分析企業檔案的綜合管理方案

文/信子，國網湖南省電力有限公司湘西供電分公司

1 引言

隨著現代科技的發展，現代辦公室的使用設備逐漸自動化，社會對信息的需求也越來越多，檔案管理工作是一個企業生產發展的重要環節，有效的檔案管理能夠為企業的生產提供有利的參考信息，是企業改革和發展的基礎條件。讓企業檔案為企業的生產發展服務，解決企業生產中遇到的問題。本文就企業檔案的綜合管理進行分析。

2 企業提高檔案綜合管理的重要性

企業進行檔案綜合管理是對企業管理工作而言的，有利于指導企業經營決策[1]。在激烈的市場經濟競爭中，只有提高企業經營的質量和工作效率，才能夠提升企業的競爭力。由于企業的檔案管理在企業經營管理中有非常重要的推動作用，因此，要加強對企業檔案的綜合管理。

企業檔案的管理質量的提升有利于促進企業的建立獨特的管理模式。因此企業應該加強對人才的引進，提升企業的檔案管理工作的質量，制定相關的管理機制，從而提升企業的經營效益和發展速度。

企業的檔案管理質量對企業在市場中的競爭有直接的影響，同時，也決定了企業是否能夠全面發展。在企業的檔案管理中經常會出現工作人員資料、企業各部分工作資料丟失的現象，這對與企業的發展來說是非常不利的，甚至會影響企業的決策和發展。因此企業要加強對檔案管理質量的提升，為企業的發展奠定良好的基礎。

3 當前我國企業檔案管理現狀

企業檔案的國力工作直接體現出企業相關部門在生產、工作、管理、經營中的問題，是對企業的政治、文化、經濟狀況等等最原始的記錄。隨著我國社會的不斷發展，企業也隨著迅速發展，這時都檔案管理工作就顯得十分重要，如表1，以下是目前在我國企業檔案管理中存在的問題：

表一：企業檔案管理主要內容

3.1 企業檔案管理存在安全隱患

由于企業自身環境問題，在檔案管理的工作中存在一些問題。例如，部分企業會將檔案管理室建立在企業中比較偏、比較潮濕的地方，因為空氣中濕度較大，企業的檔案經過長時間的存放，會出現發霉的情況，甚至是破損；也有部分企業將檔案室建立在陽光比較充足的位置，企業檔案經過陽光的暴曬之后，會出現資料受損的情況，這不利與檔案的管理和保存；企業的檔案管理室多數采用玻璃窗戶，沒有安全防護，在窗戶上僅僅是粘貼一層紙，這樣的做法不利于檔案的管理保護。

3.2 管理體制存在不規范

我國經濟的發展，促進了我國企業的發展，同時檔案的數量也在提升，傳統的手工管理方式已經無法滿足企業各部們對檔案的使用需求[2]。其中在傳統的檔案管理中，信套式檔案管理方式在檔案袋上標明檔案中文件這種方式對企業的管理工作是極為不利的，工作人員在檢索分類會耗費大量的精力和時間，影響工作效率。其中有的工作人員會使用單個的檔案進行記錄，這樣記錄管理方式會使用的非常多的檔案袋，非常浪費，易出現丟失的現象，不利于管理。有部分企業，在進行檔案的調動時，仍采用傳統的手工操作模式，這樣一來記錄信息的紙張易出現磨損的現象，對檔案資料的安全造成影響。

3.3 檔案管理與企業生產不能夠有效結合在一起

有部分企業，在企業管理中引入計算機管理系統時，并沒有將檔案的信息管理融入其中，忽略了檔案管理的信息化。因此，從事檔案管理的工作人員不能夠進入到計算機管理系統中，對企業的核心內容無法掌握，得不到有效的信息，這樣不利于企業檔案管理的完善。

3.4 企業檔案工作長期性和連續性不足

企業的領導對檔案管理的重視程度提升之后，就會進行相關的完善工作，公司會對此進行考核和評價。短時間的工作會取得一定的效果，當檔案管理工作符合企業的要求之后，就不會再繼續保持，缺乏長期性和連續性[3]。還有部分企業對檔案管理工作并不重視，對企業檔案室的管理不重視，因此，導致企業管理工作開展的不順利。

4 企業檔案綜合管理的措施

4.1 完善管理制度

隨著企業的不斷發展和擴大，企業各部門的文件和資料也逐漸增多，這對檔案管理的工作人員來講，加強了工作力度，會影響工作效率和檔案管理的質量。因此企業要根據自身的發展狀況，對檔案管理進行完善，建立適合企業發展的檔案管理制度。如，對檔案進行分類，調整檔案管理的期限等等，企業在進行檔案管理時，要嚴格根據相關的制度開展管理工作，以此促進企業的發展。

4.2 轉變企業管理觀念

企業的管理者和領導者要轉變企業的管理觀念，打破封閉、守舊的傳統觀念，樹立服務思想。將被動的經營方式轉變為面向市場，立足企業，推動企業的改革發展，提升企業的經營效益，為企業的全面發展打好基礎。

4.3 加強檔案信息管理

在企業管理中，加強檔案管理有以下幾種方式：第一，建立文檔一體化管理，在企業的管理中，通過電子文件的使用，將與檔案信息有關的內容添加其中，建立相關的監督制度，確保企業檔案的真實性和有效性。第二，將現代信息技術引入其中，確保企業信息的安全性。在企業的檔案信息中會涉及很多商業信息，若是在企業經營中無法保證檔案信息的安全性，容易丟失文件，并對企業的生產經營造成損失。

4.4 做好相關服務工作

企業檔案進行綜合管理之后，要改變原有的檔案信息共享的方式，企業可以建立相應的閱覽室，為工作人員的閱讀、復制等等工作服務。同時可以建立宣傳窗，對企業的數據進行展示。深化企業的改革，促進企業的檔案綜合管理工作的發展。

4.5 提高企業重視程度

企業的領導和管理者要提升對檔案管理的重視程度，因為企業的領導者的決策直接影響企業檔案管理工作的開展，只有提升企業領導的重視程度，才能促進企業檔案管理工作的發展。主要可以從以下幾個方面開展：第一，加強檔案宣傳，提升全員對檔案意識。定期為員工進行培訓和教育工作，使領導和員工對檔案管理有一個正確的認識，意識到檔案管理對企業的重要性。鼓勵員工參加企業檔案管理部門的宣傳活動，推廣、宣傳檔案知識[5]。在企業的總結會議上強調檔案管理工作的重要性，將檔案管理中的問題進行分析總結。第二，加強對企業檔案管理工作的機制的建立和完善，建立管理系統，通過提升檔案管理工作人員的薪資待遇提升員工的工作熱情，做好相應的管理工作，培養員工工作的積極性。

5 結束語

總而言之，在企業檔案管理工作中仍存在一些問題，企業的檔案中有很多商業機密和重要資源，對企業的發展有著促進作用。因此，企業一定要重視檔案的綜合管理，發揮檔案信息的作用，為提升企業效益打下良好基礎。