淺析社保檔案信息化管理中存在的問題與策略

田潤蘭

摘 要：本文針對社保工作檔案管理工作中存在各地檔案信息化層次不同、參保對象迅猛增長和城鄉間頻繁流動等問題進行分析和探討，找到最佳的解決措施。因此社保檔案管理部門應該提高對自身工作的重視度，合理安排工作，積極探討出提高我國社保檔案管理工作的有效方法。

關鍵詞：問題；策略；社保檔案管理；信息化

隨著科技的不斷進步，我國社保工作也在不斷規范化、系統化。提高社保檔案信息化管理就是提高工作效率和質量的標準，也是實現數據化管理的必備條件，也是完善和諧社會建設體系中社會保障的重要環節，而且對信息化市場經濟的發展起著良好的促進作用。因此，在進入信息化時代的今天，檔案管理工作也要積極探索出完善、有效的方法才能保障社保工作的可持續發展。

一、社保檔案的特點和重要性

（一）社保檔案的特點

（1）檔案數量多。受到多方面因素的影響我國社保檔案的數量很多，主要集中在以下三個方面：第一，由于我國現階段的社保體系尚有待完善，社保業務又比較繁重，像常見的養老、醫療、生育、工傷和失業險等，而且在辦理過程中都有很多步驟，例如保障申請、保障等級的確定以及繳費的環節等等，這些都是讓社保檔案數量不斷增加的主要原因；第二，人們在辦理相關業務時也出示各種證件及證明材料等也是在逐年增加社保工作的管理量；第三，隨著社會的不斷發展，人們的社保意識也越來越高，參保量也保持上升的趨勢，這也是社保檔案數量不斷上漲的因素。

（2）具有極強的社會性。由于社保工作關系整個社會的利益，因此社保檔案的管理工作具有極高的社會性，社保的建立就是為人們提供更好的社會服務和生活保障。

（二）社保檔案管理的重要性

隨著社會的不斷發展，社保涵蓋的范圍也越來越廣、參保人員也越來越多，加上社保檔案管理與參保人的切身利益緊密相連，而檔案內容中又包含了大量參保人員的個人信息，因此，加強社保檔案管理工作不僅有利整個社會的穩定，而且還能防止因為個人信息的泄露，給參保單位或個人造成不利的影響，如果社保管理工作一旦出現什么問題，就會直接影響到退休人員的正式離職，甚至還會威脅到社會保險基金的安全，檔案管理人員要時刻查找信息管理系統是否存在漏洞并及時排除安全隱患，因為一旦出現任何問題都將直接損害到參保人員的合法權益。

二、社保檔案管理工作中存在的問題

（一）各地檔案信息化層次不同

在信息化快速發展的今天，先進的信息技術和網絡技術成為了業務檔案規范化管理發展的核心，由于受到區域發展速度的限制，各地區的檔案信息化管理建設在層次上也存在一定的差異。社保檔案信息化主要分為四個層次：（1）有獨立的檔案目錄檢索管理系統，與業務系統沒有連接。（2）業務系統可以調用檔案目錄檢索管理系統，與業務系統有連接，但各自獨立。（3）是一種融入式的結合。檔案信息管理是在業務系統中隨經辦業務完成，是業務信息系統功能之一。（4）就是網絡管理和應用。基于業務經辦數據庫的統一、信息系統的統一以及網絡平臺的搭建、業務資料在經辦窗口掃描、數字化信息上傳到集中數據庫。

（二）參保對象迅猛增長和城鄉間頻繁流動，增加檔案管理難度

由于社會保險覆蓋面的迅速擴大和參保人員身份的不斷變化，承載個人權益記錄的檔案將大量增加并不斷復雜化，如果不快速實現業務和檔案的信息化管理一體化就無法建立內控和稽核機制，因為平時都會查閱業務經辦是否符合規定、申報材料是否準確且完整，還要審核業務流程是否規范等，如果不強化檔案的信息化管理體系不僅影響隨時檢驗的效率，還會降低內控和稽核的工作效能。

（三）缺乏業務檔案信息化管理人才

隨著投保意識的不斷提高，檔案管理工作者也要不斷提高工作技能和專業技能。從窗口服務的需求來看，業務經辦將從“專管員制” 嬗變為“柜員制”，這對經辦人員的能力、效率和業務系統流程再造都提出了新要求，管理人員需要通過關鍵字查閱業務社保檔案申報材料是否正確、完整，經辦、審核等是否規范、準確等，并對數據進行逐一對比，以確定業務經辦是否符合政策規定，最大限度的提高“人機合一”的工作效率。

三、改進社保檔案信息化管理工作的策略

（一）實行業務和檔案的一體化信息化管理模式

由于社會保險業務涉及的范圍越來越廣、參保人材料越來越多，而經辦系統與檔案信息系統一體化是建立在邊經辦、邊收集、邊歸納的操作規程的基礎上，共組過程中也是采用相互嵌入的非接口模式將系統進行互聯，這種與業務經辦系統的相互嵌入的信息化管理模式被稱為一體化。同時在對社保檔案進行信息化處理過程中，首先業務部門與檔案部門之間建立可以互相嵌入的數據接口，保證檔案資料的共享和傳遞可以順利進行，同時也為日后的查詢提供了途徑，減少因為數據的重復而產生不必要的資源浪費。

（二）提高社保檔案管理工作的信息化水平

社保檔案管理最大的特點就是數據量大、工作量大，隨著辦公信息化水平的普及，社保管理工作也在向信息化管理轉變，將計算機技術、數據庫技術等運用到目前的檔案管理工作中，改變傳統的紙質檔案管理模式，提高檔案管理工作的信息化水平，讓工作人員隨時補充新知識、新技能，這樣不僅可以節約檔案管理的成本，還能將管理工作更科學、有效的進行下去，確保社保檔案的利用率為社會保障工作提供更好的支持。

（三）注重培養專業的社保檔案管理人才

人才的培養是完善檔案管理體系的基本前提，實現檔案信息化管理則是提高工作質量和效率最有效的手段，因為要實現檔案資料的信息化處理就必須先培養出業務辦理和檔案信息化管理的創新型人才，最終實現業務辦理的檔案材料與經辦數據無縫對接。

四、結語

綜上所述，隨著社保體系的不斷完善，對社保檔案進行信息化處理過程中，為了保證檔案的共享和傳遞順利進行，就必須先建立起業務和檔案一體化的信息化管理模式，只有這樣才能從根本上解決檔案數量龐大及難管理的問題，有效的促成社會和諧的快速發展。

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