高校留學生檔案管理的完善與優化途徑探討

鄭平

【摘 要】在經濟全球化的今天，高校間的國際交流日益頻繁。來華留學生人員的增長，給我國高校留學生檔案管理帶來了一定的挑戰。為了提高留學生教育質量，做好留學生的服務與管理，文章對高校留學生檔案管理的完善與優化途徑進行探討，根據當前高校留學生檔案管理實際情況，分析其中存在的問題。然后，基于發展的角度，提出了高校留學生檔案管理完善與優化途徑。

【關鍵詞】高校留學生；檔案管理；問題；途徑

【中圖分類號】F276.1 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2018）02-0301-02

在世界全球化不斷融合的背景下，我國高校教育國際化進程的不斷推進，使來華留學生教育得到跨越式的發展。而高校留學生檔案真實記錄了留學生在校期間的全過程，作為高校檔案管理的重要組成部分，它與普通的高校學生檔案管理不同，在管理過程中存在一些問題[1]。據調查顯示，大多數高校留學生檔案管理存在一系列問題，且檔案資源的利用程度不一。為了加強高校留學生檔案管理，需要們重視對高校留學生檔案管理的完善與優化途徑的探討，這對留學生教育意義重大。

1 現階段高校留學生檔案管理存在的問題

對于高校留學生檔案管理來說，由于其在管理過程中受內、外各因素的影響，因此檔案管理不能有序且規范化地開展，出現的的問題主要體現在留學生檔案管理機構不明確、留學生檔案保存方式不完善、留學生檔案管理內容不完整及留學生檔案開發利用程度不夠，具體內容如下。

1.1 留學生檔案管理機構不明確

目前，由于各高校對留學生的錄取、管理模式不一，導致其檔案管理各有差異。其中，檔案管理機制涉及留學生管理部門、教學單位及高校檔案管理部門，而各部門之間有自身的任務，各自為政，缺乏有效的對接與溝通。另外，各部門之間對留學生信息的收集與存放，都僅僅是涉及本部門所管理的部分，因此導致歸檔內容不一致，甚至出現同一留學生檔案在各個部門之間內容不統一的情況[2]。此外，由于留學生檔案在入學前由國際合作交流處管理，而在學習期間由所屬院系管理，待畢業前重新交給國際合作交流處，這種多頭管理模式使檔案管理過于分散，難以保證其完整性與系統性。

1.2 留學生檔案保存方式不完善

首先，大多數高校對留學生檔案保存時間并不一致，且主要按照年份進行整理，在學生畢業離校后移交學校檔案館立卷并保存，這樣的組卷方式不利于查找與利用。其次，保存部門不統一。由于留學生身份信息比較復雜，名字、護照號碼等時有重合情況，多部門進行檔案歸檔時難免存在疏漏。而有些留學生由于休學、復學等客觀因素，學籍材料形成時間過長，對某一階段的檔案管理不能妥善銜接。最后，檔案保存要求不相同。一般而言，檔案部門對留學生的檔案管理偏重對學生各個階段的檔案管理，而對較短時期的留學生檔案管理不做硬性要求。另外，留學生檔案大多為紙質檔案，電子檔案較少，且沒有要求整理遞交給檔案館。紙質檔案在各高校流通中并不是通用的，不能成為交流外事工作及成果的媒介。

1.3 留學生檔案管理內容不完整

現階段，雖然大多數高校留學生檔案管理均按照教育所頒布的相關規定執行，但歸檔內容缺乏統一的標準，難以統一管理措施與方法。而系統化管理體制的缺乏，使高校留學生檔案管理不明確，導致原始檔案管理不規范、完整，加上大多數高校只重視留學生入學前的檔案收集，沒有考慮到其檔案的特殊性，對留學生入學之后的一些檔案收集情況不夠重視，導致該內容資料比較缺乏，這不利于留學生檔案管理。另外，高校對留學生日常管理類檔案收集比較重視，而對其教學檔案重視不夠，這就導致留學生檔案缺乏整體性，使用價值不高。

1.4 留學生檔案開發利用程度不夠高

目前，對高校留學生檔案的管理，還處于基本的保存狀態，對檔案信息的利用尚淺，對教學管理、改革服務的利用成效不大，從而導致高校留學生檔案利用程度并不高[3]。另外，留學生檔案檔案信息具有分散性、無序性，在實際的留學生檔案管理過程中，主要是對其進行信息的整合與篩選，但在檔案信息歸檔方面還缺乏一定的標準，這使留學生檔案信息管理難度進一步加大。例如，雖然一些高校有留學生檔案管理平臺，但是只限于本校人員及學生使用，其他高校或用人單位不能了解學生的信息，這為留學生招生、教學管理及日常管理帶來諸多不便。

