通過創(chuàng)新知識管理助力組織持續(xù)發(fā)展

/北京航天長征飛行器研究所

現(xiàn)代管理理論認為,知識是組織無形資產(chǎn)的總和,是組織保持競爭優(yōu)勢和可持續(xù)發(fā)展的核心資源。借助知識管理提升企業(yè)的管理、研發(fā)、制造、服務(wù)等組織核心能力早已成為學術(shù)界和企業(yè)界的共識。航天事業(yè)60多年的發(fā)展歷程中蘊藏了非常豐富的工作經(jīng)驗,但就目前來看,航天企業(yè)內(nèi)部機關(guān)職能部門還未能充分地將工作經(jīng)驗轉(zhuǎn)化成為知識,機關(guān)知識管理工作沒有得到真正有效的開展,所以實施機關(guān)職能部門知識管理是一項勢在必行的工作。

作為我國再入飛行器總體研制單位,北京航天長征飛行器研究所從成立之初,就是從事航天飛行器總體設(shè)計研制、空間探測器總體研究開發(fā)等多專業(yè)、多學科的軍工研究所。經(jīng)過40余載的發(fā)展,研究所積累了大量豐富寶貴的航天研制技術(shù)與工程實踐知識,形成了海量知識成果。然而,隨著人員流動、崗位交流等原因,出現(xiàn)了如原有的知識積累丟失、新上崗人員沒有相關(guān)參考資料等情況。同時,在一些管理工作結(jié)束后,未能及時進行總結(jié)、部分工作流程因人而異等問題日益凸顯,進而造成管理工作的效率低、人力資源成本上升、科研工作得不到有效保障等問題日趨嚴重。因此,機關(guān)職能部門知識管理工作迫在眉睫,急需尋找出適合研究所機關(guān)職能部門知識固化、傳承的途徑和方法。

圍繞確保型號研制成功,助力研究所持續(xù)發(fā)展,研究所在“十二五”期間開始開展知識管理探索工作,并啟動了機關(guān)知識管理專項工作。通過分析研究所機關(guān)知識管理面臨的內(nèi)外部環(huán)境,運用管理學的SWOT分析法對機關(guān)知識管理面臨的內(nèi)部優(yōu)劣勢、外部機會和挑戰(zhàn)進行總結(jié)提煉,為實施機關(guān)知識管理專項工作提供參考依據(jù)。

一、工作與實踐

1.建立知識管理組織體系

組織體系是知識管理有效實施的基礎(chǔ),通過明確知識管理的組織、人員,明晰組織及人員的職責、接口關(guān)系,最終落實到各個崗位和負責人,確保知識資源梳理的產(chǎn)生和維護落到實處。

為加強機關(guān)知識管理專項工作,研究所設(shè)立了由所領(lǐng)導、機關(guān)知識管理專項工作組、知識管理業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導和各機關(guān)部門負責人構(gòu)成的機關(guān)知識管理委員會(見圖1),為機關(guān)知識管理專項工作提供組織保障。同時在所內(nèi)建設(shè)了機關(guān)知識管理聯(lián)絡(luò)人員網(wǎng),明確機關(guān)各部門知識管理工作主管領(lǐng)導和知識管理聯(lián)絡(luò)員,負責本部門知識資源采集和知識管理的日常工作,以確保知識管理工作在各部門有序開展。

2.探索機關(guān)知識資源采集模式

知識資源采集需要頂層全面、系統(tǒng)的策劃,以確保知識的價值,所以知識資源采集的脈絡(luò)、提綱尤為重要。研究所針對機關(guān)職能部門知識管理開展了專項研究,經(jīng)過所內(nèi)外調(diào)研確定了所機關(guān)知識資源采集工作核心是編制“機關(guān)工作業(yè)務(wù)知識手冊”,使機關(guān)部門業(yè)務(wù)工作更加規(guī)范、流程更加清晰,工作效率顯著提高,各業(yè)務(wù)知識更具有傳承性。因此,手冊的模板框架是十分重要的,既要將業(yè)務(wù)知識全面梳理出來,又要很清晰地將知識完整呈現(xiàn),特別是要將工作經(jīng)驗及技巧總結(jié)出來。

