新時代下高職院校檔案信息化建設的問題與對策研究

蒙曉瑩

【摘 要】文章通過分析新時代下檔案信息化建設的內涵，探討高職院校檔案信息化建設中存在的主要問題，針對存在的問題提出了相應的對策建議。

【關鍵詞】高職院校；檔案信息化；問題；對策

【中圖分類號】G270.7 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2018）05-0224-02

高職院校檔案是學校的核心資源，完善的檔案管理可反映學校的管理水平、科技成果、財務狀況等重要內容。高職院校檔案是學校管理水平、辦學特色、發展軌跡、文化積淀等各方面的重要體現，是學校發展的印記和見證材料，是學校發展的歷史沉淀精華，更是學校長期的發展中形成的一筆不可取代的寶貴財富，在高職院校發展中起著至關重要的作用。國家檔案局局長李明華指出，目前我國檔案信息化建設取得了新成果，下一步將著力提升檔案信息化應用層次。他強調，要實現這個新目標，必須不斷加強檔案數字化，促進檔案信息資源共享利用，打破檔案信息孤島，實現檔案資源跨門類、跨領域、跨地域的整合，不斷豐富檔案信息化內涵[1]。因此，在新時代下，實現檔案信息化建設，更好地提升檔案的服務能力，顯得尤為重要，這既是信息時代背景賦予檔案工作的新的使命，也是擺在我們面前的一項艱巨的挑戰。

1 新時代下高職院校檔案信息化的內涵

《黨的十九大報告》指出，我國步入了融合創新、智能引領的教育信息化新時代。我們的新任務是加強資源的開發、應用和服務，實現信息化創新發展，全面推動教育現代化。傳統的檔案保管是以紙質實體保管模式為主，然而在信息時代的大環境中，高職院校發展過程中對檔案的利用需求與高職院校目前檔案管理水平及其提供服務利用能力之間的矛盾，成為檔案工作的主要矛盾。要想解決這個主要矛盾，我們必須以檔案信息化為抓手，對檔案信息資源進行開發利用，并為用戶提供服務，從而實現以檔案數字化和向社會提供服務為重點的新的檔案保管模式[2]。新時代賦予高職院校檔案信息化建設的內涵應是以數字化校園網絡為基礎平臺，以信息技術為手段，目的是實現檔案信息資源的獲取、共享、利用，實現傳統檔案管理向數字化、網絡化、開放化和智能化管理的大轉變。

2 新時代下高職院校檔案信息化建設中存在的主要問題

2.1 對檔案信息化建設的理解不到位

首先，對檔案信息化的認識存在誤區，大多數高職院校管理者和檔案管理人員只認識到狹義上的檔案信息化建設就是檔案的電子化和數字化，混淆了檔案數字化、網絡化與檔案信息化之間的含義。其次，對檔案信息化工作缺乏系統的管理，部分高職院校的檔案信息化工作往往只局限于檔案管理部門或幾個主要部門，與學校的其他信息資源部門如圖書館、網絡信息管理部門，以及校外其他檔案信息機構缺乏信息互通，把檔案信息化當做檔案管理部門的信息化。再次，檔案管理部門為了實現檔案工作的現代化、信息化，過多地把注意力放在實體檔案數字化的速度、數量等表面工作上，忽視了更應該注重的質量問題。紙質文件和電子文件都是檔案的前身，對文件質量的把控直接關系到所形成檔案的質量。電子文件在形成過程中的標準和要求，文件形成后的收集、整理、歸檔的過程缺乏系統的質量控制，檔案工作停留在接收檔案、建立檔案、管理檔案上。檔案信息未被作為信息資源加以利用，致使檔案信息資源無人問津，成為被保管在檔案室的“死檔”，無法發揮其根本的利用價值[3]。

2.2 對檔案信息化建設的過程管理不到位

一是缺乏有效的宏觀調控與過程控制。學校的管理者、檔案管理者對檔案信息化建設的認識過于片面，在學校整體的發展規劃中，不夠重視檔案信息化建設，檔案信息化建設缺少人力、物力、資金、技術、政策等各方面強有力的后盾。二是缺乏體系化的目標管理，高職院校制定的整體規劃目標與細化的目標之間存在錯位現象，發展過程中各目標階段的工作實施無法接軌，違背了可持續發展的原則[4]。三是違背了檔案管理的“前端控制”和“全程管理”原則，宏觀調控這雙隱形的手沒有伸到檔案從形成前到形成后的管理上來，無法有效確保檔案信息的真實性、完整性和有效性。

2.3 對檔案信息化建設的數據安全保護不到位

新時代下，在大數據環境中，網絡信息數據丟失、被盜竊、篡改等問題層出不窮。成熟的信息技術、完善的網絡軟硬設施及專業的技術服務，是檔案信息資源安全、可靠的保障。此外，部分高職院在檔案信息公開利用時不注意對保密信息加密，導致涉密信息泄露的問題日益突出。電子文件存在著內容易更改性、數據易丟失性、與載體相分離的特殊性，導致了電子信息存在易復制、易篡改、易丟失等不安全因素，而目前仍無健全、完善的法律法規依據可供給鑒定電子檔案真實性、可靠性、安全性、有效性，這是檔案信息化建設的又一難題。

