談醫院檔案的集中統一管理

黃歡歡

摘要：現在社會還在不斷進步，同時新醫改也已經給醫院的很多工作開展提出了具體要求，檔案管理工作應該挑出過去的思路，隨著時代的進展而不斷完善。檔案可以直接成為醫院各項工作和活動開展的憑據，對與醫院的發展有很大的作用。這就需要醫院結合自身的情況，創新管理理念、革新管理手段，建立一套完善的管理體系，這也是醫療檔案管理的方向。本文首先簡要分析了醫院檔案統一管理的重要性，之后結合現階段檔案管理工作中存在的問題總結了一些可行的對策，希望可以給相關工作的開展提供一些參考。

關鍵詞：醫院檔案；集中統一管理；策略

醫院管理工作當中，檔案管理處于較為重要的位置，可以說和醫院的發展和管理息息相關。近年來新醫改逐漸深入，并且相關領導和部門也對檔案管理工作給予了較高的重視程度，投入了一定的人力和物力。雖然檔案管理工作得到了一定程度上的改觀，但仍然存在著一些檔案類別分散、歸檔難度較高等方面的問題。現在隨著信息技術的發展和普及，檔案處理效率不斷提高的同時，查詢也越來越便利，這些都給檔案統一管理提供了必要前提。

一、醫院檔案管理的作用和意義分析

（一）給法律條文的落實創造了條件。現在我國各級政府都開始推進檔案管理改革，并且檔案集中統一管理也已經被明文提出。所以在規定之下，各機關和部門應該嚴格落實上級的命令，醫院也應該對于檔案管理工作給予足夠的重視程度，落實相關法律條文。醫院是醫療機構，檔案有著數量多、內容雜的特點，檔案集中管理之后可以改善舊有的檔案分散等問題。

（二）提高管理規范性。檔案信息的涵蓋類別非常廣泛，對于任何單位來說，照片、文件以及圖表都可以算在檔案信息之內，將其歸檔保存是檔案管理工作的一項基本內容。在實現了檔案集中統一管理之后，檔案載體更為豐富，這也給接下來的科研和財會工作提供幫助。例如照片和錄像等檔案在收集起來之后可以更好地反映出本單位的歷史來。

（三）有效保管國家財富。過去的管理方式當中，各級單位和機關的檔案管理是非常分散的，很多科室內都保留著一定數量的檔案，保存方式也很多，這也給檔案的利用造成了嚴重影響。另外這也會導致檔案丟失和散失等問題。醫院檔案當中往往會含有相當大的價值，也是國家的一筆寶貴財富，在集中管理之后，可以避免檔案散失的隱患。

二、醫院檔案管理工作中存在的問題

（一）歸檔難度較大。很多部門在日常工作中，經常由于沒有貫徹相關制度、檔案經常會散失，這在日后考察歷史、進行總結的時候經常會帶來一定的困難，除此之外，很多檔案也經常會由于沒有上交而影響到檔案的完整性。

（二）利用范圍較為狹窄。很多檔案部門對于檔案資料的態度單純是進行保管，并不能及時地給其他部門的工作開展提供協助，所以檔案利用范圍相對較窄，另外工作人員對于醫療和科研等方面的內容了解不足，所以科研實踐當中檔案利用率嚴重不足，沒有在研究和調查工作當中發揮應有的作用。舉例來說，在計劃制定時，很多人即便沒有足夠的參考材料，但仍然沒有了解到檔案室可以查閱資料，讓資料無法得到利用。

（三）思想觀念落后，對于檔案管理工作不夠重視。一些醫療機構的領導對于檔案管理的重要性認識不夠，認為檔案管理可有可無，隨便任用其他部門的工作人員才從事檔案管理工作；投入到檔案管理的資金和精力較少。醫院領導的這種落后的思想觀念和消極的工作態度，對醫院檔案管理工作人員帶來較大的負面影響，進而影響到檔案管理工作的順利開展，成為醫院全面管理工作發展的障礙。

（四）缺乏完善的檔案管理制度。管理制度不完善，管理機制不健全等現象在多數醫院檔案管理工作中普遍存在，以至于檔案管理工作出現管理不嚴，監督無力、無約束無考核等現象，醫院檔案按管理處于混亂狀態。檔案管理工作中實際存在的問題得不到領導重視，相關工作得不到改善。

（三）歸檔難度大，檔案得不到合理利用。檔案歸檔制度執行不到位，造成資料信息散失或者不夠重視，應當及時歸檔的資料得不到及時收集和整理，造成信息資料的歸檔不全；在檔案利用時，工作人員不能主動、及時提供服務，使檔案不能廣泛利用，對檔案很少做總結和研究，檔案的利用率不高；管理形方式單一，多是文書檔案管理，對檔案的及時更新和查閱造成不便；檔案門類不斷增多，不同形式的檔案其管理方法也不盡相同。

三、促進醫院檔案集中統一管理發展的有效策略

（一）增強思想觀念，提高重視檔案管理的意識。單位領導應更新思想觀念，增強檔案管理工作的重視程度，加大檔案管理方面的資金和精力的投入力度。做好檔案管理重要性的宣傳工作，帶動相關工作人員的工作熱情和積極性。檔案管理人員應當明確自己的責任，不斷學習業務知識，提高工作能力，為做好檔案管理工作提供有力保障。

（二）完善管理制度，建立先進的管理體系。不斷完善醫院檔案管理制度，建立先進的管理體系，醫院檔案管理工作人員應當認真執行檔案管理制度，建立科學有效的檔案管理體系，使檔案信息職能部門的主體作用得以充分發揮；強化各科室之間的合作與交流，各負其責，各盡其能，認真做好信息資料的搜集、整理、匯總、移交工作；認真做好檔案的分類工作，并且對檔案歸類的方案、范圍以及保管期限等作出明確規定，對各個科室提出具有針對性的工作要求。

（三）強化技術培訓和業務指導。檔案管理的職能部門應當致力于檔案管理人員業務工作的監督與指導，嚴格按照既定的檔案分類范圍、分類方法以及管理期限等規章制度，對文件資料的整理、立卷等做調查，結合醫院管理的實際進行相應的調整和修改，確保資料信息的完整與規范，切實做到檔案管理的集中統一。

四、結語

首先我們應該對于醫院檔案有一個明確的概念，其是指醫院發展過程中活動開展所形成的信息，可以在一定程度上體現醫院管理水平以及醫療的質量，這樣就不難看出醫院檔案的重要性。現在醫院檔案管理工作有了新的思路，并且醫院的發展對于醫院檔案管理工作有了新的要求，改革管理理念和管理方式都顯得尤其必要，其不僅可以保證檔案的利用率，更可以給醫院的發展做出應有的貢獻。本文首先簡要分析了醫院檔案統一管理的重要性，之后結合現階段檔案管理工作中存在的問題總結了一些可行的對策，希望可以給相關工作的開展提供一些參考。

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