基于ERP系統環境下的企業內部控制研究

李燕

摘 要：隨著信息化技術在中國企業的實踐和運用，ERP系統在越來越多的企業內部控制中得到廣泛應用，目的在于規避風險，對企業進行高效管理和控制，實現企業的戰略目標。本文從ERP系統和內部控制的概念出發，研究在ERP環境下如何完善企業內部控制系統，對企業的內部控制管理提供建設性的意見。

關鍵詞：ERP系統 內部控制

中圖分類號：F270.7 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2018）08（c）-178-02

1 ERP系統概述

1.1 ERP系統的定義

ERP系統是企業資源計劃（Enterprise Resource Planning）的簡稱，是指建立在信息技術基礎上，集信息技術與先進管理思想于一身，以系統化的管理思想，為企業員工和決策層提供決策手段的管理平臺。其核心思想是供應鏈管理，它跳出了傳統企業邊界，從供應鏈范圍去優化企業的資源，優化現代企業的運行模式，反映市場對企業合理調配資源的要求。它對于改善企業業務流程、提高企業核心競爭力有顯著作用。

1.2 ERP系統的發展概述

ERP系統的發展經歷了四個主要階段，包括20世紀40年代的訂貨點法；60年代時段式MRP，也稱基本MRP階段；70年代的閉環MRP；90年代的ERP系統，最終發展成為如何有效運用和管理企業資源的管理思想。

1.3 ERP系統在企業管理中的優越性

ERP最大特色便是整個企業信息系統的整合，對企業的信息進行整合、實時、動態管理，通過模塊化的設計方式，提高企業數據儲存量和精準度，大力提升了企業對內外環境的應變能力。

2 內部控制概述

2.1 內部控制的概念

由美國注冊會計師協會、財務執行官協會、國際內部審計師協會、管理會計師協會組成的委員會（COSO）及美國會計學會發布于1996年修訂的綱領性文件《內部控制——整體框架》，應該是內部控制最為完整的概念表述，即：內部控制是由企業董事會、經理階層以及其他員工實施的，為相關遵循性的法律法規、經營活動的效率和效果、可靠性的財務報告等目標的實現而提供合理保證的過程。控制活動、風險評估、監控、信息與溝通、控制環境等五個相互聯系的要素組成了內部控制整體框架。

2.2 內部控制的發展概述

內部控制經歷了5個階段，包括20世紀30年代的內部牽制理論階段；20世紀40～70年代的內部控制系統理論階段；20世紀80年代末的內部控制結構理論階段；20世紀90年代的內部控制整體框架理論階段；21世紀初的企業風險管理整體框架理論階段。

內部控制的研究和實踐在我國起步較晚，直到2008年發布的《企業內部控制基本規范》，才算是建立了我國內部控制的基本框架并且明確了基本要求。

3 如何在ERP系統下，建立健全內部控制系統并有效運行

3.1 完善內部控制環境，為在信息化系統下建設內部控制制度創造良好的氛圍

控制環境是內部控制其他四個控制要素的基礎，在ERP系統下，內部控制的目標和基本要求并未發生改變，仍然是保障企業合法、合規經營，保衛資產安全保證財務報告及相關信息完整、真實，促進企業實現戰略目標。但內部控制信息的處理方式發生了很大的變化，向著更精確、更快速的方向轉變。

3.1.1 明確劃分責權利，為ERP系統下建立內部控制制度提供支持

企業的決策層、管理層、執行層在責權利上的劃分要明確、清晰，確保企業中各個成員知道其應承擔的責任以及所負責的活動；知道他們作出哪些行為能夠被接受、哪些行為不被接受。企業的高層給予ERP的實施充分的重視，并促使企業的組織結構向扁平化轉移，減少控制的層級。

3.1.2 加強員工培訓

ERP系統把員工從繁瑣重復的勞動中解放出來，但是人員的素質和技能會影響ERP系統的實施效果，需要對員工進行全面的培訓，在思想上樹立以ERP系統為核心的內部控制意識，消除部門之間的信息壁壘，提高信息內部流通速度并保持有效性；在技能上大力提升員工的業務素質，從而改善ERP的實施效果，使企業的經營決策更加高效和快速。

3.1.3 健全監督機制

為保證信息的有效溝通和內部控制的有力執行，應建立預算控制和內部審計相結合的監督機制，保證每個流程、每個崗位、每個員工都處在有效的監督之中。

3.2 加強ERP系統下管理層面的內部控制

3.2.1 企業戰略和組織結構的控制

ERP系統是針對企業整體開發的信息系統，將企業的整體流程都納于其中，實現了企業資金流、物流、信息流的整合，這需要結合企業的戰略規劃，對企業流程進行梳理和再造、對原有的流程優化；企業實現資源共享和統一管理。流程化能將控制責任落實到每個員工，最大限度的發揮員工的工作積極性和責任心，強調相互之間的合作；組織結構由金字塔向扁平化發展，控制的層級減少了，溝通更加簡單、快捷，管理更加高效。

