企業(yè)物資采購管理中信息化的實踐探討

張敬柏

摘 要：隨著信息化技術在各個行業(yè)的廣泛應用，使我國各項經濟建設活動變得更快捷、更高效。戰(zhàn)略資源產業(yè)對我國的經濟貿易和綜合國力都有著重要意義，內部的物資采購管理模式也應當及時跟上時代腳步，進行創(chuàng)新和優(yōu)化，與信息化技術進行有機結合，提高物資采購管理的效率。

關鍵詞：企業(yè) 物資采購 信息化管理

中圖分類號：F713 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2018）08（c）-084-02

作為我國重要的戰(zhàn)略性資源，石油對我國經濟建設發(fā)展有著至關重要的作用，面對日益激烈的國際競爭，如何滿足實際的物質需求，在信息化發(fā)展時期的創(chuàng)新與改革尤為重要。石油企業(yè)的物資采購過程涉及到采購計劃、價格咨詢、物資的運輸采購和保管、發(fā)放領用等各個方面，是一個完整的系統(tǒng)流程。但在采購的過程中由于物資過多、數(shù)量較大，整個流程的信息有很大的波動性和分散性，在信息的及時共享、執(zhí)行和反饋這方面有很大的缺陷，如何建立通暢便捷的信息傳播渠道加快物資采購的效率是當前石油企業(yè)需要注重的問題。本文就此問題，在石油企業(yè)物資采購在信息化中管理的基礎中進行具體措施探討和管理方向的展望。

1 企業(yè)物資采購管理的現(xiàn)狀和信息化的優(yōu)勢

就石油企業(yè)物資采購管理的現(xiàn)狀而言，站在企業(yè)標準、行業(yè)標準和國家標準的基礎上，僅僅是制度層面的管理，沒有在整個物資采購管理流程上充分滿足管理的需求，在物資采購管理、計劃管理、價格管理、儲存管理上不能完善的對接和配合，沒有構建出科學的物資采購管理體系。

現(xiàn)如今各行各業(yè)的發(fā)展都離不開信息技術，引進強大互聯(lián)網傳輸信息的高效渠道和完善的綜合處理能力，逐漸形成了信息管理的新方式，正是石油企業(yè)物資采購管理的新方向。利用各種軟件和交流程序的互通，將各方的需求和意愿進行遠距離的信息傳遞，實現(xiàn)了石油企業(yè)的物資收集對比，對企業(yè)選擇合適產品和需求數(shù)量有著很關鍵的作用。同時對供應方和生產商在實際需求的供應量和需求量上的匹配沖突能更迅速的核對和解決，雙方能針對供求的障礙進行及時溝通，對現(xiàn)代化的物資管理有很大的便利性。

2 企業(yè)物資采購管理實現(xiàn)信息化的必要性

2.1 信息化是石油企業(yè)物資管理可持續(xù)發(fā)展的必然要求

由于石油物資采購涉及到采購計劃的編制、詢價、采購、運輸、儲存、發(fā)放和回收等環(huán)節(jié)，整個過程所涉及到的信息不僅分散，而且波動性大，如果還采用原始的處理方法和信息工具，已經無法滿足現(xiàn)實的需要。因此，實現(xiàn)物資管理信息化，充分利用現(xiàn)有資源，優(yōu)化業(yè)務流程，建立一體化、同步的物流供應鏈體系，逐步規(guī)范和共享，實現(xiàn)持續(xù)高效發(fā)展。

2.2 信息化是石油企業(yè)物資管理模式發(fā)展的重要推動力之一

當前，石油企業(yè)物資采購管理實現(xiàn)信息化，有效拓展了石油企業(yè)物資采購服務范圍，增強其現(xiàn)代服務內涵。數(shù)字化本身已成為油田企業(yè)信息化建設的戰(zhàn)略目標，并開始引領新時期石油行業(yè)信息化。可見，信息技術對石油物資采購管理更為重要。因此，企業(yè)應充分運用信息技術，對物資管理模式進行創(chuàng)新已經成為企業(yè)發(fā)展的重要推動力之一。