2.4 對檔案信息化建設的復合型人才的保障不到位

人才資源短缺是高職院校檔案信息化建設的瓶頸。我國信息化人才壓力大，而檔案信息化技術型的人才更是嚴重緊缺。由于社會環境特點、檔案行業的財政狀況、工作條件及行業特點等各種因素限制，大多數檔案工作人員非科班出身，檔案專業知識匱乏，信息化技術力量更是薄弱，且因工作待遇低、發展前景較差，造成了人才流失嚴重的現象。檔案信息化工作要求高，任務重，檔案工作人員需要能夠立足于學校實際，應用數據庫等技術對學校的檔案信息化建設工作作出實際規劃及制定項目的設計建設方案，并組織各項工作的實施開展，對信息化系統進行科學管理，確保數據庫、網站、軟件系統、設備等安全、穩定地運行。檔案信息化建設是一項新的挑戰，曾經適應于傳統的實體檔案管理模式的人才現在已經難以跟上以信息技術為關鍵手段的檔案信息化建設的發展步伐，因此復合型人才的缺失嚴重制約了檔案信息化建設的發展。

3 新時代下高職院校檔案信息化建設的對策建議

3.1 充分認識檔案信息化建設的重要性及內涵

只有深入認識檔案信息化建設的重要性、價值、意義，學校管理者才能站在改革與發展的高度上重視檔案的建設，改變管理理念和方式，加大人力、物力、財力等各方面的投入，給予強有力的支持和保障，推動檔案事業的發展。檔案管理部門還應提升檔案管理意識及管理能力，根據國家檔案管理的相關規定和標準，研究制定并完善符合自身特點的規章制度，保證檔案管理活動的有序進行；檔案管理者只有深入理解檔案信息化建設的內涵，才能正確掌舵，把握信息化建設工作的發展方向，確保檔案信息化工作在正確的軌道上，高水平、高質量地實現可持續發展。

3.2 有效地提高檔案規范化管理水平

大多數高職院校對檔案信息資源的管理水平不高，甚至缺乏統一的規范化管理標準，產生的電子文件、紙質文件等檔案資源質量較差。檔案管理部門沒有遵循檔案工作的“前端控制”和“全程管理”的原則，對學校的檔案管理實施宏觀調控，提高管理的規范化，提高檔案資源的質量及水平。高職院校應建立健全與學校實際相匹配的檔案管理規章制度，規范學校公文的處理，確保所形成的檔案的質量，確定檔案的歸檔范圍、保管期限、分類方案等，規范化管理檔案電子文件的整理、組成、歸檔和利用等工作和使用流程，從而對高職院校的檔案信息化進程形成高質量、規范化的管理。

3.3 全面應用先進技術，提升檔案信息數據庫質量，確保信息資源安全

檔案數字化是依托網絡技術、掃描技術、數據庫技術、存儲技術等，實現各種載體的檔案資源轉化為數字資源，以數據庫的形式進行存儲、管理，進而實現檔案信息資源網絡化、公開化，實現資源共享[5]。2017年8月的中國檔案信息化建設峰會以“大數據時代的檔案數據應用與安全”為主題，聚焦云計算、大數據等先進技術在檔案領域的應用與創新。信息技術是實現檔案數字化的手段，檔案數字化是檔案信息化的基礎工作。高職院校應開發出適用于本校的數據庫，加強文件目錄數據庫建設，采集文件級目錄數據，建立各類檔案目錄的數據庫，建設全文信息數據庫，使檔案信息資源開發利用服務能力不斷提高、質量日益提升，滿足學校發展過程中對檔案利用的需求[6]。同時，必須高度重視檔案信息安全問題。檔案管理者應嚴格執行相關法律法規，做好信息安全應急預案，防止數據丟失、失密、泄密事件的發生；做好數據庫、服務器、信息系統等的安全檢測和保障工作，制訂完善的安全監控及安全加固、安全維護方案；提高信息網絡安全意識，充分利用防火墻技術、殺毒軟件、網絡安全監測等網絡安全防護技術，加強網絡環境的安全性；加強對檔案工作人員的責任意識、安全意識和保密意識的教育[3]。

3.4 合理優化檔案信息化的專業隊伍建設

檔案信息化建設是為了實現檔案的利用價值。優化人才隊伍可更好地為檔案信息化建設服務。高職院校可以依托高等院校，積極對接引進集管理能力及信息化技術于一身的復合型人才。對檔案人員的繼續教育必須常態化、制度化、全員化，提供機會和平臺幫助他們學習新知識、新技術，拓寬知識面，優化知識結構，以適應新時代檔案事業發展的需求。高職院校還應積極邀請檔案信息化的專家，對檔案工作者進行業務培訓和繼續教育，提高檔案人員的綜合素質、服務意識及工作積極性，促進高職院校檔案信息化的發展與創新，為學校的發展提供更好的條件保障。

檔案信息化建設是新時代下檔案事業發展的必然產物。高職院校應利用新時代的新優勢，利用新思路、新途徑，充分發揮現代信息技術在檔案信息化建設工作中的作用，助推高職院校檔案信息化工作，實現檔案信息資源的開發利用價值，促進檔案事業的飛躍性發展。

參 考 文 獻

[1]吳佳佳.我國檔案信息化建設全面提速 著力提升檔案信息化應用層次[EB/OL].http：//www.ce.cn/xwzx/gnsz/gdxw/201612/25/t20161225_19082110.shtml，2016-12-25.

[2]童曉風.對高校科技檔案數字化建設的思考[J].檔案信息化，2006（1）：18-19.

[3]吳進.高職院校檔案信息化建設中出現的問題及對策[J].蘭臺世界，2013（4）：72-73.

[4]郭玲.數字化校園環境下高職院校檔案信息化建設研究[J].湖南環境生物職業技術學院學報，2010（9）：65-67.

[5]王磊，喬永會.高職院校檔案工作信息化建設的實踐及改進對策[J].黑龍江科技信息，2012（27）：138-139.

[6]周敬堂.高職院校檔案信息化建設之淺見[J].黑龍江史志，2010（15）：81-82.

[責任編輯：高海明]