高校預科教學檔案管理的精細化過程與便捷化途徑的技術層級探析

周建瓊 熊岸楓

【摘 要】高校少數(shù)民族預科教學檔案管理的精細化過程與便捷化途徑，是檔案管理工作鏈上的重要環(huán)節(jié)。文章從高校預科教學檔案管理精細化過程與便捷化途徑的技術層級和預科圖示等方面，對其客觀存在的基本流程、特殊性及技術層級進行探討。

【關鍵詞】教學檔案；精細化；便捷化；技術層級；圖示

【中圖分類號】G647.24；G271【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2018）07-0162-03

高校少數(shù)民族預科教學檔案管理的精細化過程與便捷化途徑，是檔案管理工作鏈上的重要環(huán)節(jié)。筆者根據(jù)多年在預科部的檔案管理工作經(jīng)歷，對其客觀存在的基本流程、特殊性及技術層級進行分析與探討。

1 高校預科教學檔案管理精細化過程的技術層級

教學檔案管理精細化觀點的提出，并非針對高級層次的技術攻關，而是為基礎管理的建設與研究梳理脈絡。就檔案管理研究來說，在前人汗牛充棟的成果與文獻中，所謂的創(chuàng)新空間已經(jīng)十分有限，精細化過程即為力求解決“為研究而研究”的老生常談怪圈。無論是廣義還是狹義，宏觀還是微觀，從一般到具體，檔案管理研究都應該在已有權威論斷和科學成果的指導之下完成各有所需的形而下建設，而不是為了功利目的無病呻吟地寫出形形色色的劣質(zhì)文章，因為這樣往往得不出實質(zhì)性意義的形而上成果。

高校少數(shù)民族預科部與常規(guī)四年制教學板塊相比，確實存在明顯的不同之處，其教學檔案管理工作具有自身的特殊性，但同樣適應精細化過程的各項指標與條件。檔案管理優(yōu)化升級，在基礎層級是一套專屬性“加減法”，后續(xù)工作主要是保持和調(diào)整，因為已有成果完全能夠滿足工作需求。筆者在高校少數(shù)民族預科部工作多年，摸索出一套行之有效的教學檔案管理精細化過程的技術層級框架。

1.1 基礎教學過程中各類材料的檔案化凝練與管理

基礎教學過程具有直觀性、豐富性和非確定性的特點，對其進行檔案化提煉需要一定條件。首先是感性過程的文字記錄形成。它需要檔案建設者進行定向調(diào)研，并創(chuàng)設記錄材料的生成渠道，除了建檔者自主撰寫外，還務必搭建由當事各方自覺生成材料的平臺或者環(huán)境，以充分體現(xiàn)客觀公正，同時也保障了檔案化的可持續(xù)性。其次是遴選或者篩查機制的剛性存在。它需要具備良好的檔案學科研視野和學術能量，通過對大量已成文案的材料進行歸類，迅速去偽存真、去粗存精，提升檔案的可靠性。再次是檔案化過程的層級建設及其保存制度。檔案化凝練與管理要求精煉高效，大量的單元工作僅為條目性的簡練記錄，對查詢者的時效性太長。比如，基礎教學過程當事人在多年后需要查詢相關記錄，僅有條目難以獲取完整的佐證。如果在建檔之初，就形成責任明確的分級分層保存渠道，那么檔案就能經(jīng)得起時間考驗，能夠為查詢者及相關工作提供更好的支持。同時，這種以分工協(xié)作為特征的制度環(huán)境又能積極促進基礎教學過程中各類材料的檔案化凝練。

基礎教學材料的檔案化凝練是教學單位最為核心的工作，同時也是一項十分繁瑣復雜的“細致活”，需要付出大量時間和努力才能形成檔案凝練的運作鏈條。因此，僅憑一兩個專職或兼職崗位人員來做，很難達到預期效果，它需要整個基礎教學過程的當事人和相關參與者共同建設，才有可能達成檔案化凝練與管理的良性循環(huán)，實現(xiàn)服務教學、助力專業(yè)學科建設與人才培養(yǎng)的重要目標。

