現代秘書的公文處理工作探析

李鵬

摘要：在現如今的企事業單位中，現代秘書崗位屬于綜合性較強的崗位，因此對于秘書人員的素質要求也逐漸提高，不僅要求其具備良好的文字功底、政治頭腦以及過硬的交際能力、協調能力，還需能夠做好公文處理工作，確保企業各項工作開展得以正常推進。基于此，文章將針對現代秘書在公文處理工作方面存在的不足及具體完善對策展開探析。

關鍵詞：現代秘書；公文處理；工作對策

秘書作為一份社會職業，主要扮演的是助手、參謀的角色。而在現代社會中，企業單位對于秘書的綜合素養要求不斷提高，其中公文處理能力便成為了秘書工作能力的關鍵性指標。所謂公文便是企業單位處理各項事務的文本資料，具備重要的法律效力，許多機密與戰略計劃都會以公文形成下發[1]。可見，作為一名合格的現代秘書，做好公文處理工作是其需要肩負的重要職責，唯有如此才能保證企業單位各項工作的有序推進，助推企業單位的穩健發展。

一、現代秘書在公文處理工作中存在的不足

隨著改革腳步的深化，各企業單位在制度建設與信息化建設方面不斷提速，公文收發數量也逐漸呈現增多趨勢，加之工作標準的提高，對秘書的公文處理工作質量與效率提出了更高要求，其中也暴露處理諸多不足。

（一）存在漏傳、橫傳情況

部分關鍵公文或是需要審閱、執行的公文，不僅需要向企業領導呈閱，還需報送相關部門領導審查，但許多公文事務的處理有時間限制，因此在處理中極易出現漏傳或是橫傳的情況，最終造成公文遺失或是辦理不及時，這種低效率的公文處理工作給企業發展帶來一定的負面影響。

（二）公文動態追蹤制度缺失

由于企業缺少公文的動態追蹤制度，所以在傳閱中會因為不同經手領導的傳閱數量、時間及對象等信息的不足，而導致需要尋找公文時不知從何著手，久而久之則容易導致公文丟失。

（三）未及時催還公文

在公文流轉傳閱的過程中，還存在某個部門或領導歸還不及時或是多次催交才予以歸還的情況，這一情況嚴重影響了公文的高效流轉。出現這一情況的原因可能在于領導工作繁忙而無暇顧及公文的審閱，或是某個部門未辦理完畢則暫時不能歸還，還有可能是因為催還對象為領導而不便開口，種種因素最終造成公文傳閱時效不保，許多規定難以在時限內執行到位。

（四）督辦機制缺失

企業領導在公文中簽批了具體意見，承辦部門領導閱知簽批公文后，該公文便可歸入檔案，文件傳閱便可告一段落。然而，由于公文督辦機制的缺失，加之部分秘書工作繁忙，對于簽批具體意見的是否落實執行、辦理進度進展如何等情況無人跟蹤，從而導致公文處理與具體辦事存在脫節[2]。

二、現代秘書做好公文處理工作的相關對策

針對上述公文處理工作中存在問題，筆者認為需要把握科學手段，以創新服務手法和足夠的責任意識去提高公文處理工作效率，從而助力企業各項事務的有序推進。

（一）強化秘書的責任意識

現代秘書人員要提高對公文處理工作的重視程度，認識到該項工作并非簡單的文件收發，而是各項工作銜接的關鍵性依據平整，所以要做好政令傳遞、信息交流等工作內容。所以，秘書不僅要具備足夠的業務知識與過硬的業務能力，還需具備良好的工作責任心以及默默奉獻的良好品德。

（二）以完善的業務培訓學習去提升秘書人員綜合素質

首先，要提高秘書人員準入門檻，優選工作責任心強且耐心、細致的人員；其次，企業單位應當定期不定期地開展業務培訓、學習與經驗交流工作，從而提升公文制發水準，確保公文運轉效率得以提升；再次，秘書人員變動與上崗之前都應當做好系統化的培訓，保證人員綜合素養符合秘書職位需求；最后，還應為秘書人員提供不同類型的公文模板，保證其公文制發水準與工作效率得以提高。

（三）構建公文處理數據庫系統

運用信息數據庫去做好來文登記工作，將所有公文信息予以錄入，完善公文處理工作的基礎。通過公文處理系統對公文數據進行處理，比如不同的公文來源渠道（會議、郵寄等）、實踐（錄入、收到等）、編號、密級、發文單位、保管期限、緊急程度等信息，都需要完整錄入系統當中131待所有的公文信息全盤錄入之后，后續公文處理工作中秘書人員的工作量便會大大減輕，同時公文檢索與統計的效率也會大幅提升，助力公文一體化處理得以落實

（四）完善公文傳閱登記制度

構建完善的公文傳閱登記制度，確保公文去向得到有效建立。其中，應當對公文主辦與協辦主體及其閱知范圍予以明確，并且將具體的傳閱對象、數量及時間進行詳細記錄，從而掌握公文的實時狀態，確保去向清晰、有檔可查，不必因為公文未到手而耽誤工作去追尋，大大提升了秘書公文處理工作效率，也為公文的督辦與催還打下了良好基礎。

（五）完善催還制度以及催還技巧

為保證公文的流轉速度，提高企業行政工作效率，應當完善公文的歸還與催辦制度，樹立高效的工作作風。秘書人員要對公文歸還期限有所把握，針對特急公文要當即督辦，保證在當天完成；普通公文或是涉及到多部門的公文要保證在三天內完成。在公文催辦制度的約束之下，能夠提高企業公文辦理效率，同樣能夠提升管理工作水平。為了確保公文處理的時效，避免因為公文處理時間延誤太久而導致相關政策難以落實，應當結合公文處理的緊急程度向相關部門報備，催促部門負責領導盡快按時完成交辦任務，在制度保障下保證上級文件精神與企業領導簽批意見得到落實。當然，秘書在催辦公文時需要注意方式方法，倘若領導出差或是來不及查閱公文，秘書人員應當做好預案，比如非密級公文則可進行復議后發給相關部門，便于部門辦理；或是電話請示、慣例處理，保證公文處理的時效性。

三、結束語

綜上所述，不管在多大規模的企業與單位中，都需要工作能力突出的秘書協調領導處理相關公文，進而提升企業的管理工作效率。當然，由于個體差異的存在，不同秘書綜合素養與工作能力也有所不同，在公文處理工作中也會暴露出不足，因此我們需要針對現代秘書在公文處理工作中的常見問題進行分析，找出針對性的完善技巧與方法，并且要求現代秘書不斷提升自身業務能力及責任意識。唯有如此，才能夠更好處理公文，提高工作效率，推動企業單位的良好發展。

參考文獻：

[1]曾現濤.關于現代秘書的行政管理素質探討[J].現代企業文化，2017（35）：142-142.

[2]史為恒.公文處理工作中的聯合行文問題[J].秘書，2016，34（6）：24-29.

[3]李展.現代企業秘書類崗位比較與解析[J].秘書，2016（4）：30-32.