現代企業制度下企業檔案管理研究

劉玉媛

【摘 要】現代企業制度對于企業檔案管理提出了新的要求，本文分析了當前企業制度的特點和現代企業制度下企業檔案管理存在的問題，并在此基礎上提出了現代企業制度下的企業檔案管理方法，以期促進企業檔案管理效率提高，輔助企業的經營管理活動。

【關鍵詞】現代企業制度；企業；檔案管理

隨著社會和技術的不斷發展，現代企業所面臨的環境也日益復雜，企業的管理要求也在不斷提升。尤其對于企業的檔案管理而言，如何有效利用現代化的工具和技術，加強現代企業的檔案管理工作，提高企業的經營管理效率，是當前企業需要明確的重要問題。

一、現代企業制度對企業檔案管理的要求

企業制度是對企業的日常運行和管理做出基本規定的規章，通過企業制度的引導，能夠有效對企業的日常經營活動、人員激勵和管理、企業的文化和信息管理等各個方面的運作進行指導?，F代企業制度包括了現代企業產權制度、現代企業組織制度和現代企業管理制度三方面。而隨著社會的不斷進步和科學技術的快速發展，現代企業所面臨的企業經營環境也越來越復雜，企業的人員管理、日常活動規劃以及企業的信息檔案管理等各類活動也日益增加，且日益繁雜?，F代企業制度需要考慮到企業不斷復雜化的管理要求，同時也要保證企業的盈利水平和發展。因此現代企業制度需要更多地注重企業與不斷發展的社會之間的協調，同時也要注重企業內部人員、信息的協調。

在這樣的背景之下，傳統的企業檔案管理方式已無法滿足現代企業的發展需求。而是需要在管理體制、管理內容、管理方式上加深變革。企業的檔案管理對于企業信息的編輯和存貯，企業的日常運作，企業的盈利目標實現以及企業的人員管理等各個方面都有著重要的作用。只有將企業的檔案進行合理的管理，才能夠讓這些信息得益有效存儲，并指導企業的運行。而傳統的手工化的企業檔案管理模式已經無法滿足現代化企業制度的發展需要。因此需要提倡的是一種信息化、網絡化、專業化、綜合化的企業檔案管理模式。通過高效的企業檔案管理，促進企業的綜合化管理，充分適應現代化企業制度的要求。

二、現代企業制度下企業檔案管理存在的問題

（一）企業檔案管理工作不重視

當前很多企業對于檔案管理工作十分不重視，認為檔案管理僅僅只是一個十分簡單的資料工作，也無需由專門的人員和部門對其管理。導致很多企業的檔案管理人員配備不完善，沒有專業的管理人員。若人員一旦流動，就會導致檔案信息的缺失。同時也會造成檔案內容不完整，更新不及時等情況發生。同時由于企業的投入不高，重視程度不夠等問題，導致企業的檔案保管不善，數據有所丟失或損毀等情況發生。檔案管理工作的不重視還體現在，對于企業的檔案管理沒有專業化的管理流程和制度，由于缺少了管理流程和制度的指導，檔案管理工作變成了一種十分隨意，流于形式的工作。

（二）檔案管理工作缺乏信息化手段

對于現代化企業管理而言，信息化是一個有效的技術手段，也是企業檔案管理的發展趨勢。信息化手段的應用能夠有效提高企業檔案管理的效率，同時更好地輔助企業的信息及人員的管理。然而當前很多企業都還沒有利用信息化的手段對檔案進行管理。當前很多企業的檔案都是手工紙質版，導致檔案的錄入、修改和傳遞過程都十分復雜，需要檔案管理人員手工進行謄寫，然而這樣的方式一來比較容易出現錯誤，二來會大大降低企業檔案信息的傳遞效率，導致在檔案的修改和查詢時，需要耗費一定的人力物力，還有可能產生信息上的錯誤。這樣低效率的手工化的紙質檔案的管理，極大程度上降低了企業的信息管理效率，進而影響了企業的日常經營與管理活動。

（三）企業檔案管理缺少安全保障

企業的檔案管理除了基本的信息正確和完整等方面的要求之外，還需要注重的是對信息安全的保障。企業的檔案包含了企業各個員工的個人數據，同時也包括了企業各類經營管理先關的數據，如果一旦泄露或是遺失，將會對企業造成一定的影響。然而很多企業對于檔案管理的安全工作并不重視。具體體現在其一，對檔案的保管工作不重視。很多企業的紙質版檔案存放比較隨意，也沒有相應的歸類和定期的保管，這導致企業檔案損壞和丟失的情況時有發生。其二，對于企業檔案的安全保密性工作沒有做好。企業的檔案管理人員對檔案的保密性和安全性缺乏一定的認知，因此對檔案中的重要信息并沒有加以保護，對檔案的借閱和歸還等方面，也沒有加以重視。同時有些網絡化信息化的檔案信息，并沒有加強網絡防護措施，導致即使是存放在網絡或計算機中的檔案信息，也面臨了一定的安全風險。

三、現代企業制度下的企業檔案管理方法

（一）提高企業檔案管理意識

企業的檔案管理工作對于企業的管理而言有著重要的作用，要想加強企業的檔案管理，必須提高企業的檔案管理意識。首先企業的領導自身應該提高相關的意識，明確檔案管理的重要性。并不斷通過企業內部的文化和宣傳教育，提高企業內部所有員工的檔案管理意識。設立專門的檔案管理部門和人員，定期進行員工的培訓等，從而幫助企業檔案管理意識和業務水平的提高。同時也可以通過企業的宣傳畫冊等多媒體形式，向員工宣傳檔案管理的作用，讓所有員工都提高檔案管理意識，明確檔案管理的要求和要點，從而更好地幫助企業檔案管理工作的進行。

（二）加強信息化管理技術的應用

信息化管理技術的應用，能夠有效將紙質版的企業檔案轉化成為電子化的檔案，便于存儲、修改和查閱等各個方面檔案管理工作的進行。企業應加大檔案管理工作的投入，構建企業的電算化信息系統，將檔案文件從紙質版轉錄為電子化的版本，從而存儲于信息系統中。系統中需要對不同的檔案進行分類存放，并由專門的檔案管理員對檔案進行日常的維護和管理。對檔案的修改、刪除和查閱等功能，需要制定不同的權限，保證企業不同層級的員工對于檔案的權限不同，從而更好地保證企業檔案的安全性。此外，由于信息化技術的應用面臨了一些技術的采用，企業應定期對這些技術和系統進行維護，并加強病毒的預防和查殺，減少信息系統被入侵，檔案信息損壞丟失和被盜的風險。

（三）制定企業檔案管理制度

檔案管理制度是整個企業的檔案管理指導方針，只有通過制度的引導，才能夠有效確保企業所有人員的檔案管理工作進行。檔案管理制度首先應明確檔案管理工作的基本職責和要求，尤其是針對檔案管理部門的相關人員，需要明確他們的日常工作職責和要求。同時對于檔案管理工作的流程和權限需要加以界定。如檔案的錄入、修改、刪除、查詢、維護等各個方面，都需要明確相應的流程、負責人員和操作權限等，從而保證企業檔案管理工作的順利進行。

四、結語

現代化技術的發展和社會不斷提高的要求，使得企業的檔案管理變得越來越重要。各企業應該明確現代化技術的下企業檔案管理的新要求，用信息化、網絡化、電算化的方式進行企業的檔案管理。加強企業檔案管理工作，提高企業管理效率。

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