1.2 教學研究與教學檢查過程中各類材料的檔案化凝練與管理

教學研究與教學檢查的材料檔案化凝練有兩種不同情況：一是有些高校的少數(shù)民族預科部師生人數(shù)較多，根據(jù)實際工作需要發(fā)展成預科學院，其基本建制與常規(guī)的教學系部差不多，根據(jù)課程的相近原則建立起了教研室。教學研究與教學檢查活動一般都具有規(guī)模效應，對相關材料的檔案化需要有更細致的分析與梳理，它考驗檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。如果存在某一環(huán)節(jié)上的疏忽或失誤，就會對整個過程的檔案化凝練產(chǎn)生不良影響。二是在規(guī)模較小的少數(shù)民族預科部配置相應的教研組。在這樣的單位，人數(shù)雖然不多，但常規(guī)工作一件都不會少，教學研究與教學檢查過程形成的材料都值得珍視和提煉。

教學研究除了篩選可以量化的材料外，還要對教學研究活動予以特別關注。在一年制的預科教學單位，教學研究成果的連續(xù)性往往不是通過師生寫了多少文章、做了多少課題來完成，而是通過一個又一個年份的數(shù)學來印證，其靈活性與亞穩(wěn)定性正是其價值所在。

1.3 圍繞教學需要的各類軟硬件建設材料的檔案化凝練與管理

預科部的常規(guī)教學中，需要用到實驗室時，通常采取與其他常規(guī)教學系部的共享實驗室的方式，不會單獨設置。在硬件建設的檔案材料凝練和整理中，應注重使用情況及成果的產(chǎn)生過程與結(jié)果，與兄弟院系的教學互動也是一個考量指標。

因課時、交通等制約，預科部的田野教學往往采取統(tǒng)一安排、集體行動的方式，比如愛國主義教學基地建設、少數(shù)民族文化體驗園建設等。這方面的材料一般不會太復雜，所涉及的基礎設施共建（校方與地方）和經(jīng)費開支的情況要上升為制度依據(jù)，以便規(guī)范化并具有參照性，充分體現(xiàn)預科辦學的效益性。只有形成檔案材料后，才可以經(jīng)得起時間的檢驗。具體活動的成效作為常規(guī)考量的要件，檔案化凝練勢在必行。

1.4 重大教學目標或重大教學標準化體系建設過程各類材料的檔案化凝練與管理

在一年制的教學框架內(nèi)，雖然重大教學目標或重大教學標準化體系建設的情況不常發(fā)生，但是如果面臨規(guī)模改制或者接受高級別的綜合檢查，如此層級的工作必然步入進程。在重大教學目標或重大教學標準化體系建設啟動之初，要密切跟進檔案凝練。對于參與進程的每一個當事人，除了即時性的實體工作之外，同時也是該項實體工作的檔案材料及時生成與搜集整理的第一責任人。圍繞著重大教學目標或重大教學標準化體系建設的繁雜工作，單靠一兩個檔案工作人員來跟進是不現(xiàn)實的，必須人人參與，共同建設，才有可能保證檔案凝練過程的客觀真實性和完整性。

2 高校預科教學檔案管理便捷化途徑的技術層級

在教學檔案管理精細化過程中，便捷化途徑是一個水到渠成的基礎工作。從觀念到操作各個環(huán)節(jié)如果都能以形而下的技術細節(jié)完成有序、有效的整體聯(lián)動，那么檔案管理者再也不用糾結(jié)于千篇一律的理論總結(jié)，而是專注于工作環(huán)境的改良，此時教學檔案管理的服務性本質(zhì)以常規(guī)建設要件的面貌呈現(xiàn)，它的重要價值才真正落到實處。筆者以為，高校預科教學檔案管理作為一種功能性的手段和結(jié)果發(fā)生作用，同樣來自于科學的技術層級。

與上述檔案化凝練過程相適應，首先開展服務于基礎教學過程的便捷化建設。要讓繁瑣的檔案管理工作實現(xiàn)便捷高效，建檔之初就避免將一切工作推給電腦的做法。電腦和互聯(lián)網(wǎng)空間發(fā)展起來以后，很多人無論是辦實事還是寫文章，都要通過電腦和互聯(lián)網(wǎng)空間來開展信息平臺建設。但在實際工作中，卻沒有清晰的思路。如果要檢查其成果，有的人就給輸出幾張表格，一大堆數(shù)字后面根本沒有具體的空間數(shù)據(jù)鏈接，完全體現(xiàn)不出檔案化的凝練，產(chǎn)生不了任何檔案價值。事實上，基礎教學檔案異常豐富，即使做了空間數(shù)據(jù)鏈接，也只能記錄材料的時間、方位、影響力評價和時效性。如果要將浩如煙海的材料通過影音、圖片、文字的途徑存放于電腦或互聯(lián)網(wǎng)，費時費力，在教學單位專職檔案人手不多，各類材料的密級、重要程度不高的情況下，如此費盡周折與效益難成正比。便捷化不是將所有材料一覽無余地展現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)，否則會帶來泛檔案化的材料信任危機，這不僅涉及互聯(lián)網(wǎng)的安全問題，還會涉及權威考核體系問題、檔案來源及生成管道問題，以及事后論證、政策變遷連帶復評和補充建設等一系列問題。因此，高校預科教學檔案管理離不開檔案室的硬件建設。

