淺談新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革

高寅城

摘要：隨著社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理的形式和內(nèi)容發(fā)生了一定的變化。傳統(tǒng)的檔案管理模式難以適應(yīng)新形勢下事業(yè)單位的發(fā)展，因此很有必要對(duì)事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行改革。本文將以新形勢為背景，對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化的改革內(nèi)容進(jìn)行探討，并分析實(shí)現(xiàn)改革的路徑。

關(guān)鍵詞：新形勢；事業(yè)單位；檔案管理；改革

一、新形勢下事業(yè)單位檔案管理信息化改革的內(nèi)容

（一）實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的改革

所謂的數(shù)字化改革，就是通過先進(jìn)的辦公設(shè)備、技術(shù)軟硬件，實(shí)現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)檔案資料到電子檔案的轉(zhuǎn)換和儲(chǔ)存。比如數(shù)據(jù)庫技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)等。將電子檔案儲(chǔ)存到事業(yè)單位的信息平臺(tái)上，并實(shí)現(xiàn)在線編輯、管理、更新等。事業(yè)單位檔案數(shù)字化改革主要包括三個(gè)方面：檔案目錄的數(shù)字化、儲(chǔ)存量的數(shù)字化、檔案增量信息的數(shù)字化。通過實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，有利于對(duì)檔案的整合和信息分析，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的高效利用，甚至為事業(yè)單位帶來直接或間接利潤。

（二）實(shí)現(xiàn)體系化改革

體系化改革就是將原本獨(dú)立的檔案之間產(chǎn)生聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位所有部門、層級(jí)檔案信息的匯總，統(tǒng)一管理。如此以來，當(dāng)進(jìn)行檔案查閱的時(shí)候，便可以查閱到所有和該檔案相關(guān)的信息，為平臺(tái)的使用者帶來方便。體系化建設(shè)需要依托于專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式和現(xiàn)代管理模式的統(tǒng)一，并建立一體化的檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)部門之間的良好銜接，構(gòu)建一個(gè)檔案管理整體框架體系。

（三）實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化改革

體系化和數(shù)字化是事業(yè)單位檔案管理改革的基礎(chǔ)，而自動(dòng)化則是更高層次的改革。自動(dòng)化改革主要是通過一些硬件或技術(shù)，使檔案管理更加方便，比如OCR識(shí)別、電子標(biāo)簽、數(shù)碼掃描、數(shù)據(jù)的自動(dòng)化處理等，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)無人化的檔案管理和信息獲取、儲(chǔ)存、分析。事業(yè)單位檔案管理的自動(dòng)化改革，主要包括以下幾方面內(nèi)容：對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)采集和處理、自動(dòng)選擇關(guān)鍵詞、自動(dòng)生成目錄，編號(hào)，歸檔、自動(dòng)檢索等。只要根據(jù)系統(tǒng)的規(guī)定進(jìn)行信息的錄入，系統(tǒng)就能實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的自動(dòng)收集、整理和分析。在去除文檔時(shí)，則下達(dá)相應(yīng)的指令，即可自動(dòng)按照指令進(jìn)行操作。

（四）實(shí)現(xiàn)互動(dòng)化改革

所謂的互動(dòng)化改革，就是改變以往一份檔案只對(duì)應(yīng)一種需求，且缺乏主動(dòng)信息服務(wù)功能的現(xiàn)狀，使一份能夠同時(shí)滿足不同的需求，并自動(dòng)給予用戶相關(guān)的信息數(shù)據(jù)。另外，通過在線檔案管理人員，用戶也能及時(shí)獲得檔案中缺乏的信息，并和服務(wù)人員進(jìn)行良好的互動(dòng)。還能為用戶提供服務(wù)反饋功能，用戶可為改進(jìn)檔案管理服務(wù)提出意見等，幫助事業(yè)單位檔案管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)更進(jìn)一步的優(yōu)化，強(qiáng)化了事業(yè)單位檔案管理的服務(wù)功能。

二、新形勢下事業(yè)單位檔案管理信息化改革的實(shí)現(xiàn)路徑

（一）對(duì)檔案管理的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重構(gòu)