圖1 研究所機關(guān)知識管理委員會

為此,研究所組織經(jīng)驗豐富的管理類人員,結(jié)合所機關(guān)知識資源現(xiàn)狀,經(jīng)過不斷提煉、總結(jié),將手冊模板設(shè)定為業(yè)務(wù)活動描述、業(yè)務(wù)活動依據(jù)、相關(guān)術(shù)語、業(yè)務(wù)活動流程、業(yè)務(wù)活動模版、業(yè)務(wù)活動使用工具、業(yè)務(wù)活動提醒及背景、業(yè)務(wù)活動常見問題及解決方法、支撐資源9個部分,每個部分明確編寫內(nèi)容及注意事項,并附加示例、說明,通過固定機關(guān)業(yè)務(wù)知識手冊模板,確保編寫者準確理解,不產(chǎn)生歧異。

3.建立知識獲取、存儲、共享、應(yīng)用的良性循環(huán)

對于組織而言,知識生命周期可以被理解為知識從被組織模糊了解,到其被組織明確掌握并在組織內(nèi)部傳播,直到知識被用于工作中為組織創(chuàng)造價值,然后隨著其創(chuàng)造價值能力的逐漸降低而最終被組織遺忘的整個過程。圍繞知識生命周期,具有價值的知識活動主要包括知識獲取、知識存儲、知識共享、知識應(yīng)用。研究所機關(guān)知識管理專項工作主要圍繞知識獲取→知識存儲→知識共享→知識應(yīng)用實現(xiàn)知識的良性循環(huán),提升創(chuàng)新能力、提高工作效率,進而支撐研究所轉(zhuǎn)型發(fā)展的順利實現(xiàn)。

為實現(xiàn)知識良性循環(huán),研究所基于業(yè)務(wù)流程管理平臺信息系統(tǒng),將業(yè)務(wù)流程管理與機關(guān)知識資源采集有機結(jié)合,實現(xiàn)個人知識與組織知識、隱性知識與顯性知識的相互轉(zhuǎn)化,達到以知識管理引領(lǐng)創(chuàng)新、提升效益、驅(qū)動發(fā)展的戰(zhàn)略目標。

一是梳理機關(guān)業(yè)務(wù)模塊。研究所機關(guān)職能部門中崗位有交叉、工作有重疊,需要投入時間、精力和經(jīng)驗去梳理業(yè)務(wù)模塊。因此,研究所經(jīng)過縝密的頂層策劃,由機關(guān)各部門率先梳理部門全部業(yè)務(wù)工作,再以首先梳理近期可能發(fā)生崗位變動以及在研究所、部門范圍內(nèi)較為重要的業(yè)務(wù)為原則,將業(yè)務(wù)模塊梳理出來。經(jīng)過部門梳理、機關(guān)知識管理工作組審查、返回部門修改等一系列工作過程,最終形成機關(guān)各部門需要編寫業(yè)務(wù)知識手冊的業(yè)務(wù)模塊,并將其作為頂層輸入,為后面手冊編寫有條不紊地開展提供基礎(chǔ)。

二是編寫機關(guān)業(yè)務(wù)知識手冊。經(jīng)過在研究所范圍內(nèi)對機關(guān)知識管理專項工作的宣貫、培訓等,在已有的業(yè)務(wù)模塊梳理和手冊模板框架基礎(chǔ)上,研究所選取了日常工作開展頻繁、涉及部門較多的會議管理和近期業(yè)務(wù)量較集中的因公出國2項業(yè)務(wù)工作進行試點,并應(yīng)用手冊模板進行知識資源采集。編制的手冊在所內(nèi)審查通過后,經(jīng)所內(nèi)相關(guān)人員查閱、使用,取得了良好反響,效果明顯。按照手冊內(nèi)容指引,新上崗人員基本可以獨立開展工作,進而驗證了手冊的有效性。

在會議管理和因公出國2項業(yè)務(wù)手冊編寫試點實踐成功后,研究所將手冊編寫工作全面展開,各機關(guān)職能部門制定了詳細的編寫計劃,并進行編制工作。

三是發(fā)布知識手冊。經(jīng)審查確認的手冊上傳至知識管理平臺,最終實現(xiàn)了知識共享和傳承。通過手冊的共享,為員工提供了具有操作性的規(guī)范性指引和有效的工作歷史信息,也為管理者提供了決策支撐。