3.2.2 企業文化的控制

ERP系統的實施需要對員工特別是核心管理層進行培訓，提高員工對ERP系統實施內控的接受度，同時讓他們了解ERP系統實施的詳細信息， 使他們具備實施ERP的基本操作技能，更好的實施信息化內部控制。各部門要打破條塊分割，實現資源共享，企業內部的合作更為緊密，信息傳遞更加及時、準確。

3.2.3 人力資源的控制

傳統的數據錄入方式為手工錄入，在ERP下系統會自動對數據進行記錄、儲存，數據庫中儲存的數據自動生成各類憑證、報表，傳統的紙質文件檔案越來越弱化，這種方式有很多的優越性，但系統內員工對數據篡改竊取的可能性大大增強，因此對企業的員工管理提出了更高的要求，企業應該建立定期評估、崗位輪換、職業培訓等制度，對人員的成績、表現、問題等進行考核，不僅要提高人員有的業務技能，還要培養員工良好的職業道德和工作態度，最大程度的發揮每個員工的積極性。對員工的角色和相應的權限有詳細的記錄和跟蹤，關鍵崗位的人員應簽訂保密條款，明確其保密法律責任。

3.3 加強ERP系統下業務層面的內部控制

（1）授權控制。

為保證企業的資金安全和效率，可引入電子支付銀行與ERP系統對接，在支付審批方面，采用分級授權管理方式，管理者可以在授權范圍內瀏覽相關信息，查詢供應商、客戶的資金來往情況，根據管理需要導出相關財務報表。

ERP系統要嚴格規定所有用戶的使用權限，并對用戶的密碼進行定期修改，確保安全，同時，使用信息跟蹤功能。保證所有用戶不論通過何種方式接入系統，使用何種模塊都將被系統自動記錄，同時，采取軟硬件的雙備份原則，以保證數據安全，防止信息丟失。

（2）合同及系統操作控制。

合同可以附件的方式，與企業的采購單、銷售單、出入庫單等一一對應，在ERP環境下的數據輸入過程中，各部門職位設置應遵循內部控制中的不相容原則。數據、文件信息保管獨立設置工作權限，防止有人惡意獲得、存取ERP系統中的關鍵信息。特別是會計信息部門應該設置獨立的監督、控制職能，以保證數據的正確性，防止遺漏、損失、疏漏或者不當。

（3）內部信息傳遞控制。

進入ERP系統的信息必須是經過審批的客戶、供應商資料，以及經過審核的合同訂單等，以保證輸入的信息確鑿無誤，這樣可以保證輸入的信息真實、準確，以免產生錯誤決策；信息在內部的傳遞應有期限控制，經授權的人員應該在規定時間內完成復核或審批，以保證傳遞信息的及時和有效；嚴格規定進入ERP系統的人員權限，對機密信息的掌握者都應承擔保密責任。

（4）全面預算控制。

將年度預算導入ERP系統中，每月可根據企業的實際情況，生成差異對比報表，進行預算執行差異分析，分析數據可供決策者使用。

4 在ERP系統下建立內部控制的機遇和挑戰

4.1 ERP系統下建立內部控制的機遇

ERP作為針對整個企業的信息系統，將企業運轉的所有流程都納入其中，大大的提高企業內部控制能力，滿足了企業整體管理的需要；ERP系統會記錄企業所有業務的數據和記錄，最大程度減少或者避免了信息的遺漏，對企業的經營管理可以提供更加準確全面的信息記錄，讓管理者更好的了解企業的資產狀況、經營成果和現金流量；ERP系統將企業的供應商到最終端用戶完全聯系起來，消除了數據和報表采集的滯后性，大大提升了管理決策的效率和可靠性。

4.2 ERP系統下建立內部控制的挑戰

但是任何事情都有得有失，ERP系統在給企業內部控制帶來革命性變革的同時，也給企業的內部控制帶來了不利的一面，隨著ERP系統自動錄入功能的出現，企業對于傳統的紙質文件、憑證、檔案的需求越來越小，逐漸出現了無紙化辦公的趨勢。這種沒有紙質證明文件以及交易痕跡的電子檔案給內部控制帶來了新的風險。比如后臺數據可以較容易的進行篡改、通過植入木馬病毒遠程控制等；加之電子文件的保存具有脆弱性，首先，電子文件載體的變質、誤操作等情況的出現，會導致會計信息的丟失；其次，電子文件由于數據集中處理，會使得系統內員工的破壞能力大大增強，一個具有較高權限的員工就可以輕松的對電子文件進行破壞或者進行竊取。但ERP系統并不具有傳統會計的復核牽制機制優勢，其對信息的處理是在業務開始的時候就開始進行程序化操作，而業務完成時也代表著信息處理過程完成了，這種方式改變了按步驟進行的傳統會計工作模式，那么傳統會計循環中的后一個步驟對前一步驟進行審核復查的控制過程就消失了，而只是進行了數據的存儲，并依靠存儲的數據自動生成財務報表。

5 結語

從以上分析可以看出，應用ERP系統對于企業內部控制可以說是一把雙刃劍，既是機遇，也是挑戰，企業應加深對ERP系統的認識，在防范風險的同時充分發揮ERP系統的優點，對企業內部控制進行改進與完善，降低企業風險并不斷提高運營效率。

參考文獻

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