brief analysis of the application of digital office management mode in the administration of hospital， puts forward some existing problems at present and gives some reasonable suggestions. Hoping to promote the development of the application of digital office management mode in hospital administration.

【關鍵詞】醫院行政管理；數字化；辦公室管理模式

【Keywords】 hospital administration， digitalization； office management mode

【中圖分類號】R197.3 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2018）06-0021-02

1 引言

隨著時代的發展，科技的進步，數字化時代的到來，人們的生活簡化了許多，醫院的行政管理已逐漸變成數字化辦公室管理模式。數字化辦公室管理模式能夠對醫院的管理模式進行全方位提升，從而使醫院在醫療服務、醫療技術、醫療教學以及行政管理等多個方面提高自身的核心競爭力[1]。數字化辦公室管理模式就是應用計算機網絡技術以及通訊技術，對醫院各個部門病人的信息進行收集、共享、處理、儲存，使得醫院對病人的信息掌握得更加精確，同時，病人也可以在網絡上對自己的病情加以了解。數字化辦公室管理模式使得醫院以及病人對病情的掌握更加詳盡，同時提高醫療效率。

2 數字化辦公室管理模式應用于醫院行政管理的作用及現狀

2.1 數字化辦公室管理模式應用于與醫院行政管理的作用

數字化辦公室管理模式擁有實效性、信息便捷性、宣傳性的特點。數字化辦公室管理能夠對資源進行共享，同時也可以在緊急情況下與他人進行相互交流溝通，當有緊急情況時，可以通過網絡進行信息發布，并對問題進行解答，可以節約大量的時間，提高醫療服務以及工作效率質量[2]。醫院中的數字化辦公系統的建立有助于文件、信息的歸類以及儲存。傳統方式的文檔查找、歸類容易遺失，而且儲存的方式受到環境限制，但是數字化辦公系統中信息的查找、歸類、檢索、儲存都極其便捷，同時醫療患者也可以通過網絡對自身病情加以了解，不會存在遺失的問題，還可以通過網絡進行查詢或者對醫生進行咨詢，節約時間，提高效率。在醫療的宣傳上也可以利用數字化辦公系統的廣泛傳播性得到很大的提升。同時也能夠通過對數字化辦公室模式的利用，可以將醫院與世界相互聯系，是實現學術無國界的有效措施，不僅可以通過網絡對世界醫療學術動態進行了解，還可以相互進行學術探討，相互取長補短、共同進步，并且還能夠廣泛吸納人才，起到良好宣傳的作用。

2.2 數字化辦公室管理模式應用于與醫院行政管理的現狀

當前的醫院辦公現狀是醫療人員與其他部門的資源無法進行整合，對于數字化辦公系統沒有完全發揮其作用，只停留于文字方面的處理，沒有做到物用其值。這是由于醫護人員與行政人員的休息制度不同所導致的，醫護人員采取的是輪休制度，而行政人員則是公休制度，這就導致信息資源無法及時的進行共享、統一整合，導致在進行信息整理的是夠花費大量時間進行重復工作。

首先，在交流溝通方面應用比較廣泛[3]。在提供信息幫助中節約大量的時間，例如醫院行政安排、會議交流、學術講座等，既做到信息宣傳的廣泛性，又為醫護工作人員創立了便捷的條件，特定的相關工作人員可以通過網絡進行信息的下達，這也提高醫院工作人員的工作效率。各種信息也可以通過網絡進行資源共享，如遇到罕見病例、新型醫療技術的發展、醫療熱點新聞的探討等，各個醫護人員可以通過網絡進行問題、思想的交流探討，再通過各自實驗將相互交流結果進行驗證。因此，數字化辦公體系的建立為醫療事業做出巨大貢獻，讓醫療事業的發展不再受到時間與空間上的局限。

其次，在業務管理方面，數字化辦公室管理模式也極為普遍。例如對公文、檔案的管理以及對考勤、薪酬的匯總等，利用數字化辦公體系能夠使得總結出的文件一目了然，讓醫護人員對工作內容清晰的進行匯總，讓辦公變得更加快速、便捷，體現出了數字化辦公的實效性、便捷性。

