發(fā)揮檔案信息資源作用的思考

劉文文

摘要：檔案信息作為一種資源已成為共識，開發(fā)檔案信息資源，服務(wù)和諧社會已成為檔案工作的一個中心課題，這是信息時代的要求，也是檔案事業(yè)發(fā)展的必然結(jié)果。

關(guān)鍵詞：檔案信息；資源利用；問題

檔案作為歷史的記錄、知識的載體之一，匯集著大量的知識，記載著豐富的信息，是重要的信息資源之一。廣泛深入地開發(fā)利用檔案信息資源，對加快經(jīng)濟建設(shè)，推動科學(xué)技術(shù)進步，都具有十分重要的價值。

一、檔案信息開發(fā)利用的必要性

檔案信息開發(fā)利用把檔案承載的信息由靜態(tài)轉(zhuǎn)化為動態(tài)提供給用戶利用的過程，其目的是充分發(fā)揮檔案的作用，實現(xiàn)檔案的價值。所以，首先要明確檔案信息開發(fā)利用的必要性。

1.開發(fā)利用檔案信息是充分發(fā)揮其作用和價值的重要手段。檔案信息的價值在開發(fā)利用之前是潛在的，具有較為隱蔽的特點，還不能成為真正的信息資源。只有通過開發(fā)利用，才能使檔案的潛在價值變?yōu)楝F(xiàn)實價值，發(fā)揮其經(jīng)濟效益和社會效益。

2.大力加強檔案信息的開發(fā)有利于經(jīng)濟建設(shè)的發(fā)展。隨著現(xiàn)代改革的進一步深化，社會各領(lǐng)域發(fā)生了巨大的變化，大力開發(fā)檔案信息資源提供社會利用成為重要問題。

3.信息公開促進了社會對檔案信息的需求。在現(xiàn)代社會中信息公開日益擴大，既是滿足民眾知情權(quán)的需要，也是維護社會穩(wěn)定，促進社會發(fā)展的需要。檔案館有豐富的信息資源優(yōu)勢，為開發(fā)利用提供優(yōu)勢基礎(chǔ)。

二、開發(fā)利用檔案信息資源的意義和要求

1.開發(fā)檔案信息資源在整個檔案工作中的地位至關(guān)重要。檔案利用工作，亦稱“檔案利用服務(wù)”、“檔案提供利用”，是檔案部門通過一定的方式和方法，直接提供檔案，為利用者服務(wù)的一項工作。檔案利用工作包括了解和熟悉檔案館藏檔案信息的內(nèi)容和成份，各種檔案工具的使用方法；分析和預(yù)測社會對檔案信息的需求特點，把握檔案需求利用的發(fā)展規(guī)律；向檔案用戶介紹和報道檔案館藏中相關(guān)的檔案信息線索，積極開展檔案咨詢服務(wù)；向檔案用戶提供他們所需要的檔案文獻內(nèi)容，提供利用檔案信息資源是檔案工作的根本目的。

2.充分開發(fā)利用檔案信息資源，符合當(dāng)前建設(shè)中國先進文化的前進方向。檔案信息資源是人類生活、生產(chǎn)、思維方式和創(chuàng)造性活動及其產(chǎn)物的直接記錄和結(jié)晶，是社會大文化行程中產(chǎn)生的一種特殊的凝聚物，是特殊的文化資源。各級檔案館則是匯聚、儲存、加工整理這些特殊檔案文化的基地。通過檔案信息資源開發(fā)利用，不僅使文化資源得以傳承，也為新時期的先進文化提供條件。

3.充分開發(fā)利用檔案信息資源符合時代發(fā)展的需要。隨著我國民眾的民主意識日益增強，對于平等占有信息資源的愿望與日俱增，從而為檔案信息資源的開發(fā)利用提供了政治層面的需求范圍和發(fā)展目標(biāo)。檔案信息資源是各機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位信息資源的核心和持續(xù)發(fā)展的信息保障，是信息資源中最珍貴的組成部分。因此，檔案信息資源的開發(fā)利用與政務(wù)公開息息相關(guān)，作為以公開的現(xiàn)行文件、公務(wù)信息，集中向社會提供利用服務(wù)的各級檔案館，只有充分開發(fā)利用檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息資源共享，公民才能真正了解公務(wù)信息，真正享有民主。

