大數據時代政法干警人事檔案管理探微

趙子墨 林華東

近年來，為了適應政法體制改革和檔案管理模式轉變的需求，培養和建設一支正規化、專業化、職業化的高素質政法干警隊伍，政法系統堅持政法干警人事檔案管理工作走科技強警之路，同時充分發揮大數據信息技術和警務人事檔案數字化的作用，警務效能得到進一步提升，政法干警人事檔案管理信息化水平有了大幅提高。

一、政法干警人事檔案管理的基本情況

人事檔案是政法干警個人成長歷史的真實記載，是選拔任用和管理監督干部的重要依據。人事檔案是“集中反映個人經歷、品質才學、工作表現的歷史記錄，凡是記錄個人經歷及其社會實踐活動，反映個人政治面貌、思想品質、業務能力、工作業績、技術專長、學術水平、獎懲情況等方面的人事材料，都屬于人事檔案的收集范圍。”[1]目前，從存儲介質區分，政法干警檔案可劃分為紙質檔案和電子檔案兩種類別。

紙質檔案主要是指每位干警都有一個獨立的紙質檔案正本，按照檔案整理要點分類裝訂入冊。電子檔案是指在檔案管理系統中輸入每位干警的各類信息，其內容均來源于紙質檔案，電子檔案信息為警銜系統、警務人事系統、公務員信息系統、黨員信息系統等各類系統提供了準確和便利的檢索條件。

人事檔案主要是以個人作為立卷的單位，通常都是采用每人一卷的方式建立個人檔案。政法干警的人事檔案也是如此，他們的人事檔案按其內容一共可以分為十大類。通過查閱政法干警的人事檔案，可以更好地全面客觀了解與掌握其工作與學習的歷史狀況，為將來的選拔任用提供基礎性的檔案資料依據。

政法干警的人事檔案信息化系統是連接紙質檔案和公務員信息系統、黨員信息系統、警務人事系統、警銜系統等各種常用系統的紐帶。作為信息最全面最準確的警務人事系統，為目前警務效能的提升提供了便利，系統中每位干警的信息包含了基本情況、學歷、簡歷、家庭成員以及社會關系、年度考核、銜稱信息、職務子集、培訓信息等等，這些信息的準確性均來源于檔案管理系統。

以“職務子集”為例，這項內容在檔案管理系統里對應的是職務變動，上面涵蓋了任職時間、免職時間、任職單位職務、任免職文號、職級，所有檔案在職務變動情況里形成電子文件。查詢和核對信息時無需再翻閱紙質檔案，入職以后的所有信息都會一目了然，和職務子集逐條呼應，這為職務調整、晉升、工資晉級、警銜晉升等都提供了基礎數據。再比如，每位政法干警的基本信息，特別是我們常說的“三齡兩歷”，這是檔案審核的重中之重，年齡正確與否直接影響到退休時間。以某單位為例，在2015年做的全國干部人事檔案專項審核中，按照《全國干部人事檔案專項審核工作實施方案》（組通字[2014]32號）要求，共排查出十多位干警的年齡出現問題，并及時作出了核實與修正。

二、大數據下的人事檔案管理系統的特點及優勢

大數據條件下人事檔案管理系統的特點主要表現在：

一是人事檔案的數字化存儲。在大數據時代，“網絡將成為檔案利用的重要手段，通過網絡提供檔案利用服務，就必須實現館藏檔案的數字化。”[2]政法干警人事檔案的信息化過程，是將不同的檔案數據信息用文字圖形等諸多方式進行外顯，借助電腦編程進行讀取和識別，并進行相關有效整合，生成個人的人事檔案數據庫信息，實現人事檔案分類的系統化與信息化，以便于檔案查詢和檢索。

二是人事檔案的網絡化傳輸。人事檔案的內容借助數字化的網絡傳輸工具，可以較好地實現數據信息網上傳遞與交流，成功跨越了時空限制，有效地連結了檔案信息提供方、存儲方和使用方，在快速的檔案信息傳遞過程中，能夠有效發揮信息數據的利用績效，較好地提升警務管理的效能。

三是人事檔案的智能化查詢。警務人事檔案實施計算機大數據管理以后，將檔案信息進行數字化存儲，統一錄入到警務人事系統的數據庫之中，這將為今后查詢與檢索警務人事檔案提供了非常便捷的通道；此外，警務人事檔案實施計算機大數據管理后，還會大大地減少檔案室手工檢索的時間、降低勞動強度、極大提升人力資源管理的工作效率。

通過上面我們對大數據條件下人事檔案管理系統的特點的描述可以看出，在大數據條件下計算機人事檔案管理系統具有明顯的優勢。

第一，它有利于提高檔案管理效率，降低管理成本。傳統的人工操作，存在易出錯、難保管、查詢方式繁瑣、耗費人力物力等問題，難以達到高效率的人事管理工作要求。而使用大數據計算機的人事檔案管理系統能夠快速地處理大量的數據，在處理檔案信息時具有絕對優勢。傳統的警務人事檔案在保存載體方面基本是采用紙質材料，這就導致了其成本高，占據的空間較大，長期保存所需的物理條件也十分苛刻，而運用計算機大數據進行檔案的保存，其成本則遠遠低于傳統的紙質文檔。