以新形勢為背景，對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的流程進(jìn)行重新審視，分析其中存在的不足，通過現(xiàn)代化的技術(shù)和手段進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，進(jìn)而使檔案管理的流程符合新形勢下的要求。主要從兩方面進(jìn)行：第一，對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化。分析當(dāng)前事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理的流程，將其中的不足和障礙進(jìn)行優(yōu)化，使整個(gè)流程更加的高效順暢。這一工作需要事業(yè)單位各個(gè)部門的配合，配合檔案管理人員，從檔案信息的錄入、編輯管理等，到檔案需求者的檢索、利用、處理等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化，重構(gòu)更加合理的檔案業(yè)務(wù)流程；第二，將業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)制度化。在對(duì)檔案業(yè)務(wù)流程重建的過程中，也應(yīng)該同時(shí)將檔案業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)制定下來，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)人員的職責(zé)進(jìn)行確定，制定清晰的業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)、方法，使一切檔案管理業(yè)務(wù)都能按照標(biāo)準(zhǔn)制度完成，使整個(gè)檔案管理過程都實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。

（二）對(duì)檔案管理服務(wù)能力進(jìn)行拓展

事業(yè)單位的檔案管理最根本的職能，是為檔案需求者提供服務(wù)，因此拓展其服務(wù)能力是必要工作之一。首先，對(duì)服務(wù)的功能進(jìn)行拓展。豐富當(dāng)前的服務(wù)功能，加入數(shù)據(jù)分析、自動(dòng)對(duì)比、推薦等功能，使用戶能夠通過一次檢索，獲得更多的信息數(shù)據(jù)。使靜態(tài)化的檔案文檔，成為動(dòng)態(tài)化的數(shù)據(jù)；其次，對(duì)服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行拓展。傳統(tǒng)的檔案管理都是用戶主動(dòng)“尋找”檔案信息，檔案管理只是幫助用戶對(duì)檔案進(jìn)行收集和匯總。這種被動(dòng)的服務(wù)，使檔案管理的作用很難全部發(fā)揮出來。因此應(yīng)該主動(dòng)為用戶提供更多服務(wù)，幫助用戶檢索和使用檔案信息。比如，可以根據(jù)用戶的需求，對(duì)一些數(shù)據(jù)進(jìn)行提前整理，或?yàn)橛脩敉扑]一些和其工作相關(guān)的檔案信息數(shù)據(jù)。

（三）建設(shè)檔案管理的信息化平臺(tái)

首先，可依托于事業(yè)單位當(dāng)前的管理平臺(tái)，建立一個(gè)獨(dú)立的檔案管理模塊，使用戶只需通過一個(gè)平臺(tái)，就能進(jìn)行檔案信息的查詢。檔案管理信息化平臺(tái)的主要內(nèi)容，可根據(jù)以上分析，加入豐富的服務(wù)功能，盡可能簡化使用流程。用戶可在平臺(tái)上進(jìn)行文檔的檢索、收藏、下載、管理、在線編輯保存為自己的文檔等，使用戶能夠更加方便的獲得和使用檔案信息。其次，對(duì)資源進(jìn)行整合。檔案管理人員可以借助一些軟件或硬件，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的整合，并加入大數(shù)據(jù)技術(shù)，為用戶提供準(zhǔn)確的分析數(shù)據(jù)。除此之外，還可對(duì)其他事業(yè)單位的檔案信息、網(wǎng)絡(luò)上的相關(guān)信息進(jìn)行整合，使檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)容更加豐富。

（四）對(duì)檔案管理組織的架構(gòu)進(jìn)行重建

對(duì)事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行改革，不能只進(jìn)行一方面或幾方面的改革，而是要進(jìn)行全面改革，檔案管理組織的架構(gòu)也不例外。組織架構(gòu)的重建，首先要根據(jù)新形勢下檔案管理工作的展開，增加新的組織，刪減不必要的組織；其次，最為重要的是將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)人才加入到組織架構(gòu)當(dāng)中。對(duì)于事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)來說，一切的建設(shè)和改革，都離不開高水平的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)人才，必須要根據(jù)檔案管理信息化建設(shè)的需要，對(duì)當(dāng)前的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，以及引入新的高水平人才。在為檔案管理人才組織輸入新鮮血液的同時(shí)，也使當(dāng)前的管理人員更具創(chuàng)新能力，最終形成一個(gè)勇于創(chuàng)新、探索、具備高信息水平的人才組織。

三、結(jié)語

新形勢下事業(yè)單位檔案管理的內(nèi)容發(fā)生了一定的變化，用戶的需求也發(fā)生了變化，再加上網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的沖擊，以及大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展，使檔案的檔案管理必須要改變當(dāng)前的管理模式。借助信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，構(gòu)建一個(gè)更加完善，能為用戶提供更多服務(wù)的檔案管理體系。