審計視角下會議費使用中存在的問題及防范對策

孫紅

[摘 要] 會議費是行政事業單位公用經費支出的一個重要組成部分。與人員支出的剛性相比，會議費具有較大的彈性。呈逐年增長的趨勢，發現問題層出不窮。因此要做到厲行節約精簡高效，又要使單位正常的會議經費科學合理的落實好，推動業務工作的正常開展，是審計工作必須重視和思考的問題。

[關鍵詞] 會議費；審計；問題

1 背景

會議費，顧名思義應該是召開會議發生的一切相關、合理費用，但實際情況是于會議無關的各種不好列支的其他費用統統放在會議費這個“水池”里，什么都往里頭倒，會議費成為萬能的經費了，最后會議費成為一筆糊涂賬。

值得欣喜的是2016年6月29日，財政部、國家機關事務管理局、中共中央直屬機關事務管理局三部門聯合公布了《中央和國家機關會議費管理辦法》，再一次為“會議腐敗”筑起了制度之籠。為促進會風的根本轉變指明了方向。

2 會議費審計中發現的問題

2.1 會議費中列支招待費

一般單位業務招待費都有金額和比列限制，為了避免招待費用的超支，只能采取各種手段抹去招待費，使用會議費取而代之。用超支的業務招待費擠占會議費這已經是公開的秘密了。所以很多單位就把業務招待費和會議費定在內部酒店和定點酒店。這樣發票上好做手腳，也就把業務招待費披上了合法的外衣，同時為規避相關部門的監督檢查找到了合理的借口。

2.2 會議費中列支旅游費

許多單位利用開會、學習培訓及參觀考察為由頭組織到旅游勝地、熱門景點的地方開會、培訓。真正開會的時間遠低于旅游行程的時間，而主辦方就可名正言順的將旅游所產生的住宿費、景點門票費用，包括禮品、紀念品全部納入會議費中，旅游費也就合法化了。更有甚者不少系統單位每年有一、二次互相你來我往，并且可以帶上全家成員、親戚朋友，最后全部有單位來買單。

2.3 會議費中列支公款送禮

有些單位為了逃避檢查，把不合理的開支和無法正常報銷的開支，比如：為了將來業務發展的需要與業務單位之間相互請客、送禮以及在一些高檔娛樂場所消費的費用，通過酒店、賓館換開發票的形式，把不合理的開支搖身一變成為有名目的會議費給合理化了。還有更甚者直接以會議費的名義存入酒店、賓館一筆錢，用于小集體或者某些個人的日后各類高檔消費、簽單消費和行賄受賄。

2.4 會議費套現發放職工福利

由賓館、酒店代為單位購買購物卡、消費券、月餅、粽子等職工福利。也以會議費的名義開具發票。

2.5 會議費套現私分或私設“小金庫”

部分單位為了套取現金，在做財政預算時故意做大會議費的預算支出，以會議費的名義將財政資金撥付酒店、賓館，虛列會議、或者虛列會議天數、人數等套取現金進行私分。還有就是酒店、賓館把撥入的資金，扣除一定的管理費后，將會議費“返現”給單位形成單位的小金庫。

3 會議費中存在問題的原因

3.1 缺乏內部控制制度

目前大部分單位內部控制制度不健全，缺乏有效的約束機制，尚未制定會議經費管理辦法和規章制度。造成會議費審批管理無依據，支出隨意性大，超預算、超計劃、超范圍、超標準等一系列問題存在。

2016年6月29日，財政部、國家機關事務管理局、中共中央直屬機關事務管理局三部門聯合公布了《中央和國家機關會議費管理辦法》，《辦法》針對的主題對象是“中央和國家機關”，那地方政府也要上行下效及時制定地方版的政府機關會議管理辦法

3.2 領導針對會議費的管理理念薄弱

許多領導對會議費的管理不予重視，認為開會沒有什么不合理的地方，方不知小小會議中藏有多大的玄機。殊不知有的下屬正是利用其職務之便大作會議經費的文章。正式這種認識理念，造成許多無預算、無會議通知、無審批手續、無論會議是否召開，只要有會議費發票，都可報銷會議費支出，造成會議費支出居高不下。

3.3 會議費編制預算不完整不具體

財政部門批復下達給各部門的年度部門預算指標中，會議費預算無具體支出事項內容。在需要開會時以報告形式臨時向財政申報，財政對會議費開支情況難以把握，即使控制也是流于形式.