2.3 信息化是提升石油企業(yè)核心競爭力的需要

在石油物資信息化管理中，石油企業(yè)引入了人員素質綜合、管理過程標準化、基礎數(shù)據(jù)標準化和業(yè)務流程自動化等目標。在這一標準的指導下，可以逐步解決信息孤島問題，促進標準化統(tǒng)一與網絡平臺的集成工作，實現(xiàn)不同地區(qū)、不同系統(tǒng)之間業(yè)務數(shù)據(jù)的融合。企業(yè)也可以公平參與市場競爭，有助于推動國有服務企業(yè)公司制改革和建立現(xiàn)代企業(yè)制度。同時，企業(yè)還可以建立協(xié)調、高效、集成的電子商務應用系統(tǒng)，最終實現(xiàn)戰(zhàn)略、人力資源、財務、工業(yè)供應鏈、采購、庫存、運輸?shù)裙芾眢w系的整合，從而實現(xiàn)管理系統(tǒng)的整合，最終提高我國石油企業(yè)的核心競爭力。

3 企業(yè)物資采購管理中出現(xiàn)的常見問題

3.1 管理人員的不專業(yè)

在石油企業(yè)的物資采購管理中，由于部門較多手續(xù)較繁雜，還與財務部門和生產部門有重要的工作銜接，內容復雜，是一項技術含量較高的工作，因此對管理人員的專業(yè)能力和技術水平都有一定的要求。一旦有新人或者是其他部門的人員加入，對物資采購經驗的不足和缺乏，都會導致物資采購出現(xiàn)問題和漏洞。在與前線生產部門和后勤財務部門的溝通時，受傳統(tǒng)觀念和部門區(qū)別的影響無法達到交流的最大化，信息溝通不及時，也會導致物資采購管理出現(xiàn)偏差。

因此，對物資采購管理人員的技術水平和思想素質都要加強培訓和提高，要重視物資采購人員的專業(yè)技術水平，端正工作態(tài)度，保持耐心和責任心，避免出現(xiàn)損害石油企業(yè)利益的行為。

3.2 供求信息的不全面

石油企業(yè)在物資采購方面的需求是巨大的，對物資需求的種類也比較復雜，在供求方面問題較為突出是以下兩個方面：一個是供求雙方實際需要量與供應量的不匹配，造成前線物資缺乏或后勤部門物資積壓的現(xiàn)象；另一個是對供應商資料信息的不齊全，在采購過程中沒能足夠的調查了解多個供應商的推薦與質量，造成物資質量與要求不符。

在石油企業(yè)中，申請采購物資的手續(xù)是需要匯總向上級逐層審批之后，企業(yè)聯(lián)系供應商談好訂單后才能進行采購。但是在企業(yè)中的審批過程非常繁瑣，需要大量的時間，信息反饋的速度較慢，在等待的過程中也容易出現(xiàn)需求的增加或減少，與申報資料不匹配的情況。

3.3 管理制度的不完善

在激烈的市場競爭面前，一個科學的物資采購管理體系對于石油企業(yè)的發(fā)展十分重要，一個完善的采購渠道和管理體系能夠促進企業(yè)的發(fā)展，減少不必要的人力資源浪費。但在目前的石油企業(yè)中，多數(shù)出現(xiàn)了物資采購管理的不統(tǒng)一和采購渠道的不集中這兩個問題。

在物資采購的信息調查上，每個部門根據(jù)自身的需求進行物資申請，卻缺少一個統(tǒng)一、規(guī)范的專業(yè)采購形式，導致部分資源的重復采購，既浪費資金，又累加了庫存。而采購渠道的分散，是因為各個部門根據(jù)授權采取自由的采購方式，在采購物資的質量上也容易出現(xiàn)參差不齊的問題，影響石油企業(yè)的產品品質。由于采購渠道分散，采購方向不明確，不能形成集中的批量采購模式，拖累了石油企業(yè)的規(guī)模效益，影響企業(yè)發(fā)展的穩(wěn)定性。

