關于城建檔案管理數字化建設問題的思考

梁霄

[摘 要]城建檔案管理數字化建設是檔案管理發展中的一種科學、高效的新形式，通過這種方式不但可以保證信息的規范性，同時還能對檔案管理做出及時更新和改善，對于城市建設來說具有十分重要的意義，是一個城市信息數據保障的基礎。這種新興的管理方式不僅符合信息化時代的潮流，同時也推動了社會經濟發展。因此檔案館需要不斷革新管理模式，適應數字化理念，讓檔案信息發揮出更大的作用。本文圍繞城市檔案管理中現有的問題進行分析，并對如何提高城建檔案管理數字化建設提出了幾點建議，供大家參考。

[關鍵詞]城建檔案管理；數字化建設；問題思考

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.12.075

[中圖分類號]F299.2；F270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）12-0-02

隨著科學技術的不斷進步和發展，城建檔案管理數字化建設開始普及，能夠在很大程度上提升檔案管理工作的效率，同時也能推動社會的進步。在城建檔案管理的過程中，為了讓城建管理工作更加規范和系統，有必要將數字化信息技術融入檔案管理工作中，讓檔案管理與數字化建設實現有機結合，從而更好地服務社會，滿足城建的需求。

1 城建檔案管理數字化建設的背景

在實現城建檔案管理數字化建設之前，傳統的信息管理方法主要是通過人為操作對紙質檔案進行保存和檢索。這種方法在短時間內可能會將信息保存下來，但是時間久了就會占用非常大的存儲空間。在信息管理的過程中，一般工作人員只會建立城建檔案的分類目錄和全宗目錄，但是如果想在短時間內找到所需信息，必須借助人工方法進行查找，從而會導致調閱時間較長，而且準確率也不高。除此之外，城建檔案一旦積累的數量過多，就會導致存放的位置較為分散，在查找信息時也會花費大量的人力，且每過一段時間工作人員就需要重新對檔案進行管理和整合。再加上紙質檔案的材質較為脆弱，人們在查閱時極有可能出現掉落或毀壞等現象，尤其是存儲時間越久遠的檔案就越容易被損壞，更糟糕的情況是一旦發生火災或水災等意外事故，這些檔案信息可能就會無法挽回，造成不可估量的損失。為了能夠提升城建檔案管理工作的效率，有必要采用數字化的檔案信息管理技術，借助計算機網絡實現信息資源的共享，使檔案信息管理變得更加高效、安全，從而能夠完全避免傳統信息管理方式存在的弊端。

2 檔案管理數字化建設面臨的問題

2.1 存檔方式落后

雖然我國城建檔案管理正在進一步加強數字化信息管理的應用，但是仍有很多地方沒有得到普及。根據當前的收錄狀況來看，還是有很多有待改善的不足之處，特別是一些極其落后的地方對檔案管理數字化建設的認識還遠遠不夠，仍舊在使用紙質方式對城建檔案進行收錄，不但浪費了資源也消耗了大量的人力。因此需要城建檔案管理建設的工作者引進數字化信息管理方式，早日適應現代化的信息管理方式。

2.2 檔案利用率較低

城建檔案管理數字化建設的主要目的是便于城市居民更好地利用先進的技術來獲取信息資源，同時也為城市建設提供更佳號的服務。隨著時代的進步和發展，對于城建檔案管理建設的需求也越來越大，但就目前現狀來看，我國大部分地區城建檔案的利用效率普遍較低，尤其是現代數字化信息管理的普及還不到位，仍需多加宣傳以提升居民對城建檔案管理數字化建設的認識。

2.3 撥款資金不足

城建檔案管理數字化建設存在的一個突出問題就是資金不足。目前，資金主要來自政府的財政撥款，但不同地區的撥款政策也略有不同，就當前狀況分析，大部分地區檔案館的撥款資金都嚴重不足。同時，城建檔案管理數字化建設并不是一個小工程，其對硬件設施的要求還是很高的，數字化信息管理必須有計算機和其他科技輔助設備支持，只有這些硬件設施足夠齊全，檔案管理工作才能順利開展。但是現在大部分地區投入的計算機數量遠遠不夠，還不能滿足城建檔案數字化建設的需求，這就需要政府給予足夠的資金支持。

