事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新

張立娟

摘要：隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理方式已經(jīng)相對(duì)滯后，對(duì)新時(shí)期的信息內(nèi)容的管理越來越捉襟見肘。正是因?yàn)檫@些原因，事業(yè)單位的檔案管理工作頻頻出現(xiàn)問題，本文正是立足于事業(yè)單位檔案管理的原則和意義，針對(duì)這些具體問題提出相應(yīng)對(duì)策，以及確定切實(shí)可行的解決措施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新

隨著事業(yè)單位改革逐漸深入，檔案管理的重要性逐漸突顯出來。檔案管理工作是一個(gè)繁雜且具系統(tǒng)性的一個(gè)工作，屬于事業(yè)單位的主要工作任務(wù)，需要檔案管理人員對(duì)檔案的規(guī)整與收集來進(jìn)行操作。所以這整個(gè)工作過程中，就需要檔案管理人員執(zhí)行和遵守單位所制定的準(zhǔn)則，然而就目前的情況來看，當(dāng)前的檔案管理工作不能夠滿足事業(yè)單位的實(shí)際需求，以及更好地進(jìn)行社會(huì)實(shí)踐提供相應(yīng)服務(wù)。對(duì)此，事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理時(shí)，可以通過改革制度的優(yōu)化、工作理念更新等，對(duì)當(dāng)前管理中出現(xiàn)地問題進(jìn)行有效解決。

一、事業(yè)單位檔案管理的原則及檔案管理創(chuàng)新意義

事業(yè)單位是國家機(jī)構(gòu)的組成部分，其檔案是事業(yè)單位所有信息的匯聚地，必須在一定的標(biāo)準(zhǔn)與原則下進(jìn)行管理：（1）規(guī)范、靈活相統(tǒng)一原則，即檔案管理人員；應(yīng)該在既定的標(biāo)準(zhǔn)與準(zhǔn)則和確保管理工作的有效性和實(shí)用性，適當(dāng)?shù)貙?duì)方法進(jìn)行改革與創(chuàng)新，對(duì)檔案進(jìn)行靈活的管理；（2）職責(zé)、權(quán)益兼顧原則，在事業(yè)單位管理的過程中，具體確定誰獲得權(quán)益，誰擔(dān)負(fù)責(zé)任這種準(zhǔn)則，在工作中是行之有效的一種手段，即鼓勵(lì)了員工的積極性，又能規(guī)范領(lǐng)導(dǎo)的行為；（3）制定、執(zhí)行并重原則，首先制度的建立要保證這是科學(xué)，有效的，其次執(zhí)行才是重點(diǎn)，通過執(zhí)行了解到制度的缺點(diǎn)，從而不斷改進(jìn)和完善；砰）靜態(tài)、動(dòng)態(tài)相結(jié)合原則，即事業(yè)單位檔案管理要在保持其科學(xué)穩(wěn)定的同時(shí)與時(shí)俱進(jìn)，與國際接軌，在時(shí)代發(fā)展的大背景下創(chuàng)新檔案管理體制與方法，提高檔案管理的科學(xué)化水平。毋庸置疑，在社會(huì)發(fā)展的新時(shí)期對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，對(duì)于滿足新時(shí)期事業(yè)單位全面改革具有重大的現(xiàn)實(shí)意義。首先，針對(duì)檔案管理人員這一基礎(chǔ)，對(duì)他們的培養(yǎng)和系統(tǒng)教育是重中之重，這是能夠直接提高管理效率的方法；其次，對(duì)信息的掌控以及對(duì)計(jì)算機(jī)檔案工具的掌握，不但能夠使檔案管理更加快捷、靈活而且對(duì)檔案中信息的記錄、在數(shù)據(jù)的保存方面更為安全，這種系統(tǒng)化的管理模式能夠大大提高事業(yè)單位的檔案管理工作效率與安全問題；最后，通過實(shí)踐，針對(duì)檔案管理人員再工作中所遇到的具體問題，進(jìn)一步加深了解，從而完善事業(yè)單位檔案管理制度，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作走向信息化。

二、關(guān)于事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）局限于曾經(jīng)的固有模式

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，社會(huì)進(jìn)行了第三、四次工業(yè)革命，促使信息化進(jìn)程開始與各行各業(yè)接軌，也正是由于發(fā)展過于迅速的原因，許多事業(yè)單位的管理工作人員一時(shí)間無法快速適應(yīng)信息化對(duì)檔案管理工作帶來的影響，無法接受新觀念，甚至有些排斥信息化管理方式，他們也并沒有接受到信息化管理制度的優(yōu)越性，以及新興的高效率的管理方式所帶來的便利與快捷，反而覺得通過這種方式管理會(huì)加大了他們工作量，因?yàn)樾枰ù罅康臅r(shí)間去接觸新的管理模式，以適應(yīng)其操作方式。這樣的情況也使得領(lǐng)導(dǎo)層不愿讓員工將精力過多投入到信息化管理這樣一種全新的管理模式上去，這就限制了檔案管理創(chuàng)新化的推進(jìn)，對(duì)檔案管理的發(fā)展起到了消極作用。