最后，醫護人員的個人辦公能力也得到了有效的提升。文檔的管理變得更加便利，可以合理的對自己的工作內容用進行安排，規劃自己的工作時間，讓自己的時間更加具有規劃性、科學性[4]。

3 醫院行政管理應用數字化辦公室管理模式中的問題及解決方案

數字化辦公室管理模式的應用是醫院行政管理的發展必然，但是，醫院行政管理過程中仍然存在一些問題。

首先，數字化辦公系統的建立意味著數據、資源的共享，并非傳統管理模式對文件資料做好保護即可。數字化辦公室管理模式要將網絡安全以及信息資料做好相應的網絡保護措施，將核心內部資料與外界局域網絡進行隔離，并保證隔離系統安全性有所保障，提高防火墻等級，對可信任網絡于可以網絡進行分離，保證技術資料以及內部資料的封閉性[5]。

其次，傳統辦公模式由于是紙質文件資料，存在信息的丟失情況，數字化辦公室模式也存在相應的狀況。計算機、手機、網絡也會由于關機、斷網、死機等故障導致信息數據的丟失。因此，這就要求醫院在進行數字化辦公室管理模式的應用時要對數據進行必要的相關技術處理，醫療人員也要養成及時對數據信息進行備份的習慣，同時也要對數據的備份、儲存工作進行升級，讓數據擁有可恢復性以及可查詢性。

第三，數據信息的安全性還有待加強。數字化辦公室管理模式下，重要信息的更改權限、查閱權限都要有指定人員才能夠進行操控，否則，很容易被他人修改或刪除某些重要信息或者重要資料。

因此，當涉及到機密文件、內部核心資料、重要信息等信息的傳輸、儲存事項，要對數據進行加密處理，嚴格防止數據的修改、刪除、拷貝等，同時，對此類數據文件進行權限等級控制，不同級別的人員擁有不同的查詢閱覽權限，嚴禁身份權限的相互交換，系統根據相關設定對省份進行識別，以最初的權限設定級別進行不同的數據閱覽級別，從而對醫院的重要資料進行保護，防止違法情況的發生。

最后，在電子印章的真實性上也存在嚴重問題。傳統辦公模式是對相關重要文件進行蓋章、簽字、手印等方式來保證文件的有效性，但是在數字化辦公室模式下，無法通過印章、簽字這些方式來保證數據信息的有效性。因此，以《電子簽名法》作為法律依據，為數字化辦公室模式打下有法可依的良好辦公環境，防止部分人士為了部分利益鋌而走險，為數字化辦公室模式的發展掃清了障礙。

4 結論

數字化辦公室管理模式就是應用計算機網絡技術以及通訊技術，對醫院各個部門的病人的信息進行收集、共享、處理、儲存，使得醫院對病人的信息掌握的更加精確，同時，病人也可以在網絡上多自己的病情加以了解。數字化辦公室管理模式使得醫院以及病人對病情掌握得更加詳盡，同時提高醫療效率。本文主要是對數字化辦公室管理模式運用于醫院行政管理進行簡要分析，提出當前的網絡信息安全、數據丟失、數據安全性能以及電子印章真實性問題，并給出合理性建議。希望本文對醫院行政管理應用數字化辦公室管理模式的發展起到借鑒作用。

【參考文獻】

【1】高軼欣，仲西瑤.基于數字化辦公室管理模式對醫院行政管理的應用[J].自動化與儀器儀表，2017，15（7）：169-170.

【2】李想.淺析數字化辦公模式在醫院行政管理工作中的應用[J].人力資源管理，2014，21（7）：270-272.

【3】張澄橙.數字化時代下醫院辦公室檔案管理模式的構建[J].信息記錄材料，2016，17（4）：82-83.

【4】鄒明超，姜翠玉.數字化時代下醫院辦公室檔案管理模式的構建研究[J].經濟管理：文摘版：2014，17（26）00182-00182.

【5】許揚，馬衛星.數字化管理在醫院檔案管理工作中的應用研究[J].辦公室業務，2014，14（23）：157-157.