信息化背景下檔案管理模式改革的內(nèi)容與策略

摘要：信息化背景下，檔案管理面臨著諸多機(jī)遇與挑戰(zhàn)，原有的檔案管理模式已無(wú)法滿足時(shí)代發(fā)展需求。檔案管理模式需根據(jù)社會(huì)發(fā)展不斷改革與創(chuàng)新，發(fā)揚(yáng)優(yōu)勢(shì)，去除弊端，在確保檔案管理的高效性與安全性的同時(shí)，提高檔案管理的效率。本文就檔案管理模式改革的重點(diǎn)與策略進(jìn)行論述。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；內(nèi)容；策略

檔案管理是一個(gè)單位管理工作的重要組成部分，包括人事檔案管理、干部檔案管理、黨務(wù)檔案管理、財(cái)務(wù)檔案管理，工程檔案管理等等。信息化背景下，為適應(yīng)檔案的管理面臨的諸多機(jī)遇與挑戰(zhàn)，確保檔案管理的高效性和安全性，提升檔案管理的效率和質(zhì)量，原有檔案管理模式急需改革。

一、信息化背景下檔案管理面臨的機(jī)遇

互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用使檔管理的效率大大提高，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理相比，管理人員的任務(wù)大大降低，管理手段更為豐富，服務(wù)空間不斷得以拓展，檔案管理的時(shí)效性更強(qiáng)。 信息化背景下檔案管理面臨的機(jī)遇主要體現(xiàn)在三方面。

（一）檔案管理的技術(shù)手段更豐富

紙質(zhì)檔案管理，資源消耗大，管理人員工作任務(wù)量大，記錄、整理到備檔等過(guò)程，均需要通過(guò)人工完成，這樣不僅檔案的準(zhǔn)確度受到影響，而且容易出現(xiàn)失誤，造成錯(cuò)誤。 計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用使得檔案管理的手段與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理過(guò)程中需要大量時(shí)間，檔案本身容易受到外界溫度、濕度等環(huán)境影響，容易丟失和缺損等問(wèn)題相比，顯得更加多元化。信息存儲(chǔ)、調(diào)取、查看更為便捷，且檔案能以多種形式進(jìn)行存儲(chǔ)，便于分類管理，降低了管理成本和工作強(qiáng)度，總之，檔案管理的技術(shù)手段越來(lái)越豐富。

（二）檔案管理的服務(wù)空間不斷拓展

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，檔案信息的來(lái)源廣，信息量大大增加，紙質(zhì)檔案已不能跟上信息增長(zhǎng)的節(jié)奏，數(shù)字化資源占用的存儲(chǔ)空間也成倍增加。信息的增長(zhǎng)使電子檔案的空間占用成本逐年增加，隨著信息化與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，檔案存儲(chǔ)以虛擬空間的形式出現(xiàn)，可大幅降低檔案占有空間，檔案室的實(shí)際占有面積和管理成本因此大大降低。同時(shí)，數(shù)字化檔案信息的整理、加工、調(diào)取與查閱突破了時(shí)間、空間的限制，電子信息技術(shù)，云處理技術(shù)的應(yīng)用，使檔案管理的工作強(qiáng)度降低，更加高效和便捷，服務(wù)空間不斷拓展。

（三）檔案管理的時(shí)效性更為明顯

信息化背景下，電子檔案管理也與紙質(zhì)檔案管理的方式不同。檔案管理模式逐漸適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的實(shí)效性成為檔案管理的重要要求。檔案管理如果不能根據(jù)當(dāng)前信息的變化而改變，則檔案的內(nèi)容便失去了實(shí)際意義。基于互聯(lián)網(wǎng)的檔案管理通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的操作就可以更改信息，檔案的信息更新更方便，且不會(huì)對(duì)原檔案造成影響，檔案存儲(chǔ)也更具有實(shí)際作用，實(shí)效性明顯提高。

二、檔案管理模式改革的內(nèi)容與策略

檔案管理模式改革是一個(gè)不斷發(fā)展、漸進(jìn)的過(guò)程。在信息化背景下，深入了解檔案管理工作的需求，通過(guò)檔案管理的理論創(chuàng)新與服務(wù)創(chuàng)新，有效提升檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

