數(shù)字化技術(shù)在檔案管理的應(yīng)用價(jià)值

孟慶楷

【摘 要】 數(shù)字化技術(shù)是當(dāng)今時(shí)代大力推廣的一種關(guān)鍵性技術(shù)，這種技術(shù)的產(chǎn)生和發(fā)展，大大的推動(dòng)了我國(guó)許多產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。本文當(dāng)中我們要主要介紹的檔案管理就是受益較大的一個(gè)產(chǎn)業(yè)。實(shí)際上，數(shù)字化技術(shù)在檔案管理行業(yè)當(dāng)中具有很高的應(yīng)用價(jià)值，通過(guò)對(duì)于數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，我們就可以顯著的提高檔案信息的可靠性、全面性、并可以做到及時(shí)的對(duì)檔案信息進(jìn)行更新。下文當(dāng)中，我們將對(duì)數(shù)字化技術(shù)在檔案管理當(dāng)中的應(yīng)用價(jià)值進(jìn)行解析，并提出幾個(gè)發(fā)揮出這個(gè)價(jià)值的可靠措施。

【關(guān)鍵詞】 數(shù)字化技術(shù)；檔案管理；應(yīng)用

數(shù)字化是21世紀(jì)的主要特征。我們?cè)谶M(jìn)行檔案管理的工程中，也考慮到了這一點(diǎn)。但是，數(shù)字化的管理方法也容易出現(xiàn)一些問(wèn)題，比如，我們的檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)做得還不夠到位。一些不法分子可以比較容易的侵入到我們的系統(tǒng)中，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行盜竊、毀壞甚至修改。因此，我們應(yīng)當(dāng)通過(guò)各種方式，盡可能的發(fā)揮出數(shù)字化管理檔案的價(jià)值，同時(shí)盡可能的避免數(shù)字化管理帶來(lái)的一些弊端，使得數(shù)字化技術(shù)更好的為我國(guó)的檔案管理事業(yè)服務(wù)。

1 數(shù)字化技術(shù)在檔案管理的應(yīng)用價(jià)值解析

1.1 有利于提高檔案信息的可靠性

各個(gè)單位的檔案包含著事業(yè)單位大量人員的信息，單位的檔案信息一旦出現(xiàn)偏差，那么我們?cè)谶M(jìn)行單位情況的了解和進(jìn)行工作的安排時(shí)就可能會(huì)出現(xiàn)一些以來(lái)之外的情況，對(duì)我們的日常工作安排造成很大的阻礙作用。其實(shí)，這都是由于我們的工作方法不恰當(dāng)導(dǎo)致的。如果我們能夠廣泛的采用數(shù)字化的檔案管理方法，那么類似的問(wèn)題就可以得到有效的避免。也就是說(shuō)，實(shí)施檔案的數(shù)字化管理，有利于提高檔案信息的可靠性。從整個(gè)角度來(lái)看，數(shù)字化技術(shù)在檔案管理事業(yè)當(dāng)中的一個(gè)重要的價(jià)值，就是在于它可以提高我們檔案當(dāng)中包含信息的可靠性。

1.2 有利于提高檔案信息的全面性

一般來(lái)說(shuō)，許多檔案單位收集的信息不能涵蓋該單位發(fā)展所必需的所有信息。這些問(wèn)題的出現(xiàn)是由于我們的檔案管理戰(zhàn)略沒(méi)有得到足夠的數(shù)字化。在現(xiàn)代社會(huì)中，對(duì)檔案信息的處理對(duì)效率和準(zhǔn)確性要求很高。然而，我的國(guó)家的檔案管理仍然遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出我們的需要。在許多情況下，我們的檔案管理限于一個(gè)非常先進(jìn)的階段，并沒(méi)有能夠有效地收集檔案信息，因此我們的檔案信息自然很難實(shí)現(xiàn)。這對(duì)許多單位的發(fā)展非常不利。如果我們必須在沒(méi)有相關(guān)文件的情況下進(jìn)行項(xiàng)目，我們將花費(fèi)更多功夫。采用傳統(tǒng)方法進(jìn)行的檔案管理，我們就很難及時(shí)的進(jìn)行檔案的補(bǔ)充，檔案的全面性也會(huì)降低。而如果我們能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，檔案豐富和更新的速度就會(huì)有顯著的提高，我們其他各項(xiàng)工作也會(huì)更順利的開(kāi)展下去。從這個(gè)角度來(lái)看，數(shù)字化技術(shù)在檔案管理行業(yè)當(dāng)中的另一個(gè)巨大價(jià)值，就在于它可以提高檔案信息的全面性，為我們下一步工作的開(kāi)展提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1.3 促進(jìn)及時(shí)更新檔案信息

在我的國(guó)家，這些文件包含了大量的信息，其中很多都是在一天之內(nèi)完成的。例如，一個(gè)單位的人員流動(dòng)，或者新的設(shè)施，經(jīng)常移動(dòng)。為了確保檔案的有效性，我們必須及時(shí)更新檔案，準(zhǔn)備下一場(chǎng)戰(zhàn)役。然而，由于他們?cè)诜椒ㄕ撋系耐涎?，我們?guó)家的許多單位的檔案信息往往不夠快，這使得其他工作變得困難。這些信息不能及時(shí)更新，可能對(duì)高級(jí)工作檢查或直接分配造成不利影響。從這個(gè)角度來(lái)看，為了確保每個(gè)單元的更新更新，企業(yè)的數(shù)字管理是必不可少的。