4 物資采購管理的信息化應用對策

4.1 信息化物資采購管理的數(shù)字平臺

石油企業(yè)信息化管理的第一步就是構建采購管理平臺，石油企業(yè)要根據(jù)自身部門對物資的質量和數(shù)量需求做詳細記錄，將各個部門的材料使用情況記錄入檔，為日后物資采購的統(tǒng)計分析提供依據(jù)。同時要加強與生存前線的聯(lián)系，將生產前線與后勤部門的物資需求信息進行對接和整理，建立科學的反饋機制，防止出現(xiàn)庫存積壓或者物資缺乏的情況。

采購管理平臺建立，統(tǒng)計完企業(yè)內部的實際需求之后，要對供應商信息建立全面的檔案管理平臺。在采購物資之前，充分利用互聯(lián)網的優(yōu)勢對各個供應商的信息進行收集整理，在溝通的過程中記錄供應商的成交價格、物資質量、成交數(shù)量、發(fā)貨時間等各個指標，實現(xiàn)訂單管理平臺的系統(tǒng)化，完善物資采購關系的信息化模式。并根據(jù)訂單指標進行分析和研究，鎖定能夠長期合作的優(yōu)質供應商，為企業(yè)采購節(jié)省大量的時間精力，通過信息化的物資采購實現(xiàn)石油企業(yè)管理更加完善。

除此之外，采購管理人員還應當定期對市場上的物資信息進行研究分析，充分掌握物資的市場動態(tài)走向，為企業(yè)的采購做好科學的預測分析，爭取在最佳的采購時間和采購數(shù)量上進行采購，降低采購成本，使采購工作更加合理精準，為企業(yè)創(chuàng)造更多的經濟效益。

4.2 信息化物資采購的一體式管理

傳統(tǒng)的企業(yè)物資采購過程是安排各生產部門的人員去后勤部門領取物資，由于生產線的分散和需求上的差距，部門之間信息溝通少，對物資情況不了解，容易發(fā)生重復領用，導致其他部門加劇采購導致資源浪費的情況。

因此，石油企業(yè)必須加強采購一體化的信息管理，在企業(yè)內部設立物資供應站，與生產部門保持高度聯(lián)系，對各部門所有材料的需求進行詳細記錄和統(tǒng)一，通過制定分析圖表實現(xiàn)信息對比，保證物資管理圖表的可靠性和實時性。供應站根據(jù)圖表分析的實際需求進行采購和管理工作，在與各部門溝通交流后進行合理的物資分配，滿足各個部門的生產需求。在保障資源利用最大的基礎上，降低了生產采購的消耗成本，提高了企業(yè)的經濟效益，為企業(yè)的成本節(jié)約發(fā)揮了重要作用。

4.3 信息化物資采購管理的發(fā)展方向

現(xiàn)階段石油企業(yè)大多數(shù)都構建了貼合自身發(fā)展的企業(yè)信息化平臺，通過這一平臺將采購收集、訂單下達、庫存透明化的采購管理流程進一步完善，實現(xiàn)了企業(yè)物資采購管理的信息化，未來石油企業(yè)應該更深入發(fā)展信息化采購管理流程，將信息技術覆蓋到需求搜尋、報價對比、洽談合作、簽訂合同等各方面中。在管理人員方面，要建立嚴格的績效評估、人事錄用、專業(yè)培訓等機制，大力提高采購人員在采購運營中的專業(yè)水平和技術能力，能夠根據(jù)各類物資的市場特點進行科學的差異化分類和采購，并在采購管理中通過數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，為企業(yè)的發(fā)展提供更多新思想新服務。

5 結語

綜上所述，石油企業(yè)想要提高物資采購管理水平，就要跟隨現(xiàn)代信息化的角度，建立科學合理的信息化采購管理平臺，從管理體系到人員應用上多方面加強重視，不斷的跟隨科技和市場經濟的發(fā)展進行優(yōu)化和完善。在信息化采購管理平臺中解決物資管理的不明確問題，將信息技術與企業(yè)與物資采購有關的管理相融合，充分發(fā)揮信息化的優(yōu)勢為企業(yè)提供實時、可靠的動態(tài)信息，在采購過程中合理解決供求交流的問題，合理的預測市場變化，為石油企業(yè)物資采購管理提供更好的服務，加快我國石油企業(yè)的經濟效益發(fā)展，增強國家經濟和綜合國力的實力。

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