關(guān)于電子發(fā)票報銷過程中潛在問題探討

陳誠

摘要：伴隨我國信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，電子發(fā)票逐漸成為一種新的發(fā)票開具與管理模式，不僅體現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中“無紙化”趨勢，還有效與信息化系統(tǒng)相結(jié)合，提升企業(yè)管理水平。本文將結(jié)合電子發(fā)票在企業(yè)報銷過程中的具體運用，提出可能存在重復(fù)報賬的潛在財務(wù)風(fēng)險及相應(yīng)解決措施。

關(guān)鍵詞：電子發(fā)票；財務(wù)報銷；重復(fù)報賬

一、概述

（一）含義

電子發(fā)票是信息時代的產(chǎn)物，采用稅務(wù)局統(tǒng)一發(fā)放的形式給商家使用，發(fā)票號碼采用全國統(tǒng)一編碼，采用統(tǒng)一防偽技術(shù)，分配給商家，在電子發(fā)票上附有電子稅局的簽名機制。（1）

（二）特點

首先，電子發(fā)票的發(fā)行將節(jié)約企業(yè)印制成本以及管理成本，減少紙質(zhì)發(fā)票的資源浪費，降低企業(yè)成本負(fù)擔(dān)。

其次，電子發(fā)票與信息化系統(tǒng)相結(jié)合，可以實現(xiàn)發(fā)票資料電子化管理與統(tǒng)計，方便企業(yè)及時掌握相關(guān)發(fā)票資料信息。

（三）意義

電子發(fā)票的推廣與實施對我國經(jīng)濟發(fā)展而言具有重大意義。對于消費者而言，電子發(fā)票也是消費者購物憑證以及維權(quán)的重要依據(jù)，并且易長期保存，不用擔(dān)心遺失風(fēng)險。對于企業(yè)來說，電子發(fā)票的運用可以使企業(yè)更加規(guī)范化運營，降低企業(yè)更多的成本負(fù)擔(dān)，也是我國電子化迅速發(fā)展的必然產(chǎn)物。

二、電子發(fā)票在企業(yè)報銷過程中的運用以及潛在財務(wù)風(fēng)險

（一）在企業(yè)報銷過程中的具體運用

根據(jù)國家稅務(wù)總局的通知，電子發(fā)票的法律效力、基本用途及使用規(guī)定等與稅務(wù)機關(guān)監(jiān)制的增值稅普通發(fā)票相同，也可以作為費用報銷的依據(jù)。因此，員工在取得電子發(fā)票后是可以用其進(jìn)行財務(wù)報銷的。結(jié)合目前企業(yè)的實際情況，也為規(guī)范電子發(fā)票的報銷程序，提高財務(wù)報銷工作的效率，企業(yè)財務(wù)部在進(jìn)行報銷事項的合規(guī)性審核時，往往要求報銷人將電子發(fā)票以及相關(guān)發(fā)票查驗結(jié)果均打印后作為原始報銷資料附上，具體流程如圖1所示：

（二）電子發(fā)票在企業(yè)報銷過程中潛在的財務(wù)風(fēng)險

由于電子發(fā)票具有可重復(fù)打印的特點，因此，可能會面臨由于員工重復(fù)利用電子發(fā)票進(jìn)行報賬而給企業(yè)帶來的財務(wù)風(fēng)險。

例如：某企業(yè)員工于2018年3月因項目接洽，宴請A客戶發(fā)生餐飲招待費200元。該員工在向餐館支付費用后取得相關(guān)電子發(fā)票，于是待其返回公司后立即按規(guī)定填寫相關(guān)報銷單并完成報銷審核流程。在同年5月，該員工又因業(yè)務(wù)接洽發(fā)生餐飲招待費200元，但由于此次是赴項目所在地進(jìn)行現(xiàn)場考察與工作協(xié)調(diào)過程中發(fā)生的宴請行為，而項目由于地處偏僻，周圍餐館大多為個體戶，該員工未能取得相應(yīng)發(fā)票，因此，該員工為處理個人因公墊資問題，很有可能利用3月份取得的電子發(fā)票進(jìn)行重復(fù)報銷。