有了強大的硬件支撐，檔案管理便捷化建設就具備了關鍵條件。數(shù)據(jù)化不是電腦的專利，它們可以用經(jīng)久耐用的材料制作成標牌，鑲嵌在檔案室大門內(nèi)面，所到之處，一目了然。密級較高的檔案指示標牌，則固定放在只有檔案管理者才能觸及的地方。所有這些，都省去了通過電腦查找的過程。電腦作為一種工具，最大的作用是備用、備忘，它替代不了實體工作的可靠性功能。

檔案室硬件建設完成后，接下來的工作迎刃而解。服務于教學研究與教學檢查過程的便捷化建設、服務于圍繞教學需要的各類軟硬件建設（含實驗室建設、見習基地建設等）過程的便捷化建設、服務于瞄準重大教學目標或重大教學標準化體系建設過程的便捷化建設等環(huán)節(jié)的工作，雖然過程各異，但在建成檔案后具有同一性。它們各自的密級和重要性，是根據(jù)單位總體建設的需要和檔案管理者的專業(yè)敏銳度而形成的。

3 高校教學檔案管理精細化與便捷化技術層級的“預科圖示”

高校教學檔案管理精細化與便捷化的技術層級是一種客觀必然的工作需要和科學規(guī)范，它的系統(tǒng)性與舒適度可以通過圖示的方式概覽。本文設計的是四年制常規(guī)教學系部的檔案生成與管理路線圖（如圖1所示），并將其定義為“基礎模式”。

少數(shù)民族預科部教學檔案管理的效能性過程存在與常規(guī)四年制教學板塊不太相同的地方，形成特定的“預科圖示”。該圖示是在“基礎模式”圖示的架構上形成的，具體內(nèi)容包括“基礎模式”+（少數(shù)民族預科部生源材料檔案化+民族政策與招生制度材料檔案化+少數(shù)民族預科部學生畢業(yè)與分流材料檔案化+少數(shù)民族預科部學生分流到常規(guī)教學系部后的表現(xiàn)材料檔案化+少數(shù)民族預科部學生分流到常規(guī)教學系部后再回到預科部協(xié)助相關工作的材料檔案化+少數(shù)民族預科部學生分流到常規(guī)教學系部畢業(yè)后的去向材料檔案化+少數(shù)民族預科部學生分流到常規(guī)教學系部畢業(yè)后在工作崗位的突出業(yè)績材料檔案化+少數(shù)民族預科部學生分流到常規(guī)教學系部畢業(yè)后再回饋母校的材料檔案化）。

兩個圖示相比，“預科圖示”中的基本要素與“基礎模式”圖示之間的區(qū)別比較顯形，“預科圖示”主要涉及“少數(shù)民族”這一個關鍵要素。高校人才培養(yǎng)與國家大政方針密不可分，對于少數(shù)民族的政策扶持，教育權利的保障從來都是不可或缺的重要環(huán)節(jié)，而少數(shù)民族預科部則更進一步強化了這種環(huán)節(jié)建設。所以，少數(shù)民族預科部的材料檔案化過程，應該充分體現(xiàn)這一特色。

4 結(jié)語

高校預科教學檔案管理的精細化過程與便捷化途徑的技術層級并非刻意主觀臆造，它是保障教學主體健康有序運行的機制性需要，是常規(guī)教學工作成果完整性、一般性固化的必要手段和基本渠道。本文所述技術層級的構想，始終將關注焦點鎖定在具體操作和基礎實踐的層次，規(guī)避了空乏其詞和抽象理論。主要目的是讓創(chuàng)新建立在實實在在的技術實戰(zhàn)基礎上。當然，由于筆者才疏學淺，關于預科教學檔案管理的精細化過程與便捷化途徑的技術層級這樣的重大議題，只能淺嘗輒止，借此拋磚引玉，期待更多妙文良策，開創(chuàng)一個更好的將來。

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[責任編輯：陳澤琦]