提高醫(yī)院檔案收集的工作途徑與辦法

陳紅梅

【摘 要】本文再論述醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上對(duì)醫(yī)院檔案收集的途徑與辦法進(jìn)行深入的探討。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案；收集；途徑；方法

一、檔案收集工作的內(nèi)容和要求

檔案收集工作就是按照黨和國(guó)家的有關(guān)規(guī)定，通過(guò)例行的接收制度和專門的征集辦法，把分散在各單位、單位內(nèi)部各機(jī)構(gòu)和個(gè)人手中的檔案，以及散失在社會(huì)上的零散檔案，有計(jì)劃地分別集中到有關(guān)的檔案室和各級(jí)各類檔案館，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。檔案收集的工作內(nèi)容，從工作方式上來(lái)說(shuō)，可以概括為兩個(gè)方面：一是檔案的接收，二是檔案的征集。檔案的接收，是指檔案館收存檔案的活動(dòng)過(guò)程。它是整個(gè)檔案收集工作的中心內(nèi)容，是檔案部門取得和積累檔案的主渠道。檔案的征集，是指檔案館按照國(guó)家規(guī)定征收散存在社會(huì)上的檔案和有關(guān)文獻(xiàn)的活動(dòng)。它是檔案館取得和講稿。從具體的工作內(nèi)容上來(lái)說(shuō)，檔案收集工作包括以下4個(gè)方面：（1）政府機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案室對(duì)本單位（部門）需要?dú)w檔的檔案的接收；（2）政府機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位對(duì)那些未及時(shí)歸檔的檔案的補(bǔ)充收集。（3）檔案館對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)、撤銷機(jī)關(guān)的具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的檔案的集中和接收；（4）檔案館對(duì)中華人民共和國(guó)建立以前各個(gè)歷史時(shí)期形成的檔案的接收與征集。

二、醫(yī)院檔案收集與歸檔的現(xiàn)狀分析

現(xiàn)階段，國(guó)內(nèi)醫(yī)院的檔案收集與歸檔工作還存在著許多問(wèn)題，如檔案意識(shí)薄弱，特別是檔案的收集與歸檔的意識(shí)不高，醫(yī)院檔案材料收集不齊全以及檔案案卷歸檔質(zhì)量不高等。這不僅使查閱、管理檔案的效率降低，而且還一定程度上影響了醫(yī)院全局工作的展開。醫(yī)院的檔案收集與歸檔主要存在著以下問(wèn)題：

（一）醫(yī)院檔案收集與歸檔的意識(shí)缺乏

改善醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備與醫(yī)療環(huán)境，提高醫(yī)院醫(yī)療、保健等技術(shù)水平，努力為病人提供最優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)一直是醫(yī)院的工作重心。因此，醫(yī)院的多數(shù)醫(yī)務(wù)人員只重視業(yè)務(wù)的提高，而忽視了醫(yī)院的檔案收集與歸檔工作，造成了檔案意識(shí)薄弱，在實(shí)際工作中，不重視檔案材料的收集、保存與積累，更甚者將一些有保存價(jià)值的檔案材料進(jìn)行隨意處理，或個(gè)別部門為了檔案查閱方便，就采取將檔案材料長(zhǎng)期留存與本部門，而不向檔案室移交，這就增大了檔案材料收集的難度。

（二）醫(yī)院檔案材料缺漏與不規(guī)范

醫(yī)院在檔案管理的收集與歸檔工作中缺乏與檔案管理部門的有效溝通，導(dǎo)致在檔案材料收集與歸檔方面就出現(xiàn)了大量的材料丟失與缺漏的現(xiàn)象，同時(shí)檔案材料歸檔中，多注重紙質(zhì)材料的歸檔，而對(duì)實(shí)物、電子、聲像材料的歸檔較少。

（三）檔案歸檔案卷的質(zhì)量低下

成套檔案材料某部分缺失、檔案材料填寫不規(guī)范以及檔案所記載的內(nèi)容與實(shí)際內(nèi)容不符等一系列問(wèn)題都直接影響著歸檔案卷的質(zhì)量問(wèn)題，使檔案的質(zhì)量下降，檔案的價(jià)值降低。

三、新時(shí)期加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的方法與對(duì)策

在新時(shí)期醫(yī)院醫(yī)療改革的背景下，我國(guó)的檔案收集與歸檔工作一定要將科學(xué)性與政策性相結(jié)合，使醫(yī)院的檔案信息資源得到有效的開發(fā)，為我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展服務(wù)。結(jié)合醫(yī)院檔案收集與歸檔的工作實(shí)際，提出具體措施如下：

（一）強(qiáng)化醫(yī)院檔案收集與歸檔意識(shí)

醫(yī)院檔案管理存在的諸多問(wèn)題都與檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)有關(guān)，因此，醫(yī)院要引起對(duì)檔案的高度重視。醫(yī)院在檔案工作中，院領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案工作高度重視，對(duì)檔案工作進(jìn)行精心研究，并制定出適合醫(yī)院自身實(shí)際的整改措施，從經(jīng)濟(jì)投入、人員配備、設(shè)備裝具購(gòu)置等方面給予醫(yī)院檔案工作大力支持，確保檔案工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。此外，醫(yī)院的檔案工作要建立堅(jiān)強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)班子和過(guò)硬的工作隊(duì)伍，確定領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，并制定檔案工作的階段性目標(biāo)，提高檔案工作人員的素質(zhì)以及服務(wù)意識(shí)、檔案意識(shí)，使檔案工作協(xié)調(diào)有序進(jìn)行。

（二）完善檔案管理制度，對(duì)檔案材料進(jìn)行科學(xué)規(guī)范管理

健全檔案管理制度，要以醫(yī)院的規(guī)章制度為前提，與檔案收集與歸檔工作的具體情況相結(jié)合建立審查與核對(duì)機(jī)制，材料的收集、鑒別、歸檔、保管與保密、鑒別與銷毀的制度等等。醫(yī)院在檔案工作中要落實(shí)崗位責(zé)任制與健全的歸檔制度，對(duì)于醫(yī)院各類檔案均制定了相關(guān)管理制度，如儀器設(shè)備檔案歸檔制度、科研檔案立卷歸檔制度等等。同時(shí)醫(yī)院檔案辦公室要定期與各部門聯(lián)絡(luò)，深入到各科室，指導(dǎo)檔案資料的收集、整理和歸檔等具體工作，確保檔案材料收集無(wú)遺漏現(xiàn)象，使檔案工作順利開展。此外，在檔案的收集與歸檔中可以制定科學(xué)、實(shí)用的檔案分類編號(hào)方案，建立全宗卷和檔案管理臺(tái)帳，將各種檔案資料進(jìn)行整理歸檔，包括聲像、實(shí)物檔案、文書檔案等。在檔案材料收集、借閱、歸檔等一系列過(guò)程中要做好登記，實(shí)施檔案材料的規(guī)范管理。

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