2.4 專業城建檔案管理人員儲備不足

城建檔案管理數字化建設屬于一項新興的工作體系，作為該項工作的從業者，與其他職業的工作者可能略有不同。這項工作不是單獨會一個專業就能完全掌握技術，其要想從事這個行業就必須精通多項專業技能并且綜合素質較高，才能夠完成這個復雜的系統工程。同時，在擁有完善的硬件設施的基礎上，一個完整的城建檔案管理數字化建設工程必須要具有綜合能力強的專業人才，這是滿足城建檔案數字化建設的必要條件。但是現在面臨的問題是，現有的專業檔案管理人才數量遠遠不能滿足城建檔案數字化建設的需求，而且多數工作者由于不具備綜合技能在工作過程中往往會出現或多或少的差錯，雖然每個人都有疏忽的時候，但是對于城建檔案管理數字化建設來說，一點小馬虎就很可能帶來巨大的失誤。因此，培養更多的專業性檔案管理人才是當前城建檔案管理數字化建設必須關注的問題。

3 加強城建檔案管理數字化建設的策略

3.1 重視城建檔案管理數字化建設

目前，很多城市剛開始接觸城建檔案管理數字化建設，對這項工程的認識還不夠到位，因此作為主管部門應當重視這項工作，將其放在城市建設工作中的重要位置。同時，主管部門也應當通過積極開展城市規劃建設管理的相關活動，適當地將城建檔案管理數字化建設的內容放在城市建設中，在此過程中也要保證技術檔案資料的完整性，并加強檔案管理部門的驗收工作，為了使該項工程順利完成，一定要讓所有的工作驗收合格。與此同時，對于數據的采集以及文件的收集方法也應當進行嚴格把控。目前，通常采用的技術有自動化電子掃描法，通過信息的輸入、校對、管理等程序，最終使檔案完整地形成數字化信息資源。在此過程中，工作人員也要經過無數次的審查以確保原始材料的精確性、完整性和實效性。

3.2 加大政府資金投入

在城建檔案管理數字化建設工程中，要有足夠的硬件設施作為工程的基礎，這也就要求應有足夠的資金支持作為城建檔案管理的基本保障，同時也要求政府的財政部門能夠充分認識到城建檔案管理數字化建設的重要性，不斷增加檔案館的資金投入。與此同時，政府部門還應當設立相應的撥款機制，隨著時代的變換，對于硬件設施的需求也會逐漸提升，不可能一成不變，因此，政府財政部門應根據城建檔案管理中的切實需求，合理地進行財政撥款，盡量保證硬件設施能夠隨著信息技術的發展而同步更新。當然，即便要鼓勵政府進行財政撥款，也要根據實際情況而定，盡量保證在節約資源和成本的前提下，充分利用現有的設施，尤其是要計算好需求量，避免重復購置浪費金錢和資源。

3.3 加強人才隊伍建設

對于任何一項工作來說，要想順利完成，必須依靠專業的技術人員，作為工程儲備和基礎。隨著城市建設的日益加快，城建檔案管理數字化建設的具體標準也在發生著變化，尤其是隨著不斷引進大量新型的設備，就更加需要有專業的技術團隊作為支撐。作為專業的檔案管理人員一定要全面了解城建檔案數字化建設的內容，懂得如何對信息進行有效加工，并且能夠對多媒體知識以及其他信息進行妥善處理，需要具有綜合性的業務能力。面對這種現狀，相關部門只有不斷引進這方面的年輕人才，努力將他們培養成符合時代發展并且能夠全面掌握城建檔案管理數字化建設的工作者，才能改變城建檔案管理缺少專業性技術人員的局面。同時，對于現有的負責城建檔案管理數字化建設的管理人員，也不能放松自己，要時刻保持學習新技術的心態，不斷加強自身的專業技能和對檔案管理的工作熱情。要想將城建檔案管理建設得更好，不能光靠幾個人的努力，而是需要全體工作人員都有專業的知識儲備以及綜合的專業技能，形成一支整體素質和專業水平都很高的團隊，來共同完成城建檔案管理數字化建設，為城市建設貢獻一份力量。

4 結 語

城建檔案管理數字化建設不是一個簡單的工程，面對當前存在的問題需要一個一個去攻克，無論結果如何，相關部門都應當深刻認識到，城建檔案管理數字化建設對于整個社會發展具有十分重要的意義。雖然看上去只是將數字化技術應用到檔案管理中，但是這項技術的應用成果在未來會給人們帶來非常大的便利，從某種意義上講，也可以被視為現代化城市中一抹獨特的色彩，具有重要的作用?？偠灾?，城建檔案管理數字化建設是當今社會的必然趨勢，對社會的進步和發展具有不可估量的作用，希望我國能夠早日將數字化管理理念應用到各個地方，讓人們享受到先進技術提供的便捷服務。

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