文書檔案管理工作探討

楊春娟

摘 要：文書檔案是機關事業單位進行科學管理、經營決策、問題處理、信息交流、研究開發等活動的重要載體，為領導決策提供了科學依據。所以，在新形勢下，文書檔案管理工作應突破傳統，改變陳舊的觀念和行為，創新管理方式，采用規范化和標準化的工作方式，提高文書檔案管理的現代化水平，以適應新時期檔案事業發展的需要。

關鍵詞：文書檔案；信息化；檔案管理

一、傳統的組卷方法操作無標準，隨意性大

傳統的案卷管理，組卷既要合理又要兼顧特征間的關系還要保持文件之間的相互聯系，將單份文件進行整理，最組組成案卷。不同的立卷人會有不同的組卷效果，同一人在不同時間對同類文件也會有不同的組卷結果。同樣，在擬寫案卷標題時，同一案卷不同的人擬寫效果會不同，而同一人在不同時間，即使是同一案卷所擬寫的案卷標題也會不同。要做到如實表述卷內文件所包括的問題又不超過規定的字數，確實不容易。組卷質量好壞取決于立卷人的業務水平。正因為它沒有公認、可靠的標準，所以在實際工作中存在很大的隨意性。

二、傳統的案卷整理重保管輕利用

案卷整理需要經過相關文件的分類、組卷、擬寫案卷標題、裝訂直至入庫上架有多道工序，需要花費很長時間，尤其是對案卷的外觀要求過高。片面強調案卷的整齊美觀、厚薄尺度、結實程度；且裝訂不壓字跡、不礙翻閱；紙張要求規格大小一致，對大小不一的要求粘貼裱糊；裝訂采用三孔一線打結法，費時費力，手工勞動繁重。使檔案人員長期埋頭組卷，將大量時間耗于整理裝訂上，而不是用于檔案的研發，由于重保管輕利用，造成工作周期長、效率低，對提高檔案的管理效率和開發利用并沒有很大的幫助。

三、傳統的“案卷級管理”存在的缺陷

案卷是以“卷”為單位將卷內所有的文件裝訂在一起的，其缺陷表現為：

（1）不便利用、不便保密：利用者需要案卷內的其中一份文件或是同一問題的幾份文件時，如若復印：裝訂太厚，容易折壞案卷；如若借走：需將整卷借出，利用者可以看到該案卷中的其他文件。

（2）不便插卷：插卷是歸檔部門不可避免的補救措施，遇到文件漏交而該年度的檔案已歸檔完畢，就需要插卷。遇到需要插卷時，操作起來很繁瑣，不方便。

（3）不便于檔案的鑒定。實際工作中會遇到這種現象：一個案卷中的幾份文件為遷就其中的一份帶密級的文件而將整個案卷往密級規定上靠，影響了其他文件保管期限的鑒定。

四、信息化環境下加強文書檔案管理的對策

計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數據的現代先進工具，是檔案管理現代化、科學化的必備工具之一。而一些人單純地認為只要有錢購到微型電子計算機、縮微機、復印機等的現代化設備，就能實現檔案管理的現代化、科學化。殊不知，電子計算機作為真實歷史的記錄工具，要求輸入的各項原始數據必須是準確而科學的，若輸入的是“垃圾”，則由此而輸出的是殆其“更高級”的“垃圾”。因為計算機是靠人操作的，而人是有思想的，人的知識水平有差異的。近幾年我在從事文書檔案工作中，深刻體會到擁有現代化設備的管理者，必須以“誠”為己任，科學地處理好信息與數據的收集、整理的關系，并使其符合計算機工作的技術要求。這就是說檔案管理的科學化和現代化，始終依賴于檔案工作人員的思想意識、知識結構和操作技能等基本功。這是檔案管理現代化的前提條件。因此，只重視硬件投入，不重視軟件建設的想法和做法都是不對的。必須盡快地為這支隊伍培養既懂專業知識，又懂信息技術，具有綜合工作能力的信息專業人才和新型的高層次管理人才，這是信息時代對文書檔案工作提出的新挑戰。檔案是社會文明進步的階梯。傳統的文件處理工作與檔案管理工作是分開的，兩者分別負責文書處理工作和檔案管理工作，以立卷歸檔為界面，文件在歸檔前屬文書部門管理，歸檔后屬檔案部門管理。在這種體制下，文件在兩個相對封閉的系統中分開運行，文書處理和檔案管理各自為政，致使檔案質量得不到可靠的保證，檔案資源也不能充分發揮作用，出現了文書部門文件收集不全、檔案部門收集檔案不全、業務部門利用檔案不全的惡性循環。隨著計算機在公文處理、檔案管理中的運用，產生了“文檔一體化”的管理形式。近幾年我在從事文書檔案工作中，通過對各部門檔案的整理，學習有關檔案知識、數據庫管理知識等，運用先進的計算機檔案管理軟件，在操作計算機的過程中，體驗到“文檔一體化”的優越性，這是提高檔案管理質量和工作效率的有效途徑，體現了社會的文明和進步。