四是應(yīng)用知識手冊。已發(fā)布的知識手冊成為研究所新入職和崗位交流人員的培訓材料,可快速便捷地指導員工開展具體工作。后續(xù),研究所將以發(fā)布的知識手冊為基礎(chǔ),重點在知識推送方面開展研究,力爭將編寫的知識手冊更進一步用到實處,真正搭建出支撐“企業(yè)常青”和“人才成長”的知識管理平臺,以有效提升工作效率。

五是修改知識手冊。發(fā)布的知識手冊將隨著上級規(guī)章制度或所級相關(guān)要求的變動而不斷修訂,以確保知識手冊的有效性,使知識手冊始終是正確的參考材料。

4.確保機關(guān)知識管理專項工作有效推進

知識資源是唯一一種在使用過程中能夠不斷增值的資源,組織都重視知識資源在組織內(nèi)部的積累和流通,促使知識資源通過應(yīng)用創(chuàng)造價值。將知識管理工作納入組織戰(zhàn)略績效考核,并輔以一定的物質(zhì)激勵,能夠激發(fā)員工投身知識管理的主動性。因此,對知識管理工作進行有效的獎懲,是對知識管理工作有效推進的良好潤滑劑。

研究所從開展知識管理工作之初就認識到知識管理激勵、考核機制的重要作用,開展了激勵、考核機制的研究和制定工作,每年投入一定額度經(jīng)費支撐知識管理工作的開展。機關(guān)知識管理專項工作是研究所首次系統(tǒng)性地對各機關(guān)業(yè)務(wù)知識資源進行采集的一項針對性較強的工作,手冊以規(guī)范清晰的脈絡(luò)將崗位業(yè)務(wù)的全管理周期逐一梳理出來,并在工作常見問題及解決措施等環(huán)節(jié)融入編寫者的管理經(jīng)驗或解決問題的關(guān)鍵。

為完善知識共享考評要求,健全知識管理激勵機制,針對知識手冊專項編寫工作提出了具體的獎勵方案。實施機關(guān)知識管理專項工作以來,共獎勵人員135人次。除獎勵外,研究所還將機關(guān)知識管理專項工作納入研究所年度戰(zhàn)略績效考核,通過制定詳細、可操作的考核指標,引導員工及部門高度重視知識管理工作,為機關(guān)知識管理專項工作有效推進提供保障。

二、實踐效果

1.探索出航天企業(yè)機關(guān)知識資源采集模式

作為中國航天科技集團有限公司內(nèi)首家真正系統(tǒng)開展機關(guān)知識資源采集工作的軍品研究所,在歷經(jīng)3年時間后探索出了一套適合航天企業(yè)戰(zhàn)略化發(fā)展的機關(guān)知識資源采集模式。

研究所機關(guān)知識資源采集是在縝密分析宏觀環(huán)境、客觀形勢、自身問題的基礎(chǔ)上,以最終促進研究所持續(xù)發(fā)展為目標,以深化體制機制改革、積極推進市場化轉(zhuǎn)型、型號研制取得突破、核心能力不斷提升、新技術(shù)不斷孵化、新領(lǐng)域拓展成果顯著等一系列工作為要點的管理模式下實施的。面對即將真正走向競爭市場的重要歷史時期,研究所以經(jīng)營模式轉(zhuǎn)型為目標的機關(guān)知識資源采集工作探索出了一套清晰、合理、可行的工作模式,為航天軍工企業(yè)甚至其他行業(yè)的軍工企業(yè)機關(guān)知識資源采集工作起到了積極的示范、輻射、帶動作用。

2.提高機關(guān)職能部門工作效能

作為航天系統(tǒng)內(nèi)的典型單位,領(lǐng)先的專業(yè)能力是研究所完成任務(wù)和持續(xù)發(fā)展的根本。然而,確保型號任務(wù)成功、組織成功也離不開管理業(yè)務(wù)的支撐。管理工作的有效性是組織發(fā)展的重要環(huán)節(jié),規(guī)范高效的管理對組織發(fā)展起著重要作用。