第二，它有利于拓展檔案信息形式，提高數據利用率。“隨著檔案信息化建設步伐的不斷加快，檔案數據也由原來的單一形式向電子文件、影像、音頻、多媒體等全方位拓展，數據存儲量也以幾何級方式不斷增長。”[3]建立了人事檔案的數字化管理系統之后，對大量的人事檔案數據進行比較分析、甄別遴選就會非常簡單，而當這種新型的檔案資料數據關系模式建構以后，必然會導致傳統的檔案資料由紙質檔案向音視頻等多媒體擴展，極大地提高了整個數據的利用價值，將原來“死檔”變為“活檔”。建立云檔案平臺后，在云檔案平臺上可以根據涉密等級，為不同職務、不同職級的政法干警設置不同的管理權限，使其瀏覽與之對應的電子檔案，從而大大提高了檔案信息的利用率。

第三，它有利于領導科學決策，提升服務質量。在政法干警提拔任用過程中，上級領導往往需要匯集相關人員的全面信息。傳統的紙質檔案，往往被動地呈現出單一的信息鏈，而通過警務人事檔案管理系統就能夠提供全面的人員基本信息、歷年獎懲考核情況以及日常履職表現，可以通過該系統靈活篩選信息，充分發揮檔案工作價值，為領導選拔任用干部便捷地提供參考依據。

第四，它有利于降低檔案存儲風險，提高檔案存儲的安全性。傳統的紙質文檔在傳輸過程中，存在著損毀、遺失、泄密等風險，即便存儲在專用檔案室中，也會受到火災、地質災害等威脅。在云檔案平臺數據信息安全的保障方面，“云檔案平臺采取了多種安全技術控制書庫的存儲、訪問、傳輸和利用，確保這些檔案信息的完整性、保密性。”[4]大數據、云計算下的警務人事檔案管理系統為了保障平臺上數據信息的安全，往往也會采取多種安全技術證書來控制存儲、訪問、傳輸和利用，確保警務人事檔案信息的完整性與保密性，甚至對這些檔案信息進行兩套平臺的存儲和備份，一套數據存儲于資源庫中，而另一套則存儲于應用庫中，兩套系統同步備份和更新，確保檔案信息的安全。

三、大數據時代警務人事檔案管理面臨的問題

隨著信息社會的飛速發展，警務人事檔案管理也要改變其傳統的手工編制作業等落后方式，迎接信息技術革命的挑戰，在其轉型過程中必然會面臨以下諸多問題。

1.原始檔案不真實、可靠性飽受詬病。目前的紙質檔案整理都應該嚴格按照將來要掃描成電子檔案的模式來進行，屆時將全面實現干部人事檔案信息化。2009年7月，中共中央組織部印發了重新修訂的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，此后，又于2010年1月27日，專門組織召開全國組織系統信息化建設工作座談會，會議明確要求必須繼續抓好干部檔案的內容建設，更好地服務于干部人事工作。可是，現在的干部檔案卻存在諸多不真實情況，履歷造假、學歷造假、年齡造假屢見不鮮，因此，要持之以恒地抓好干部檔案的審核工作，對干部檔案涂改造假等不正之風應該制定操作性更強的懲治辦法，建立保證干部檔案質量的長效機制，從源頭上確保檔案信息的真實可靠。

2.檔案管理部門專業人員的業務素質有待提高。從各個單位招錄的檔案管理人員的專業而言，極少有與檔案管理相關的，即便是現在從事檔案管理的工作人員，大多數也是兼職，沒有經過專業的培訓，導致很多的檔案管理人員在最初開始從事此項工作時，無法快速適應崗位要求，或多或少地影響了工作效率，在一定程度上阻礙了檔案信息化管理工作的開展。信息化的檔案管理需要具備較強的現代信息技術知識素養，具備利用現代信息技術對傳統檔案信息進行處理的能力。因此，現有的檔案管理人員只有不斷提高業務技能，才能滿足大數據時代對檔案管理人員的要求。

3.人事檔案管理的技術手段薄弱。政法干警的人事檔案管理系統在信息化建設中普遍存在著認識理念的偏差和管理技術手段相對落后等現象。受到傳統觀念固化的影響，從事政法干警人事檔案管理的工作者對信息技術在人事檔案管理中的重要作用認知不到位，總認為人事檔案管理工作只要做好檔案的移交、編目立卷、入庫、查閱等工作就算完成任務，沒有看到數據庫信息技術在人事檔案管理中的強大功能。這與政法干警人事檔案的數字化信息技術建設要求還有較大的差距，更遑論政法干警人事檔案管理技術的創新。