三、發(fā)揮檔案信息資源作用存在的問題

隨著檔案信息化建設(shè)的快速起步和不斷深入，檔案信息資源開發(fā)利用逐步得到各級檔案部門的重視。但是，檔案信息資源開發(fā)利用相對于信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)還比較滯后，是檔案信息化建設(shè)中相對薄弱的一個環(huán)節(jié)，在一定程度上造成了“有硬件無軟件、有軟件缺數(shù)據(jù)、有數(shù)據(jù)難共享”的現(xiàn)象總體感到存在以下幾個方而的問題：

1.館藏不豐富、結(jié)構(gòu)不合理。首先，由于歷史方而的因素，我國檔案館的工作對象偏重于機關(guān)單位，館藏檔案主要為文書檔案和少量的財務(wù)檔案、科技檔案、特色檔案、名人檔案、聲像檔案，而實物檔案寥寥無幾。這種館藏結(jié)構(gòu)無法充分全面地反映豐富的禮會發(fā)展過程。其次，近年來隨著《檔案法》的實施，檔案工作的環(huán)境和條件總體上有所改善，但仍有不少的檔案館由于經(jīng)費不足等原因，許多應(yīng)進館的檔案還沒及時進館，造成館藏檔案數(shù)量有限、結(jié)構(gòu)單一，遠不能滿足利用者的實際需求。

2.標(biāo)準(zhǔn)體系尚未健全。檔案信息資源的開發(fā)必須在統(tǒng)一的技術(shù)體制和標(biāo)準(zhǔn)下進行，這是實現(xiàn)檔案信息資源利用和共享的基礎(chǔ)。由于檔案信息資源開發(fā)利用缺乏相對統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，加上開發(fā)方法不統(tǒng)一，檔案信息資源開發(fā)利用存在著規(guī)范性和惟一性不強、各自為政等問題，沒有很好地依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進行數(shù)據(jù)源建設(shè)，使人與人之間、人與機器之間以及機器與機器之間、系統(tǒng)與系統(tǒng)之間不能夠無障礙、不失真地進行溝通和交換信息，檔案信息資源在互連、互通、互操作方而存在明顯問題.直接影響其作用的發(fā)揮。

四、檔案信息資源開發(fā)利用的對策

1.貫徹落實檔案資源信息化建設(shè)。

要想提高檔案信息開發(fā)利用的效率，就必須加強檔案資源信息化建設(shè)，對檔案信息的存儲、檢索采用現(xiàn)代化的管理手段。各單位要努力創(chuàng)造條件，實現(xiàn)檔案信息工作的現(xiàn)代化，熟練掌握計算機操作、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理和網(wǎng)絡(luò)管理等基本技能，采用以高新技術(shù)為支撐的服務(wù)手段，建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫體系，努力實現(xiàn)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的計算機管理，積極組建檔案信息服務(wù)網(wǎng)站，加快檔案信息傳播的速度，實現(xiàn)檔案資源共享，使用戶在檔案信息檢索與利用中獲得快捷、方便的服務(wù)，提高檔案信息資源利用率。

2.檔案信息資源利用注意做好保密工作。

檔案信息的公開并為人們利用是時代的呼喚，但開發(fā)利用檔案信息資源，建設(shè)檔案信息化的同時，必須注意檔案信息的保密工作。檔案不同于其他信息資源，檔案的開發(fā)利用工作事關(guān)黨和國家機密的安全和公民個人的隱私，開放利用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審查，特別是涉及國家政治、軍事、科研、經(jīng)濟等檔案，更要加強領(lǐng)導(dǎo)和管理，通過嚴(yán)格的規(guī)章制度、嚴(yán)密的工作流程和監(jiān)督制約機制，確保檔案信息的安全。

五、總結(jié)

知識經(jīng)濟時代，開發(fā)利用檔案信息資源具有非常重要的社會效益和經(jīng)濟效益。要做好這項工作必須做到正確認(rèn)識檔案信息資源開發(fā)利用的意義，做好檔案的基礎(chǔ)、編研和宣傳工作。加強檔案信息資源的現(xiàn)代化建設(shè)，培養(yǎng)一支高技能的復(fù)合型檔案管理隊伍，更好的為社會經(jīng)濟服務(wù)。

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