（1）縮短了文件歸檔的運作周期，簡化了工作流程。采用了以“件”這單位的管理方式，無須組卷、擬寫標題、粘貼裱糊、剪裁裝訂等一系列的工作，只要在每份文件上加蓋“歸檔章”，然后再填寫“歸檔章”上的各項內容，明顯縮短了歸檔時間，提高了歸檔效率，節省了大量的人力物力，大大減少了檔案人員的手工勞動，即使需要再加工，也不存在拆卷問題，直接按件剔除事補充即可。

（2）取消卷皮、卷內文件兩級目錄，簡化了編目要求。節約了成本，節省了時間。

（3）便于確定保管期限。

（4）便于利用：由于檔案是以“件”為單位，在提供利用時，無論是復印、掃描等都不須拆卷；如若利用者需要用原始檔案作依據和憑證需要借用某份文件，可以直借用。

檔案是由文件轉化而來的，文件是檔案的起點。現代信息的形成，亦起始于陳舊的、傳統的文書處理部門的立卷工作。單位的種種文件，有上級頒發需執行的，或由單位發行的各種標準、規章制度等法規性文件；有單位總體計劃或規劃、開發計劃、項目生產質量計劃、財務計劃等計劃性文件；有年度和月度工作總結、單項性工作總結、調查報告等總結性文件；有各類計劃指標、技術指標、各類命令、工作指示等批示性文件。還有憑證性文書材料、會議材料、會議記錄、單位的重大決議及證件性文書資料、勞資人力資源資料及分散、散失的各類資料，無不是先經文書、檔案人員之手，按檔案信息管理標準化（檔案信息采集標準化、檔案信息存貯標準化、檔案信息管理標準化、檔案信息網絡標準化、檔案信息管理軟件標準化等）的有關規定，收集整理、分別歸檔立卷處理后方可輸入、掃描至微機。即是將單純的文字載體變成數字信息，存儲在計算機中。所以，檔案信息存儲的數字信息化，雖意味著對傳統檔案存儲方式的根本變革，但文書工作仍是實現資料管理信息化的前提和基礎性工作。這也是文書立檔工作的歸結。由此來看，要實現“文檔一體化”管理，就必須打破狹隘的文書、檔案“互不干涉內政”、各自獨立發展的觀念，樹立整體與局部相結合的一體化思想，把檔案工作的重心轉移到文件信息的整個運作中，統一制度，統一管理，確保文件、檔案信息的完整、系統、準確與充分利用。因此，檔案工作者要和文書工作者相互配合，協同工作，在文件的形成、管理和檔案的管理、利用中發揮自己的聰明才智。這也是信息時代的對文書、檔案工作者的基本要求。

參考文獻

[1]儲蕾.簡單·實用·高效——文書檔案管理流程優化的幾點思考[J].山西檔案，2010，（06）

[2]王玉寶.加強電子文件在檔案管理工作中的作用[J].中國商界（上半月），2010，（12）

（作者單位：渠縣水土保持局 ）