2 如何發(fā)揮出數(shù)字化技術(shù)在檔案管理的應(yīng)用價(jià)值

2.1 建立一個(gè)數(shù)字化的事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)

從上文當(dāng)中，我們已經(jīng)了解到，數(shù)字化的技術(shù)在我國(guó)的檔案管理事業(yè)發(fā)展過(guò)程當(dāng)中具有重大的意義。現(xiàn)階段我們可以從三個(gè)方面來(lái)進(jìn)行工作：建立一個(gè)數(shù)字化的事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)、培養(yǎng)和雇傭?qū)I(yè)的檔案數(shù)字化管理人才、為事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理提供資金支持。從數(shù)字化系統(tǒng)的角度來(lái)看，我們應(yīng)當(dāng)盡可能的建立一個(gè)完備的信息化管理系統(tǒng)，這個(gè)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)包括檔案信息的收集、甄別、更新、錄入等各個(gè)方面，全面的為我們進(jìn)行檔案管理服務(wù)。這是我們的數(shù)字化檔案管理策略當(dāng)中最重要的一條，能不能把這一點(diǎn)落到實(shí)處，決定了我們的檔案數(shù)字化管理是不是真正的成功。做到了這一點(diǎn)，我們進(jìn)行檔案管理的效率就會(huì)大大的提高，節(jié)約大量的人力物力財(cái)力，并且會(huì)提高檔案的可靠性和準(zhǔn)確性，為事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展打好了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.2 培養(yǎng)和雇傭?qū)I(yè)的檔案數(shù)字化管理人才

檔案的數(shù)字化管理是一項(xiàng)十分繁瑣的工作，工作量是很大的。并且，這項(xiàng)工作的難度也比較高，要想把這項(xiàng)工作干好，需要對(duì)單位的運(yùn)行模式和工作條件等進(jìn)行深入的了解，并且可以做到嫻熟的利用檔案管理方面的知識(shí)，最后，他還需要對(duì)數(shù)字化的解決問(wèn)題方法有深入的了解。這樣一來(lái)，這方面的人才就是十分難以得到的了，然而我們對(duì)于這種人才的需求確是十分大的。因此，我們應(yīng)當(dāng)采取各類有效的措施，培養(yǎng)和雇傭?qū)I(yè)的檔案數(shù)字化管理人才。具體來(lái)講，我們應(yīng)當(dāng)首先對(duì)這類工作進(jìn)行宣傳，呼吁更多有此類意愿的年輕人投身數(shù)字化檔案管理的工作當(dāng)中。然后，我們應(yīng)成立一個(gè)嚴(yán)格的人才培養(yǎng)流程，爭(zhēng)取培養(yǎng)出全面的專業(yè)人才。最后，我們應(yīng)當(dāng)提高此類人才的待遇，雇傭更多的專業(yè)人才進(jìn)行此類工作，爭(zhēng)取提高數(shù)字化檔案管理的效率和精度。

2.3 為事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理提供資金支持

檔案數(shù)字化管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，我們?nèi)绻胍龊眠@項(xiàng)工作，我們就需要建立一個(gè)數(shù)字化的管理系統(tǒng)，并且培養(yǎng)和雇傭各種專業(yè)的人才。這些工作的進(jìn)行都需要足夠的資金作為支撐。如果我們不能夠用足夠的資金支持此項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，那么我們的檔案管理工作就很難使用數(shù)字化的技術(shù)進(jìn)行升級(jí)，難以提高工作的效率。因此，我們必須要對(duì)檔案數(shù)字化管理提供足夠的資金支持，盡可能的不要讓資金問(wèn)題成為至于我們事業(yè)單位進(jìn)一步發(fā)展的障礙。這樣一來(lái)，我們才可以更好的將人力資源等放到數(shù)字化管理系統(tǒng)建立和完善上，放到專業(yè)人才的培養(yǎng)和雇傭上。這樣一來(lái)，數(shù)字化技術(shù)的價(jià)值才可以更好的在檔案管理進(jìn)程當(dāng)中得到體現(xiàn)。

檔案數(shù)字化管理是一項(xiàng)及其重要的工作。數(shù)字化是我們21世紀(jì)的一個(gè)主要的趨勢(shì)，我們的檔案管理也應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代的潮流，及時(shí)的將數(shù)字化的技術(shù)應(yīng)用到檔案管理過(guò)程當(dāng)中。進(jìn)行檔案數(shù)字化管理有著重大的意義，它有利于檔案信息的全面化和精確化，也有利于檔案信息的及時(shí)更新。我們需要先建立一個(gè)完備的數(shù)字化管理系統(tǒng)，需要進(jìn)行專業(yè)人才的培養(yǎng)和雇傭，需要對(duì)這方面的工作提供足夠的資金支持。這樣一來(lái)，我們的事業(yè)單位發(fā)展之路才會(huì)更加的順利。

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