3.4 會議費彈性空間較大核算不規范

會議費的核算內容與其他經費相比較有較大的彈性，與招待費等比較容易混淆使用，所以有些不好直接入賬的其他費用或需要調節的費用支出，都在會議費中報銷，因為在酒店、賓館會議費的發票可以集中開具，造成會議費支出內容的不真實。

4 會議費審計的對策和建議

4.1 健全、完善會議費的內控制度

會議費管理要想落到實處，各地必須建立健全會議費管理的各項規章制度，以文件形式規定會議費審批、會議費開支范圍、標準和報銷管理等相關事項。并且要明確哪些事項嚴禁不允許做、哪些費用是嚴禁列支的，否則就要問責與追究當事人責任。文件執行過程中要隨市場形勢變化不斷調整執行標準，也就是要不斷地修改、補充、完善會議費規章制度

4.2 強化會議費的預算管理

合理編制會議經費預算，盡量細化經費預算，并嚴格執行。如若遇到預算調整，定要嚴格執行規定的審批程序，方可予以調整。在執行中嚴格按照預算批復的項目和數額控制支出，減少會議費支出的隨意性和盲目性。財務、審計部門要對經費支出的預算執行情況定期分析和審核提高經費的使用效益。

4.3 加強會議費的審批程序

審批程序的健全與否是認定舉辦會議活動合法性的重要依據。舉辦大型會議是否立項、是否例入年度會議計劃，是否有經費預算，是否有相關部門的審批同意手續。如若缺少這些手續，相關經費就不得列支會議費。

4.4 完善會議經費臺賬

要像管理固定資產一樣，建立會議經費臺賬，也就是要收集會議費相關資料，主要有A、立項材料：包括舉辦會議的計劃報告、申請報告、會議通知，經費來源等；B、審批資料包括會議名稱、地點、天數、人數、議程、經費預算與來源，審批簽字情況等；C、舉辦情況資料包括會議名稱、地點、議程日期表、參會人員簽到表、會議主要材料等；D、財務資料：收據的領用、使用、繳銷記錄、記賬憑證、結算明細清單、票據、最終決算表報、設備、物品購置和使用清單、驗收入庫單、出庫審批單。制作工程和服務承包勞務簽訂的合同，涉及大額經費還要有招投標程序等一系列材料。

4.5 審查經費支出的真實性

重視外部走訪調查，首先了解單位會議費的管理程序和操作流程，看其是否有嚴重不合理及風險點。其次也要關注承辦單位的業務處理流程，摸清與承辦單位的對接方式及內部結算關系，是人工結轉還是自動結轉。最后要進一步核實財務核算資料，如會議費結算明細清單、票據、合同等，發現其中明顯虛大、偏小的費用，以核實會議費開支的真實性。通過審計人員的分析性復核，查找存在問題的根源。

4.6 加大審計監督力度

在日常工作審計中要定期有針對性的對單位、部門會議費支出情況進行專項檢查，特別是大額會議費支出要重點關注和審計，對其有疑問要進行延伸審計和調查，查出問題要絕不姑息。

4.7 嚴格管控會議費的召開

要嚴格控制會議費規模和數量，嚴格落實會議費審批制度，會議費應納入部門預算，并單獨列示，會議費預算要細化到具體會議項目，執行中不得突破。嚴禁各單位借會議名義組織會餐或安排宴請；嚴禁套取會議費設立“小金庫”；嚴禁在會議費中列支公務接待費。不得以會議費的名義購置電腦、復印機、打印機、傳真機等固定資產以及開支與本次會議無關的其他費用；不得組織會議代表旅游和與會議無關的參觀和考察活動；嚴禁組織高消費娛樂、健身活動；嚴禁以任何名義發放紀念品；嚴格控制會議費的標準，超標準的一律不予報銷。違規者一律予以查處。

4.8 開展多種形式的會議

本著精簡高效、厲行節約的原則，杜絕多而濫的會議、可開可不開的會議。必須開的會議可以推廣和使用視頻會議、電話會議等形式，即節約時間，又節約成本。

總之，要加強對會議費的審計檢查監督力度，出臺會議費的管理辦法，組織、紀檢監察部門在任用干部時，把會議費的使用情況作為一個考核的重要指標加以利用，以促進干部的廉潔自律。

參考文獻：

[1] 朱靜芬.會議經費使用中存在的問題及審計對策 [N].財會信報，2014（2-24）：B03.

[2] 肖玲.會議費支出存在的問題及監管對策 [J].知識經濟，2015（13）.

[3] 錢洪羽.會議經費審計發現的常見問題及對策 [J].財務與會計導刊，2015（5）.