淺析信息化背景下加強檔案數字管理的措施

青萍

摘要：在信息化背景下，應以信息化技術為核心構建數字化OA系列文件文書管理模式，深入挖掘文書信息資源，從根本上提升文書數據資源管理效率。鑒于此，本文通過分析信息化背景下加強OA文書數字化管理模式建立的必要性，深入分析文書信息管理數字化實現過程提出加強文書檔案管理的主要措施，旨在全面提高文書資源管理效率。

關鍵詞：信息技術；文書檔案；數字化管理；問題研究

引言

OA文書管理主要是收集各類文書檔案信息，整理相關信息資源及各種文獻資料，以保障文書檔案信息的真實性和有效性。作為各部門職能履行的信息載體，各類文書信息資源是當前各個部門工作開展的重要依據，在信息化背景下建立健全文書信息數字化管理模式，能對各類文書信息進行分類保存及集中利用，以滿足各部門工作開展的現實需求。因此信息化背景下建立文書信息數字化管理模式具有重要的現實意義[1]。

一、建立OA文書數字化管理模式的必要性

（一）建立OA文書數字化管理模式是現代信息交流及共享的基礎

在信息技術及各類數據交互技術不斷進步的背景下，建立文書數字管理模式是各部門實現信息共享及信息系統連通的基礎條件，能夠促進各類部門及信息機構在局域網范疇內實現信息共享，對公示性信息實施進一步開放，及時促進信息交互與流通，所以應構建科學合理高效的文書信息數字化管理模式。

（二）建立文書信息數字化管理模式是實現文書檔案現代化管理的重要前提。

針對各類OA文書信息實現數字化管理，全面利用現代信息及計算機技術，有利于最大限度上提升文書信息管理效率，滿足各部門使用及社會經濟發展需求。

（三）利用數字技術加強文書信息管理有利于創新文書信息管理模式

事實證明，在信息化背景下將數字技術全面應用到文書信息管理中，能有效突破傳統文書信息管理的時空局限，打破傳統管理模式限制，促進文書信息管理向數字化方向邁進。同時利用數字技術加強對各類文書信息管理，可為社會創造更多價值，推動各部門協同合作，全面發展。

（四）建立文書信息數字化管理模式有利于保護重要信息安全

在現代科學技術快速發展的社會背景下，信息技術已被應用到社會生活的各個領域，在一定程度上影響了文書信息的安全性。因此，構建文書信息數字化管理模式有利于優化文書信息管理流程，保障文書信息安全[2]。

二、實現文書信息數字化管理的主要措施

（一）強化數字建設及服務意識

在信息技術快速發展背景下，文書信息管理要想從根本上實現數字化，首先就要求文書管理人員轉變自身思想觀念，深刻認識到文書信息管理數字化建設的重要價值。只有具備了文書信息管理數字化服務及建設意識，才能有效推動文書管理數字化建設全面落實。首先，各部門領導應加強轉變思維觀念，樹立文書信息管理數字化建設及服務意識，要認識到文書信息管理為各部門工作開展及社會發展提供了重要的決策參考，是各部門工作開展的重要憑證，在各部門工作職能履行過程中推動文書信息數字化建設能使文書信息發揮更大作用。其次，要不斷加強文書信息數字化建設宣傳力度，讓更多人認識到本書信息數字化建設對社會發展的重要作用，幫助其樹立文書信息數字化服務及建設意識，不斷提高自身信息素養，在做好本職工作同時協同信息管理部門積極做好文書信息管理數字化建設工作。

（二）加強文書信息數字化管理基礎設施建設

在社會科學技術快速發展背景下，加強文書信息數字化管理基礎設施建設，能為文書信息實現數字化提供物質載體。基礎設施主要包括硬件設施和軟件設施兩方面內容，硬件設施主要指實現文書信息管理數字建設的計算機設備、交換機、管理網絡、數碼設備等；軟件設施主要指文書信息管理的數字管理系統，包括數據庫、查詢系統、管理系統、分類系統、爬蟲工具等，是面向文書信息實現資源分類、存儲、管理及后期綜合利用的工具，是文書信息管理模式建設的核心和基礎。在信息化背景下，只有協調有關部門及人員協同文書管理人員共同做好文書信息數字化管理軟硬件設施建設，才能切實發揮出文書信息數字化管理優勢，提高文書信息管理、利用效率。

（三）加強文書信息數字資源建設

在社會信息技術快速發展背景下，為全面提高文書信息資源利用效率，還需著力加強文書信息數字資源建設。開發與利用文書數字資源不僅關乎到文書數字化建設能否成功，對提高文書信息數字化管理水平也有著重要意義。主要涉及電子文獻信息資源搜集整理及文書信息數字化處理兩方面內容。電子文獻搜集整理過程中，要突出信息的實用性、特色性、價值性和可利用性特點，要充分利用數字掃描技術、資源壓縮技術、數據庫構建技術等方法，將原有的紙質文獻、圖像聲像轉化為電子信息，并與已經歸檔的信息資源保存在一起。同時要開發和完善數字信息資源檢索工具，便于用戶及時查詢，要注重不同種類信息數據庫構建，結合信息資源利用模式構建有特色信息數據庫面向用戶提供特色服務。

（四）著重文書信息管理數字化人才培養

在信息技術快速發展背景下，文書信息檔案管理數字化建設要注重專業人才培養，以提高其專業素質為基礎，健全其信息素養，促進其掌握信息操作技能水平。在培訓人才時，要注重其道德素質和職業素養培養，使其具備良好公德心及職業道德素質。其次，要有計劃、有目的開展各種組織形式多樣的教育活動，讓文書管理人員不僅能學習專業技能，還能掌握計算機操作知識，能利用所學技能知識處理工作中各種文書信息。

三、結語

在信息技術快速發展背景下，數字化建設已成為社會發展的必然趨勢，不僅文書信息管理要實現數字化建設，圖書館、檔案館、信息服務機構也紛紛進行數字化轉型，著重提高信息服務效率。在這種趨勢下，文書信息管理模式進行數字化建設已成必然趨勢，通過轉變數字化服務建設意識、加強管理人員數字化培訓、健全數字化基礎設施建設、加快數字資源建設等方法完善文書信息數字化管理模式建設，在充分保障文書信息資源質量的前提下，提高資源利用效率，為用戶提供高效、優質的數字化服務。

參考文獻：

[1]姜延延.文書檔案信息數字化管理研究[J].蘭臺世界，2012（S1）：102

[2]湛楠.電子化時代圖書館的文書資料管理之我見[J].中國科教創新導刊，2013（13）：248+250