加強檔案管理優化的有效措施

荀景貴

檔案管理對一個部門或單位來說是一項必不可少的工作，將資料及時歸檔，可以方便日后查閱和借鑒，但在日常工作中，我們又往往忽略了它的管理。如何優化檔案的管理，讓檔案更好地服務于日常工作，成為提升工作質量不容忽視的一個環節。本文就如何加強檔案的優化管理提出一些具體措施，供大家借鑒。

前言

檔案管理在日常工作中雖然不能直接創造工作效益，但卻可以間接地提高工作質量和工作效率，促進工作的規范有序。各部門、各單位都應當提升對檔案管理工作的認知程度，加以重視并將其納入單位的正常工作之中。

l 優化檔案管理的意義

隨著我國《檔案法》頒布以來，一些企事業單位加強了檔案的管理力度，檔案管理水平也得到了有效提升。紙質檔案與電子檔案的相接軌，促進了檔案信息化資源的優化整合，對部門或單位的科學決策和管理提供了更便捷的信息支撐。但從我國檔案管理的發展來看，檔案管理也存在著很多不足，基礎設施差，信息化程度不高，檔案管理人員業務水平有待提高等，跟不上時代發展的步伐。這就需要我們優化檔案管理，采取積極有效地優化措施，實現檔案管理的提檔升級，更好地為企事業單位和個人提供有價值的信息與資料留存，創造更多的社會效益。

2 優化檔案管理的有效措施

2.1 考核與獎勵并重，檢查與完善相統一。任何一項工作都要有完善的考核機制，才能促進執行力的提升，檔案管理同樣需要完善的考核機制。要制定崗位責任制，對崗位的工作職責、工作標準進行明確和要求，月末通過自我評價和定期抽檢，對工作完成情況和完成的質量進行績效考核，對不足部分要及時指出來，如歸檔不及時，檔案借閱未履行手續等，將工作完成情況和工作質量同績效考核相結合，提高監督的約束作用。同時，對每月做得出色人員也要及時獎勵，列入績效加分。通過強化監督檢查，獎罰分明，進一步提高了檔案管理人員的積極性，促進了檔案管理的優化。

2.2 積極采取新技術，提高檔案信息化管理水平。當前，我們處于信息化、科技化的時代，新技術為我們的日常生活帶來了很多的便捷，但也有一些檔案管理部門不創新思維，檔案管理還趨于落后階段.有的還用手工操作，沒有發揮好現代網絡信息技術的作用，影響了檔案管理的效率提升。為此，我們檔案管理人員要與時俱進，積極學習新技術，利用新技術，為檔案信息管理服好務。單位要及時配備計算機等電子信息化設備，充分利用檔案管理軟件，將檔案的所有信息錄入電腦，建立檔案信息數據庫，實現自動化管理，工作人員可以根據相關程序隨意檢索需要查閱的檔案資料，實現檔案管理的信息化、自動化。

2.3 完善培訓機制，提高檔案管理人員的素質。檔案管理質量的好壞與檔案管理人員的素質有很大關系，優化管理檔案需要一支優秀的工作團隊，這就需要完善培訓機制，加強對檔案管理人員進行培訓，提升他們的業務水平。完善培訓機制由幾個因素組成：一是培訓經費。一些企事業單位非常重視檔案管理，在年初就將檔案培訓經費列入預算，可以保證培訓工作的順利開展：二是培訓內容要具體可操作。檔案管理包括資料歸檔、資料整理、檔案登記、制作檔案檢索記錄和檔案日常保管等。在培訓時要有目標和學習內容。檔案管理人員要學會鑒定檔案，檔案存檔時限有永久和短期之分，對沒有保存價值的檔案按程序及時處理，對有長久保存價值的檔案進行精心管理與保存。三是圍繞提升服務意識開展培訓。檔案管理是一項服務性工作，平時看似無事，但管理起來需要檔案管理人員細心認真，不但日常需要對檔案衛生進行清理，而且還需要定期自查檔案借閱情況，對未及時歸還檔案的單位或部門及時催辦歸還，所以在培訓時要圍繞提升服務意識進行開展，使檔案得到有效利用，進一步提升管理質量。四是專業的師資力量。檔案管理部門可以邀請相關領域的老師對工作人員進行專業培訓，使他們掌握檔案管理的技巧和專業知識，為檔案管理信息化建設提供重要的人力保障。

2.4 完善基礎設施，創造良好的檔案管理環境。良好的檔案管理環境，不僅能提高檔案的保存質量，還能延長檔案的使用壽命。我們在保存檔案時，基本是紙質檔案與電子檔案同時保留，紙質檔案怕潮、怕陽光照射，所以我們在擺放檔案時，一定要選擇干燥適宜的房間，定期通風，定期保持地面的濕度，以防過于干燥造成紙質粉化。檔案室要安放窗簾，白天時盡量打開，以免陽光直射造成檔案老化。為了保證檔案存放環境，單位要購買檔案柜，對檔案資料分類存放。若檔案較多，建議購買移動檔案柜，在平時不用時移動檔案柜可以合攏在一起，減少占地空間，查閱時將其推開。電子檔案要經常抽檢，對由錄像帶存放的資料，要定期播放，以防錄像帶長期不用粉化，隨著電子化的發展，錄像帶存放資料已不能滿足檔案存放的要求，需要提檔升級。我們可以通過購買刻錄機或用新技術軟件還原錄像檔案資料，利用光盤、移動存儲設備或百度空間等來保存資料，為檔案管理創造良好的物質條件。

3 結語

隨著數字信息化技術的快速發展，對檔案管理工作也提出了很多新的課題，只要我們創新思維，不斷地以發展的眼光去看待檔案管理，優化檔案管理，時時更新檔案管理手段，檔案就會無時無刻地發揮著應有的作用。