（一）完善檔案管理制度

檔案管理模式的改革，首先要樹(shù)立正確的檔案管理意識(shí)，提高檔案管理規(guī)范性。檔案管理工作內(nèi)容繁瑣、信息數(shù)量龐大，在工作時(shí)，一是要在工作中定期進(jìn)行培訓(xùn)，嚴(yán)格要求工作人員要用心、細(xì)心、耐心；二是要及時(shí)、有效地對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行登記備案，對(duì)檔案信息的管理進(jìn)行記錄、編輯，建立完整的信息體系，提供檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體制；三是要確保檔案內(nèi)容與登記目錄內(nèi)容相匹配，保證工作流程合理；四是要確保檔案管理的準(zhǔn)確性與完整性。通過(guò)嚴(yán)格的管理制度，保障檔案管理模式改革順利實(shí)施。

（二）加強(qiáng)數(shù)字化管理手段的應(yīng)用。

檔案管理模式改革的重要內(nèi)容是將原有的文字化信息轉(zhuǎn)變?yōu)榕c現(xiàn)代化發(fā)展相適應(yīng)的數(shù)字化信息。數(shù)字化在檔案管理中的應(yīng)用，改變了以往在進(jìn)行檔案整理時(shí)，人力的浪費(fèi)問(wèn)題，能有效減少檔案管理人員因工作失誤導(dǎo)致檔案內(nèi)容缺失的現(xiàn)象，還可以有效提高工作效率與質(zhì)量，同時(shí)在檔案妥善保管方面也可發(fā)揮極大優(yōu)勢(shì)。而數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)要求檔案管理人員具有相應(yīng)的計(jì)算機(jī)使用能力，對(duì)常用辦公軟件比較熟練。因此強(qiáng)化計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，采用最先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，對(duì)提高檔案管理效率，簡(jiǎn)單化管理流程，提高檔案安全性具有重要意義。

（三）全面提升管理檔案人員素質(zhì)和能力。

計(jì)算機(jī)檔案管理對(duì)新時(shí)期的檔案管理人員提出了新要求，如了解互聯(lián)網(wǎng)管理流程，樹(shù)立網(wǎng)絡(luò)管理安全意識(shí)等。在檔案管理模式改革中，綜合能力的提升，成為檔案管理的重要評(píng)價(jià)指標(biāo)。通過(guò)檔案管理人員能力提升，提高檔案管理的效率與質(zhì)量。因此，全面提升檔案管理人員的素質(zhì)和能力，是檔案管理模式改革的重要內(nèi)容。檔案管理人員的能力和素質(zhì)主要表現(xiàn)在具有耐心、細(xì)心的品質(zhì)，具有不怕繁瑣精神，具有相當(dāng)?shù)挠?jì)算機(jī)應(yīng)用能力和一定的創(chuàng)新精神與實(shí)踐能力。

（四）增強(qiáng)防患意識(shí)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全。

在數(shù)字化檔案管理過(guò)程中， 檔案管理存在諸多風(fēng)險(xiǎn)，由于檔案未備份、機(jī)械故障等原因造成的檔案丟失現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。另外由網(wǎng)絡(luò)技術(shù)環(huán)境和其防護(hù)措施不到位，重要信息被竊取的事件也時(shí)有發(fā)生。一旦檔案丟失或私密信息泄密將對(duì)單位的發(fā)展帶來(lái)重大影響。

加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全，需要管理人員在深入了解互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的基礎(chǔ)上，建立必要的防火墻，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定期殺毒防護(hù)，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，防止黑客入侵。對(duì)使用者設(shè)定秘鑰，防止非相關(guān)人員使用檔案時(shí)造成信息丟失，以確保檔案信息安全。

三、結(jié)束語(yǔ)

檔案管理模式的改革是一個(gè)單位穩(wěn)步發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，檔案管理工作必須保證其準(zhǔn)確性與完整性。信息化背景下，檔案管理的技術(shù)手段更豐富，檔案管理的服務(wù)空間不斷拓展，檔案管理的時(shí)效性更為明顯。通過(guò)完善檔案管理制，加強(qiáng)數(shù)字化管理手段的應(yīng)用，全面提升管理檔案人員素質(zhì)和能力，增強(qiáng)防患意識(shí)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全等措施，豐富管理手段，拓展服務(wù)空間成為檔案管理模式改革的重要內(nèi)容與有效策略。

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作者簡(jiǎn)介：常艷（1975-），女，漢族，本科 ，館員，河南浚縣人，湖北省漳河工程管理局辦公室，研究方向：檔案管理。