經(jīng)過機關(guān)知識管理專項工作的穩(wěn)步推進,研究所已完成包括科研生產(chǎn)管理、人力資源管理、創(chuàng)新管理等在內(nèi)的125份機關(guān)業(yè)務(wù)知識手冊的編寫,手冊均詳盡地描述了業(yè)務(wù)崗位的工作依據(jù)、工作流程、關(guān)鍵提醒、工作模版、常見問題、解決措施等內(nèi)容,新上崗人員通過對手冊的學習,85%以上的工作都可以自行規(guī)范完成,改變了以往老帶新、打電話溝通或是口口相傳的傳統(tǒng)管理模式,提高了管理工作效能。

3.有效釋放人力資源，助推科研任務(wù)完成

機關(guān)職能部門知識管理工作減少了管理工作中的不規(guī)范環(huán)節(jié),避免了一些工作的無效重復,使管理工作具有條理性和統(tǒng)籌性,不僅很大程度上釋放了機關(guān)職能部門的人力資源,也避免了基層設(shè)計部門因機關(guān)職能部門人員工作不到位、不規(guī)范而造成的人力資源浪費。例如,新上崗員工在接手型號調(diào)度管理工作時,可以不用與主管領(lǐng)導或其他同事進行一對一的培訓,只需要學習型號調(diào)度管理業(yè)務(wù)知識手冊,就能清楚地了解和掌握型號調(diào)度的主管職責,型號調(diào)度業(yè)務(wù)工作依據(jù)的標準規(guī)范、規(guī)章、作業(yè)文件和重要資料,型號調(diào)度工作中使用的軟件,型號調(diào)度的工作流程、工作中的關(guān)鍵點及特別需要注意的問題,以及型號調(diào)度使用的表格模版、填寫要求及使用要求等,同時也明白了型號調(diào)度中每一項工作開展的時間及其工作背景,型號調(diào)度工作中常見問題、解決措施以及型號調(diào)度工作的其他支撐知識。

可以說,機關(guān)職能部門知識管理工作在一定程度上解決了人力資源緊張問題,有效釋放人力資源,從而助推科研任務(wù)完成。

4.為研究所機關(guān)知識資源傳承保駕護航

機關(guān)職能部門知識資源是研究所知識總量的重要組成部分,同時也是研究所管理層面核心的、有價值的知識。

對于機關(guān)知識管理專項工作的實施,研究所不僅梳理了業(yè)務(wù)工作開展的依據(jù)和用到的工具,還總結(jié)了業(yè)務(wù)工作開展的具體流程及過程中的關(guān)鍵點,同時挖掘了業(yè)務(wù)工作開展過程中的常見問題及解決問題的經(jīng)驗,并將業(yè)務(wù)工作中零散的、隱性的知識整合固化為可控的、顯性知識資源,使組織知識資源得以有效傳承。

5.實現(xiàn)研究所與員工的共識共贏

機關(guān)知識管理工作通過員工不斷挖掘可用知識以及自身可分享的知識,實現(xiàn)了員工的自我總結(jié)、自我提高,提升了員工的自我價值。研究所以有效激勵為手段,促使員工對知識和組織事業(yè)、組織發(fā)展前景有著更高更遠的持續(xù)性追求,同時對自身價值的實現(xiàn)也有著新的更高的愿望和實現(xiàn)需求。因此,機關(guān)知識管理工作實現(xiàn)了研究所與員工的共識共贏。

目前,正值航天事業(yè)飛速發(fā)展的階段,是貫徹“十九大”精神、落實“十三五”規(guī)劃的重要時期,不管是應(yīng)對市場競爭常態(tài)化的要求,還是直面轉(zhuǎn)型深化改革實行突破的壓力,抑或是按時保質(zhì)完成高強密度科研生產(chǎn)任務(wù)的需求,機關(guān)知識管理專項工作的重要性和緊要性愈加凸顯。

機關(guān)知識管理專項工作作為一項需要長期堅持的系統(tǒng)工程,經(jīng)過多年的具體實踐孵化出一項院級課題、一項院級標準、一項合理化建議獎,并將在全院范圍內(nèi)推廣實施。后續(xù),研究所將繼續(xù)加強機關(guān)知識管理建設(shè),以“邊實施、邊改善、邊推廣”的工作思路,不斷加快實現(xiàn)機關(guān)知識管理對研究所持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略支撐。