（二）事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)問題

檔案管理工作是一個(gè)系統(tǒng)的工程，它的系統(tǒng)性、科學(xué)性，這些的工作特征就保證了必須是具備良好的專業(yè)素養(yǎng)的人才能勝任。而對(duì)于現(xiàn)在這個(gè)信息化的時(shí)代來說，這樣的要求還是不足，在這個(gè)時(shí)代必須具有良好的學(xué)習(xí)能力，只有這樣才能更好的適應(yīng)這個(gè)社會(huì)，不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)，新方法。并且其實(shí)部分工作人員存在對(duì)專業(yè)的檔案管理不甚了解，檔案管理的意識(shí)過于薄弱，造成換了一種新的模式之后無法適應(yīng)，因?yàn)檩^之以前有很多不同。對(duì)檔案人員來說正確的道德觀，政治品德素質(zhì)更為重要，在管理檔案的工作中，存在泄露檔案信息這種影響極其惡劣的事件的發(fā)生。筆者認(rèn)為，還應(yīng)該創(chuàng)新檔案管理人員的培訓(xùn)機(jī)制，通過對(duì)當(dāng)前制度的了解，獲悉檔案管理工作人員的基本要求，然后針對(duì)這些基本要求來對(duì)其進(jìn)行基礎(chǔ)的教學(xué)及實(shí)踐訓(xùn)練，不斷強(qiáng)化其自身的專業(yè)技能，提高檔案管理人員的基本素質(zhì)。

（三）檔案管理中存在著利用率低下的狀況

部分檔案由于涉及國防，軍事領(lǐng)域所以加密存儲(chǔ)，就像這種情況，在檔案管理過程中，會(huì)必然會(huì)涉及很多涉密的信息。所以大部分工作人員考慮到這個(gè)情況，于是在處理檔案時(shí)就會(huì)更加小心，將對(duì)檔案的安全性看的比其利用檔案信息更加重要，這樣就導(dǎo)致了信息資源無法得到充分的利用，沒有發(fā)揮其信息資源的潛能，而將之束之高閣不如及時(shí)利用，以免得不到有用的信息資源，造成檔案存儲(chǔ)的浪費(fèi)。并且這樣也會(huì)使檔案管理人員對(duì)檔案信息不夠了解，檔案的存儲(chǔ)也就變得毫無意義，檔案的價(jià)值以及檔案管理人員的價(jià)值也就無法實(shí)現(xiàn)。

三、新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路

（一）創(chuàng)新檔案管理制度，強(qiáng)化檔案管理能力

在事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理時(shí)，為確保工作的有效開展，應(yīng)該首先構(gòu)建相應(yīng)的科學(xué)合理的規(guī)章制度，引導(dǎo)管理人員正確掌握。一套完整的規(guī)章制度都是需要保證其工作效率，這個(gè)時(shí)候通過創(chuàng)新制度，來適應(yīng)、彌補(bǔ)檔案管理工作中所遇到的困難與存在的問題，也只有不斷地更新，制度才能不斷地與時(shí)俱進(jìn)，所以才能夠?qū)芾砣藛T的工作行為予以約束，同時(shí)事業(yè)單位也會(huì)對(duì)檔案管理工作的開展給予高度重視，除此之外，也該完善制度中存在的獎(jiǎng)懲措施，因?yàn)楣芾碇贫戎歇?jiǎng)懲措施的施行，可以調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，也通過獎(jiǎng)懲制度樹立了新的工作標(biāo)準(zhǔn)，以達(dá)到促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展的根本目的口

（二）創(chuàng)新檔案管理服務(wù)手段，提高檔案利用效率

在檔案管理這一方面不能投鼠忌器，檔案的存儲(chǔ)就是為了可以利用其信息來進(jìn)行有效的工作，當(dāng)然對(duì)于一些涉密檔案的安全性來說，保密工作是十分重要的，但是要堅(jiān)持做好開發(fā)利用與保密工作并重，著力解決重保密，輕開發(fā)的這種一再出現(xiàn)的問題，這就要求做嚴(yán)格的保密措施，不輕易將涉密檔案信息放于能夠與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行交互的計(jì)算機(jī)上，也要嚴(yán)格控制和監(jiān)督涉密檔案的記錄及利用或是發(fā)布等等，對(duì)于各種儲(chǔ)存磁盤的管理和使用必須按照要求，編排目錄、造冊(cè)登記，確保檔案保密工作萬無一失。確保檔案開放利用工作具有可操作性。按時(shí)進(jìn)行對(duì)檔案的整理審查工作，做好分類，以及對(duì)過期的檔案及時(shí)進(jìn)行解密處理，從而使得檔案信息資源得到充分的利用，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供服務(wù)。

四、結(jié)語

綜上所述，只有加大創(chuàng)新力度，去構(gòu)建完整的管理制度，才能從根本上改進(jìn)事業(yè)單位的檔案管理工作，改善其在檔案管理工作上的低效，充分利用現(xiàn)在信息化所帶來的優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展，使其滿足現(xiàn)代化需求，能夠更好的適應(yīng)當(dāng)前的形勢(shì)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]田爽.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路探究[J].科技傳播，2016，8（03）：60-61.

[2]王璠.關(guān)于新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的思考[J].改革與開放，2015（10）：124-125.