2 高校留學生檔案管理完善與優化途徑

對于高校留學生檔案管理的完善與優化問題，在了解了其管理過程中存在的問題之后，提出了完善與優化的途徑，主要表現在完善與優化留學生檔案管理制度、管理內容及管理方式及做好留學生檔案開發利用工作。

2.1 完善留學生檔案管理制度

自國家教委頒發有關高校學校檔案實體分類法后，外事類檔案被列為高校十大檔案之一。教育部也實施了相關的檔案管理辦法，這從法律層面對留學生檔案管理范圍、方法做出了界定[4]。但是在具體的管理過程中，相關規定使留學生檔案管理過于籠統、簡單，不能滿足當前對留學生檔案的管理要求。各高校需要根據高校留學生各方面管理情況，立足于法律法規，制定合理的留學生檔案管理制度。此外，要完善留學生檔案管理機構的職責，對相關人員進行培訓，提高留學生檔案管理的質量。

2.2 創新留學生檔案管理方式

目前，受當前經濟條件與行政管理條例的影響，高校留學生檔案管理不能滿足學校的發展需求，呈現一定的落后性與局限性。據調查顯示，大多數高校留學生檔案仍是手工操作與紙質保存狀態，這不僅容易導致錯誤頻出，還耗費了大量人力與物力資源。比如，一些高校雖然建立了自己的網絡管理平臺，但在管理過程中容易出現盲區[5]。因此，需要我們創新留學生檔案管理方式。首先，通過建立自動化檢索檔案條目，加強電子檔案建設，更新相關設備與技術，以此實現網絡化管理。其次，通過采用現代化管理手段，為留學生檔案信息化管理提供先決條件。另外，建立并完善高校留學生檔案信息管理系統，將留學生檔案管理朝向優質化、社會化及多元化方向發展，實現留學生檔案資源的共享。

2.3 完善留學生檔案管理內容

對于完善留學生檔案管理，其內容涉及較多，主要包括簡化留學生基本信息錄入程序、做好學生檔案數據庫信息資源共享及成績信息一體化管理。

2.3.1 簡化留學生基本信息錄入程序

在傳統的檔案管理中，管理人員根據學生填寫的學籍表，補充相關的資料，對學生的信息實施錄入，然后歸檔到學校檔案室管理。由于在管理過程中需要完善信息，這使管理人員在一段時間后，為了更新與完善檔案信息，需向學生征集信息，這在無形之中增加了管理人員的工作量。而高校建立信息化檔案管理系統后，學生可直接通過網絡，下載所需的表格進行填寫。在此過程中，學生一方面可根據自身的學習情況，將檔案信息進行更新與補充，另一方面學生可自行查閱個人基本信息。而學校可根據學生完善的檔案信息進行科學的篩選與使用。

2.3.2 做好學生檔案數據庫信息資源共享

在高校留學生檔案信息資源的管理與資源方面，對學生來說，通過高校建立的信息化網絡，可隨時查閱自己的相關成績。對學校領導而言，可了解留學生選修課的情況，進一步了解留學生的學習特點，方便教師優化課程設置。對相關用人單位而言，可以隨著檢索所需留學生的檔案信息，為其管理與決策做出幫助。

2.3.3 成績信息一體化管理

留學生在校成績信息管理是檔案管理的一部分，其涉及的內容較多，比如平時成績、選修成績等。以往學生的成績管理比較復雜，并且在管理過程中容易出現一些錯誤[6]。而建立信息化檔案管理系統后，可根據每學期教學計劃的內容情況，制定合理的管理措施。教師負責完善學生的成績錄入，待核查無誤后進行發布，這樣可使學生隨時進行搜索，方便一體化成績信息管理，滿足了高校留學生擴招、專業增加等內容的管理。

2.4 做好留學生檔案開發利用工作

隨著高等教育事業發展，留學生數量的增多，甚至一些留學生受我國文化的影響，在畢業之后會留到國內工作，這就必須對留學生檔案信息加強管理，使其檔案信息資源共享的同時，可以更好地服務于社會。然而，在實際的檔案管理過程中，我們對留學生檔案的管理始終處于保存狀態，而對檔案研究工作開展較少，這就需要分散與傳播靜態信息、集中動態信息，總結數據與資料，篩選與提煉其中的信息資源，為學校教學與管理提供一定的幫助[7]。另外，建立完善的查詢與檢索體系，擴大留學生檔案信息的利用范圍，給一些使用者查詢檔案信息的機會，使檔案信息發揮更大的社會效益，實現留學生檔案信息的管理價值。

參 考 文 獻

[1]謝鳳麗.新形勢下的外國留學生檔案管理模式探討[J].卷宗，2016，6（1）：16-16.

[2]何淑冰.有效加強高校留學生檔案管理的若干思考[J].蘭臺世界，2016（18）：53-55.

[3]趙秀梅.高校外國留學生檔案管理工作存在的問題及對策[J].內蒙古師范大學學報：教育科學版，2013，26（1）：163-164.