淺談新形勢下事業單位檔案管理的改革

高寅城

摘要：隨著社會和經濟的不斷發展，檔案管理的形式和內容發生了一定的變化。傳統的檔案管理模式難以適應新形勢下事業單位的發展，因此很有必要對事業單位檔案管理進行改革。本文將以新形勢為背景，對事業單位檔案管理信息化的改革內容進行探討，并分析實現改革的路徑。

關鍵詞：新形勢；事業單位；檔案管理；改革

一、新形勢下事業單位檔案管理信息化改革的內容

（一）實現數字化的改革

所謂的數字化改革，就是通過先進的辦公設備、技術軟硬件，實現對傳統檔案資料到電子檔案的轉換和儲存。比如數據庫技術、身份認證技術等。將電子檔案儲存到事業單位的信息平臺上，并實現在線編輯、管理、更新等。事業單位檔案數字化改革主要包括三個方面：檔案目錄的數字化、儲存量的數字化、檔案增量信息的數字化。通過實現檔案管理的數字化，有利于對檔案的整合和信息分析，實現對檔案信息的高效利用，甚至為事業單位帶來直接或間接利潤。

（二）實現體系化改革

體系化改革就是將原本獨立的檔案之間產生聯系，實現對事業單位所有部門、層級檔案信息的匯總，統一管理。如此以來，當進行檔案查閱的時候，便可以查閱到所有和該檔案相關的信息，為平臺的使用者帶來方便。體系化建設需要依托于專業的檔案管理系統，實現傳統檔案管理模式和現代管理模式的統一，并建立一體化的檔案管理流程，實現部門之間的良好銜接，構建一個檔案管理整體框架體系。

（三）實現自動化改革

體系化和數字化是事業單位檔案管理改革的基礎，而自動化則是更高層次的改革。自動化改革主要是通過一些硬件或技術，使檔案管理更加方便，比如OCR識別、電子標簽、數碼掃描、數據的自動化處理等，進而實現無人化的檔案管理和信息獲取、儲存、分析。事業單位檔案管理的自動化改革，主要包括以下幾方面內容：對檔案數據進行自動采集和處理、自動選擇關鍵詞、自動生成目錄，編號，歸檔、自動檢索等。只要根據系統的規定進行信息的錄入，系統就能實現對信息的自動收集、整理和分析。在去除文檔時，則下達相應的指令，即可自動按照指令進行操作。

（四）實現互動化改革

所謂的互動化改革，就是改變以往一份檔案只對應一種需求，且缺乏主動信息服務功能的現狀，使一份能夠同時滿足不同的需求，并自動給予用戶相關的信息數據。另外，通過在線檔案管理人員，用戶也能及時獲得檔案中缺乏的信息，并和服務人員進行良好的互動。還能為用戶提供服務反饋功能，用戶可為改進檔案管理服務提出意見等，幫助事業單位檔案管理平臺實現更進一步的優化，強化了事業單位檔案管理的服務功能。

二、新形勢下事業單位檔案管理信息化改革的實現路徑

（一）對檔案管理的業務流程進行重構

以新形勢為背景，對當前事業單位檔案管理的流程進行重新審視，分析其中存在的不足，通過現代化的技術和手段進行優化升級，進而使檔案管理的流程符合新形勢下的要求。主要從兩方面進行：第一，對業務流程進行優化。分析當前事業單位內部檔案管理的流程，將其中的不足和障礙進行優化，使整個流程更加的高效順暢。這一工作需要事業單位各個部門的配合，配合檔案管理人員，從檔案信息的錄入、編輯管理等，到檔案需求者的檢索、利用、處理等各個環節進行優化，重構更加合理的檔案業務流程；第二，將業務標準實現制度化。在對檔案業務流程重建的過程中，也應該同時將檔案業務的標準制定下來，對各個環節人員的職責進行確定，制定清晰的業務流程標準、方法，使一切檔案管理業務都能按照標準制度完成，使整個檔案管理過程都實現規范化。

（二）對檔案管理服務能力進行拓展

事業單位的檔案管理最根本的職能，是為檔案需求者提供服務，因此拓展其服務能力是必要工作之一。首先，對服務的功能進行拓展。豐富當前的服務功能，加入數據分析、自動對比、推薦等功能，使用戶能夠通過一次檢索，獲得更多的信息數據。使靜態化的檔案文檔，成為動態化的數據；其次，對服務內容進行拓展。傳統的檔案管理都是用戶主動“尋找”檔案信息，檔案管理只是幫助用戶對檔案進行收集和匯總。這種被動的服務，使檔案管理的作用很難全部發揮出來。因此應該主動為用戶提供更多服務，幫助用戶檢索和使用檔案信息。比如，可以根據用戶的需求，對一些數據進行提前整理，或為用戶推薦一些和其工作相關的檔案信息數據。

（三）建設檔案管理的信息化平臺

首先，可依托于事業單位當前的管理平臺，建立一個獨立的檔案管理模塊，使用戶只需通過一個平臺，就能進行檔案信息的查詢。檔案管理信息化平臺的主要內容，可根據以上分析，加入豐富的服務功能，盡可能簡化使用流程。用戶可在平臺上進行文檔的檢索、收藏、下載、管理、在線編輯保存為自己的文檔等，使用戶能夠更加方便的獲得和使用檔案信息。其次，對資源進行整合。檔案管理人員可以借助一些軟件或硬件，實現對檔案信息資源的整合，并加入大數據技術，為用戶提供準確的分析數據。除此之外，還可對其他事業單位的檔案信息、網絡上的相關信息進行整合，使檔案數據庫內容更加豐富。

（四）對檔案管理組織的架構進行重建

對事業單位檔案管理進行改革，不能只進行一方面或幾方面的改革，而是要進行全面改革，檔案管理組織的架構也不例外。組織架構的重建，首先要根據新形勢下檔案管理工作的展開，增加新的組織，刪減不必要的組織；其次，最為重要的是將網絡信息技術人才加入到組織架構當中。對于事業單位檔案的信息化建設來說，一切的建設和改革，都離不開高水平的網絡信息技術人才，必須要根據檔案管理信息化建設的需要，對當前的檔案管理人員進行培訓，以及引入新的高水平人才。在為檔案管理人才組織輸入新鮮血液的同時，也使當前的管理人員更具創新能力，最終形成一個勇于創新、探索、具備高信息水平的人才組織。

三、結語

新形勢下事業單位檔案管理的內容發生了一定的變化，用戶的需求也發生了變化，再加上網絡信息技術的沖擊，以及大數據技術的不斷發展，使檔案的檔案管理必須要改變當前的管理模式。借助信息技術、大數據技術、網絡平臺，構建一個更加完善，能為用戶提供更多服務的檔案管理體系。