會計檔案管理面臨的機遇與挑戰(zhàn)

宿潔

摘要：在當(dāng)下科技浪潮沖擊之下，現(xiàn)代企業(yè)利用信息手段開展會計核算已經(jīng)是必然之選。會計電算化首先為企業(yè)節(jié)約了人力成本，提高工作效率和工作質(zhì)量，其次應(yīng)用電算化大大提高了數(shù)據(jù)核算的準(zhǔn)確性，避免單純的數(shù)據(jù)錯誤，第三，信息化的引進使得數(shù)據(jù)分析更加全面和廣闊，管理層可以站在大數(shù)據(jù)之上俯瞰企業(yè)運營。正因為財務(wù)信息化依然來臨，所以對會計檔案管理提出了更高要求，不但要有健全的管理制度，還要有高素質(zhì)的領(lǐng)導(dǎo)團隊，更要有掌握現(xiàn)代科技、運用信息化設(shè)備的專業(yè)管理人員。下面我們就結(jié)合實際，談?wù)勗诂F(xiàn)代科學(xué)引領(lǐng)的新形勢下會計檔案管理工作面臨的機遇與挑戰(zhàn)。

關(guān)鍵詞：會計檔案；管理；制度；素質(zhì)

一、會計檔案的重要性

（一）指引戰(zhàn)略規(guī)劃

政府機關(guān)、企事業(yè)單位以及各類社會組織在日常運營中都會直接或間接利用會計檔案提供的原始資料數(shù)據(jù)，編制財務(wù)預(yù)算，預(yù)測五年、十年甚至更長遠(yuǎn)的企業(yè)發(fā)展，制定長期戰(zhàn)略規(guī)劃。作為領(lǐng)導(dǎo)層來說，站在財務(wù)大數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上可以更有效的避免企業(yè)策略失誤，以獲取最大的經(jīng)濟效益。

（二）經(jīng)營運行的有力保障

會計檔案將企業(yè)日常業(yè)務(wù)完整記錄下來，并且保存時間長久，這對于企業(yè)來說是一筆寶貴的財富，無論是合規(guī)合法還是違法亂紀(jì)都會在會計檔案中一目了然，這有利于我們及時發(fā)現(xiàn)問題、總結(jié)問題、解決問題，從而保護股東的利益，保障企業(yè)的正常經(jīng)營，更是確保我們國家經(jīng)濟的長治久安。

二、會計檔案管理存在的問題

（一）管理制度不完善

會計工作是企業(yè)的核心業(yè)務(wù)，掌管企業(yè)運行的命脈，會計制度的完善工作也一直是重中之重，但作為其中的會計檔案制度，卻常常被人們忽視。在引進信息技術(shù)的當(dāng)下，我們今后會面對更復(fù)雜和更多樣的困難，那么就必須要完善會計檔案管理制度，管理制度的不完善會造成檔案缺失和職責(zé)不明，不利于工作的正常開展。

（二）重視程度欠缺

很多會計檔案管理人員對電子檔案資料的管理缺乏足夠的重視，過分信任電腦和硬盤的安全性，而不考慮備份數(shù)據(jù)，忽視了存儲在磁盤等介質(zhì)上的資料很容易丟失，并且一旦丟失，無從查找；或者他們只是單純做好記錄卻不分文別類，不考慮今后的查找便利性，沒有及時歸類處理的檔案資料，等于是一片汪洋大海，如果日后進行數(shù)據(jù)的查詢那就是大海撈針。

（三）人員素質(zhì)有待提升

在當(dāng)下，現(xiàn)代信息技術(shù)蔓延到各行各業(yè)，我們會計檔案管理人員就面臨著更大的挑戰(zhàn)，我們必須從自身做起，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)能力，不斷學(xué)習(xí)先進的檔案管理理論，豐富自己的閱歷，讓自己不被時代淘汰。制約會計檔案管理工作順利開展的原因有很多，畢竟在當(dāng)下社會既有良好的會計技能，又能力卓越的人才相對匱乏，而且很多檔案管理者對信息下的檔案管理缺乏認(rèn)識，缺少經(jīng)驗，如何挖掘出出色的人才，培養(yǎng)出合格的會計檔案管理人員，這是我們面臨的巨大挑戰(zhàn)。

三、應(yīng)對會計檔案管理存在問題的舉措

（一）會計檔案保管規(guī)范化

必須使用會計憑證裝訂封皮裝訂會計憑證并封粘裝訂線，封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項填寫齊全，財務(wù)主管、會計、裝訂人都要簽字或蓋章。按照1-12月份的順序?qū)⒀b訂完畢的會計憑證放入會計檔案盒中，編制會計檔案電子和紙質(zhì)臺賬，對于有借閱的情況也必須得到相關(guān)主管審批同意方可借閱。

（二）健全會計檔案管理體制

作為單位的會計檔案管理人員要嚴(yán)格按照《會計法》、《檔案法》、《會計檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，保管單位的會計檔案。單位的規(guī)章制度要明確會計檔案的保管部門，做到職責(zé)明確，利于今后分工合作。規(guī)范整理會計檔案文件是財務(wù)部門的職責(zé)所在，每月底結(jié)賬之后財務(wù)部門會將本月紙質(zhì)會計檔案和電子會計數(shù)據(jù)向檔案管理部門移交，由檔案管理人員妥善保管。

（三）優(yōu)化會計檔案保管條件

由于會計檔案的重要性和長久性，因此要配置專用箱柜，并且面對可能會出現(xiàn)的盜竊、火災(zāi)、霉變等都要做好防范。如果有檔案管理人員辭職或離任，那么由其負(fù)責(zé)的會計檔案資料一定要做好交接，絕不可以出現(xiàn)人員調(diào)整，而后檔案遺失的現(xiàn)象。作為部門主管一定要定時核查檔案記錄，一旦發(fā)現(xiàn)有未移交的情況出現(xiàn)，應(yīng)立即辦理移交手續(xù)，及時查漏補缺。

（四）加強會計人員培訓(xùn)

會計人員是會計憑證的第一經(jīng)手人，也是會計檔案整理的第一責(zé)任人。會計檔案整理情況的質(zhì)量高低很大程度上取決于會計人員對會計檔案管理制度的踐行力度和重視程度。因此，在會計人員的技能培訓(xùn)中，必須將會計檔案管理及技能操作作為基礎(chǔ)培訓(xùn)內(nèi)容，使得會計人員熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，從源頭上規(guī)范會計檔案工作，讓會計人員樹立起重視會計檔案整理，認(rèn)真參與到會計檔案管理這項工作中來。

對于財務(wù)檔案管理人員來說，保管好檔案只是第一步，更重要的時候用好檔案，發(fā)揮這筆寶貴資源的潛能。在信息化的當(dāng)下，我們周邊的事物都在爭分奪秒創(chuàng)新革新，作為會計檔案管理人員絕不可以原地踏步，我們迎接這個時代給與我們的挑戰(zhàn)，更要抓住難得的機遇，我們要讓蘊藏著巨大潛力的會計檔案發(fā)揮自己的光和熱，為財務(wù)事業(yè)添磚加瓦，為企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃指引道路，為單位的長遠(yuǎn)發(fā)展保駕護航。