事業單位檔案管理的創新

張立娟

摘要：隨著現代信息化技術的快速發展，傳統的事業單位檔案管理方式已經相對滯后，對新時期的信息內容的管理越來越捉襟見肘。正是因為這些原因，事業單位的檔案管理工作頻頻出現問題，本文正是立足于事業單位檔案管理的原則和意義，針對這些具體問題提出相應對策，以及確定切實可行的解決措施。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；創新

隨著事業單位改革逐漸深入，檔案管理的重要性逐漸突顯出來。檔案管理工作是一個繁雜且具系統性的一個工作，屬于事業單位的主要工作任務，需要檔案管理人員對檔案的規整與收集來進行操作。所以這整個工作過程中，就需要檔案管理人員執行和遵守單位所制定的準則，然而就目前的情況來看，當前的檔案管理工作不能夠滿足事業單位的實際需求，以及更好地進行社會實踐提供相應服務。對此，事業單位進行檔案管理時，可以通過改革制度的優化、工作理念更新等，對當前管理中出現地問題進行有效解決。

一、事業單位檔案管理的原則及檔案管理創新意義

事業單位是國家機構的組成部分，其檔案是事業單位所有信息的匯聚地，必須在一定的標準與原則下進行管理：（1）規范、靈活相統一原則，即檔案管理人員；應該在既定的標準與準則和確保管理工作的有效性和實用性，適當地對方法進行改革與創新，對檔案進行靈活的管理；（2）職責、權益兼顧原則，在事業單位管理的過程中，具體確定誰獲得權益，誰擔負責任這種準則，在工作中是行之有效的一種手段，即鼓勵了員工的積極性，又能規范領導的行為；（3）制定、執行并重原則，首先制度的建立要保證這是科學，有效的，其次執行才是重點，通過執行了解到制度的缺點，從而不斷改進和完善；砰）靜態、動態相結合原則，即事業單位檔案管理要在保持其科學穩定的同時與時俱進，與國際接軌，在時代發展的大背景下創新檔案管理體制與方法，提高檔案管理的科學化水平。毋庸置疑，在社會發展的新時期對事業單位檔案管理工作進行創新，對于滿足新時期事業單位全面改革具有重大的現實意義。首先，針對檔案管理人員這一基礎，對他們的培養和系統教育是重中之重，這是能夠直接提高管理效率的方法；其次，對信息的掌控以及對計算機檔案工具的掌握，不但能夠使檔案管理更加快捷、靈活而且對檔案中信息的記錄、在數據的保存方面更為安全，這種系統化的管理模式能夠大大提高事業單位的檔案管理工作效率與安全問題；最后，通過實踐，針對檔案管理人員再工作中所遇到的具體問題，進一步加深了解，從而完善事業單位檔案管理制度，推動事業單位檔案管理工作走向信息化。

二、關于事業單位檔案管理存在的問題

（一）局限于曾經的固有模式

隨著信息技術的快速發展，社會進行了第三、四次工業革命，促使信息化進程開始與各行各業接軌，也正是由于發展過于迅速的原因，許多事業單位的管理工作人員一時間無法快速適應信息化對檔案管理工作帶來的影響，無法接受新觀念，甚至有些排斥信息化管理方式，他們也并沒有接受到信息化管理制度的優越性，以及新興的高效率的管理方式所帶來的便利與快捷，反而覺得通過這種方式管理會加大了他們工作量，因為需要要花大量的時間去接觸新的管理模式，以適應其操作方式。這樣的情況也使得領導層不愿讓員工將精力過多投入到信息化管理這樣一種全新的管理模式上去，這就限制了檔案管理創新化的推進，對檔案管理的發展起到了消極作用。

（二）事業單位檔案管理人員素質問題

檔案管理工作是一個系統的工程，它的系統性、科學性，這些的工作特征就保證了必須是具備良好的專業素養的人才能勝任。而對于現在這個信息化的時代來說，這樣的要求還是不足，在這個時代必須具有良好的學習能力，只有這樣才能更好的適應這個社會，不斷學習新技術，新方法。并且其實部分工作人員存在對專業的檔案管理不甚了解，檔案管理的意識過于薄弱，造成換了一種新的模式之后無法適應，因為較之以前有很多不同。對檔案人員來說正確的道德觀，政治品德素質更為重要，在管理檔案的工作中，存在泄露檔案信息這種影響極其惡劣的事件的發生。筆者認為，還應該創新檔案管理人員的培訓機制，通過對當前制度的了解，獲悉檔案管理工作人員的基本要求，然后針對這些基本要求來對其進行基礎的教學及實踐訓練，不斷強化其自身的專業技能，提高檔案管理人員的基本素質。

（三）檔案管理中存在著利用率低下的狀況

部分檔案由于涉及國防，軍事領域所以加密存儲，就像這種情況，在檔案管理過程中，會必然會涉及很多涉密的信息。所以大部分工作人員考慮到這個情況，于是在處理檔案時就會更加小心，將對檔案的安全性看的比其利用檔案信息更加重要，這樣就導致了信息資源無法得到充分的利用，沒有發揮其信息資源的潛能，而將之束之高閣不如及時利用，以免得不到有用的信息資源，造成檔案存儲的浪費。并且這樣也會使檔案管理人員對檔案信息不夠了解，檔案的存儲也就變得毫無意義，檔案的價值以及檔案管理人員的價值也就無法實現。

三、新時期事業單位檔案管理創新思路

（一）創新檔案管理制度，強化檔案管理能力

在事業單位進行檔案管理時，為確保工作的有效開展，應該首先構建相應的科學合理的規章制度，引導管理人員正確掌握。一套完整的規章制度都是需要保證其工作效率，這個時候通過創新制度，來適應、彌補檔案管理工作中所遇到的困難與存在的問題，也只有不斷地更新，制度才能不斷地與時俱進，所以才能夠對管理人員的工作行為予以約束，同時事業單位也會對檔案管理工作的開展給予高度重視，除此之外，也該完善制度中存在的獎懲措施，因為管理制度中獎懲措施的施行，可以調動工作人員的積極性，也通過獎懲制度樹立了新的工作標準，以達到促進事業單位發展的根本目的口

（二）創新檔案管理服務手段，提高檔案利用效率

在檔案管理這一方面不能投鼠忌器，檔案的存儲就是為了可以利用其信息來進行有效的工作，當然對于一些涉密檔案的安全性來說，保密工作是十分重要的，但是要堅持做好開發利用與保密工作并重，著力解決重保密，輕開發的這種一再出現的問題，這就要求做嚴格的保密措施，不輕易將涉密檔案信息放于能夠與互聯網進行交互的計算機上，也要嚴格控制和監督涉密檔案的記錄及利用或是發布等等，對于各種儲存磁盤的管理和使用必須按照要求，編排目錄、造冊登記，確保檔案保密工作萬無一失。確保檔案開放利用工作具有可操作性。按時進行對檔案的整理審查工作，做好分類，以及對過期的檔案及時進行解密處理，從而使得檔案信息資源得到充分的利用，為經濟建設提供服務。

四、結語

綜上所述，只有加大創新力度，去構建完整的管理制度，才能從根本上改進事業單位的檔案管理工作，改善其在檔案管理工作上的低效，充分利用現在信息化所帶來的優勢，推動檔案管理工作的發展，使其滿足現代化需求，能夠更好的適應當前的形勢發展。

參考文獻：

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