三、解決建議

為減少上述潛在問題相關(guān)風(fēng)險，本文提出如下建議：

（一）規(guī)范企業(yè)報銷流程

企業(yè)應(yīng)進(jìn)一步規(guī)范電子發(fā)票的報銷流程，具體可以采取如下措施：

1.要求員工在取得電子發(fā)票時，需要同時保留消費時對應(yīng)的付款憑證或消費小票等，作為電子發(fā)票唯一性的附證，并在報銷時需要同打印出的電子發(fā)票同時提供。

2.要求報銷人在打印的電子發(fā)票及發(fā)票查驗信息上均簽名并對“該發(fā)票僅報銷一次，發(fā)票真實有效且未重復(fù)報賬”進(jìn)行承諾。

（二）加強電子發(fā)票管理

企業(yè)應(yīng)進(jìn)一步加強電子發(fā)票報銷管理，財務(wù)部可指定專人在接收電子發(fā)票后對相關(guān)信息進(jìn)行登記，例如將發(fā)票號碼等唯一性信息建立專項臺賬，且在財務(wù)報銷合規(guī)性時增加對該電子發(fā)票是否重復(fù)報賬的審核環(huán)節(jié)。

考慮到電子發(fā)票查重登記人員的工作量與實際可操作性，企業(yè)可以結(jié)合自身情況，規(guī)定相應(yīng)有效報銷時限，例如企業(yè)可以規(guī)定員工若取得電子發(fā)票，必須于電子發(fā)票開具后一個月內(nèi)進(jìn)行財務(wù)報銷，若超過期限規(guī)定則不予報銷。

（三）提高財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)

建議企業(yè)加強信息化建設(shè)，建立相關(guān)“數(shù)據(jù)池”來規(guī)避電子發(fā)票重復(fù)報賬的風(fēng)險。例如企業(yè)完善財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)，在合規(guī)性審核時，財務(wù)人員需將電子發(fā)票上傳至企業(yè)的“查重數(shù)據(jù)池”進(jìn)行比對，數(shù)據(jù)池會保存該發(fā)票信息，同時自動比對數(shù)據(jù)池中已有的發(fā)票信息，一旦發(fā)現(xiàn)此次上傳發(fā)票與已有發(fā)票重復(fù)將發(fā)出警告提示，財務(wù)審核人員將不予通過該筆報銷事項。甚至企業(yè)可以通過設(shè)置，在財務(wù)報銷系統(tǒng)中發(fā)出報銷申請時就增加上傳電子發(fā)票環(huán)節(jié)，對于系統(tǒng)識別出的重復(fù)報賬發(fā)票，報銷人將無法生成報銷單，可以從源頭規(guī)避可能帶來的財務(wù)風(fēng)險，有效提高各部門工作效率，降低企業(yè)管理成本。

電子發(fā)票是我國財務(wù)信息化改革的必經(jīng)之路，是整個財務(wù)信息化發(fā)展水平的必然產(chǎn)物。而我國想要真正實現(xiàn)電子發(fā)票無紙化還需要相關(guān)法規(guī)、企業(yè)財務(wù)制度、財務(wù)信息化系統(tǒng)建設(shè)的進(jìn)一步建立與完善。隨著電子發(fā)票的應(yīng)用與廣泛深入，電子發(fā)票必將取代紙質(zhì)發(fā)票，財務(wù)信息化系統(tǒng)也將實現(xiàn)自動化與智能化。

注釋：

總理兩提電子發(fā)票為什么？http：//www.sohu.com/a/192356638_118622，搜狐2017-9-16。

參考文獻(xiàn)：

[1]李平.完善我國電子發(fā)票管理的幾點建議[J].國際稅收，2016，04.

[2]邵露.電子發(fā)票對會計的影響探討[J].會計改革與創(chuàng)新，2016，01.