4.檔案管理信息化的規范性與安全性脆弱。一方面，安全性是人事檔案管理的第一要求。計算機配置系統與網絡運行中的多種風險都會對人事檔案管理的信息安全帶來隱患，如果人事檔案信息管理工作人員缺乏安全意識，更會加速人事檔案信息安全問題的爆發。另一方面，規范性也是人事檔案管理工作的重要要求。人事檔案的種類紛繁復雜，而政法系統各個單位都有自己的人事檔案歸檔方法，無論是管理標準還是管理的形式都不統一，嚴重阻滯了人事檔案管理的信息化進程。

四、完善大數據時代政法干警人事檔案管理的對策建議

隨著科技的進步以及干部人事管理工作的需要，對政法干警人事檔案進行信息化管理是今后政法干警人事檔案管理工作的必然要求。在大數據時代背景下，要完善提高政法干警人事檔案管理工作需要從以下幾個方面精準發力：

第一，強化“大數據”“云計算”的管理理念，加速數據資源融合。人事檔案是政法系統檔案的重要組成部分，全面記錄了政法干警的基本信息。要求檔案管理人員打破傳統的管理理念，樹立敏銳的檔案管理意識，把干警信息與人事管理以及警務效能的提升有機結合起來，在實現資源有效合理配置前提下，全面推動政法系統政治工作和隊伍建設的順利開展。比如，針對警銜晉升干警開展培訓方面，在確定好上課時間、地點以后，就可以通過警務人事系統數據進行信息篩選，一方面可以將符合晉升條件的人員篩選出來，另一方面可以依據課程學分和已訓課程，科學設置本次培訓的班次和培訓課程，為干警的內部教育培訓提供準確的決策依據。

第二，構建大數據綜合應用平臺，實現警務人事管理的集約化。“檔案的信息化管理是現代信息技術時代的必然趨勢”。[5]在當前政法系統人事檔案管理中，未能將干警的日常考勤子系統、表彰獎勵子系統、績效考核兌現子系統與人事檔案系統并聯，干警的休假審批、呈報表彰、績效評定無法實現信息互動，仍然要靠重復錄入甚至是紙質文檔的逐級審批，極大地影響了警務效能的提升，與當前大數據時代的信息應用普及極不相稱。因此，要構建真正的大數據管理平臺，將政法干警的個人檔案信息全部放在這個平臺上，實現警務人事綜合信息的有效整合，且有利于個人信息的縱向對比，從而使政法干警隊伍建設更加科學化。

第三，明確數據管理目標，統一數據標準。“制定和實施檔案工作標準和規范是檔案工作現代化的需要，是提高工作質量和效率的需要。”[6]在大數據時代，對數據的運用應該搞清從大數據中要獲取哪些方面的內容，從而設立一個明確的數據管理目標。目前，政法系統在創建干警人事檔案過程中，尚未建構出相對統一的標準，評估的指標體系也沒有明確定位。因此，需要對干警的人事信息大數據結構進行解讀，制定出相對統一的人事檔案評估指標體系，防止政出多門、各行其是。比如分析干警隊伍工資歷年來的漲幅變化情況，就要先設置一個普遍標準來規范干警個體的工資數據，然后通過整合分析進而準確掌握歷年來的工資變化幅度和趨勢方向，為對干警的激勵工作打好基礎。

第四，積極探索政法干警的檔案數據分析方法，提升檔案管理質量。政法系統的檔案管理機構要積極尋求大數據開發公司的支持，對政法干警人事檔案進行數據資源的挖掘、分析、應用，在提升政法干警檔案管理質量的同時，也有利于提升政法干警隊伍的管理水平。例如，通過對干警“八小時”以外的數據進行分析，可以全面了解干警的“生活圈”和“社交圈”，做到防微杜漸；通過分析干警的日常考核扣分、宿舍和工作地點出入記錄等，可以預測干警履職的風險點，以利于有效給予提醒并防范；通過分析干警的休假情況、食堂消費卡的使用情況，能夠了解哪些干警存在生活困難，進而更好地開展特困幫扶工作。另外，干警身體健康、心理健康、社保情況都可以移植到人事檔案系統中，通過信息公司的技術支持，更好地服務于政法干警隊伍保障工作。

*本文系國家社科基金青年項目“百年中國城鄉規劃法律問題研究”（13CFX035）和江蘇省社會風險評估與治理法治化研究基地部分研究成果。

參考文獻

[1]肖秋惠.檔案管理概論[M].武漢：武漢大學出版社，2009：256.

[2]黃世喆.檔案管理學[M].北京：高等教育出版社，2016：168.

[3]黃正鴻.云計算在檔案信息化領域的應用啟示[J].中國檔案，2011（5）：61- 63.

[4]連伊娜.廣東省高校檔案信息化建設中的云計算應用[J].蘭臺世界，2017（16）：40-42.

[5]王慧.有關監獄檔案信息化管理的問題及其措施探究[J].辦公室業務，2015（19）：38.

[6]李山菊.淺議檔案信息化管理工作的問題與對策[J].機電兵船檔案，2014（01）：83-84.