發揮檔案信息資源作用的思考

劉文文

摘要：檔案信息作為一種資源已成為共識，開發檔案信息資源，服務和諧社會已成為檔案工作的一個中心課題，這是信息時代的要求，也是檔案事業發展的必然結果。

關鍵詞：檔案信息；資源利用；問題

檔案作為歷史的記錄、知識的載體之一，匯集著大量的知識，記載著豐富的信息，是重要的信息資源之一。廣泛深入地開發利用檔案信息資源，對加快經濟建設，推動科學技術進步，都具有十分重要的價值。

一、檔案信息開發利用的必要性

檔案信息開發利用把檔案承載的信息由靜態轉化為動態提供給用戶利用的過程，其目的是充分發揮檔案的作用，實現檔案的價值。所以，首先要明確檔案信息開發利用的必要性。

1.開發利用檔案信息是充分發揮其作用和價值的重要手段。檔案信息的價值在開發利用之前是潛在的，具有較為隱蔽的特點，還不能成為真正的信息資源。只有通過開發利用，才能使檔案的潛在價值變為現實價值，發揮其經濟效益和社會效益。

2.大力加強檔案信息的開發有利于經濟建設的發展。隨著現代改革的進一步深化，社會各領域發生了巨大的變化，大力開發檔案信息資源提供社會利用成為重要問題。

3.信息公開促進了社會對檔案信息的需求。在現代社會中信息公開日益擴大，既是滿足民眾知情權的需要，也是維護社會穩定，促進社會發展的需要。檔案館有豐富的信息資源優勢，為開發利用提供優勢基礎。

二、開發利用檔案信息資源的意義和要求

1.開發檔案信息資源在整個檔案工作中的地位至關重要。檔案利用工作，亦稱“檔案利用服務”、“檔案提供利用”，是檔案部門通過一定的方式和方法，直接提供檔案，為利用者服務的一項工作。檔案利用工作包括了解和熟悉檔案館藏檔案信息的內容和成份，各種檔案工具的使用方法；分析和預測社會對檔案信息的需求特點，把握檔案需求利用的發展規律；向檔案用戶介紹和報道檔案館藏中相關的檔案信息線索，積極開展檔案咨詢服務；向檔案用戶提供他們所需要的檔案文獻內容，提供利用檔案信息資源是檔案工作的根本目的。

2.充分開發利用檔案信息資源，符合當前建設中國先進文化的前進方向。檔案信息資源是人類生活、生產、思維方式和創造性活動及其產物的直接記錄和結晶，是社會大文化行程中產生的一種特殊的凝聚物，是特殊的文化資源。各級檔案館則是匯聚、儲存、加工整理這些特殊檔案文化的基地。通過檔案信息資源開發利用，不僅使文化資源得以傳承，也為新時期的先進文化提供條件。

3.充分開發利用檔案信息資源符合時代發展的需要。隨著我國民眾的民主意識日益增強，對于平等占有信息資源的愿望與日俱增，從而為檔案信息資源的開發利用提供了政治層面的需求范圍和發展目標。檔案信息資源是各機關、企業、事業單位信息資源的核心和持續發展的信息保障，是信息資源中最珍貴的組成部分。因此，檔案信息資源的開發利用與政務公開息息相關，作為以公開的現行文件、公務信息，集中向社會提供利用服務的各級檔案館，只有充分開發利用檔案信息資源，實現檔案信息資源共享，公民才能真正了解公務信息，真正享有民主。

三、發揮檔案信息資源作用存在的問題

隨著檔案信息化建設的快速起步和不斷深入，檔案信息資源開發利用逐步得到各級檔案部門的重視。但是，檔案信息資源開發利用相對于信息化基礎設施建設還比較滯后，是檔案信息化建設中相對薄弱的一個環節，在一定程度上造成了“有硬件無軟件、有軟件缺數據、有數據難共享”的現象總體感到存在以下幾個方而的問題：

1.館藏不豐富、結構不合理。首先，由于歷史方而的因素，我國檔案館的工作對象偏重于機關單位，館藏檔案主要為文書檔案和少量的財務檔案、科技檔案、特色檔案、名人檔案、聲像檔案，而實物檔案寥寥無幾。這種館藏結構無法充分全面地反映豐富的禮會發展過程。其次，近年來隨著《檔案法》的實施，檔案工作的環境和條件總體上有所改善，但仍有不少的檔案館由于經費不足等原因，許多應進館的檔案還沒及時進館，造成館藏檔案數量有限、結構單一，遠不能滿足利用者的實際需求。

2.標準體系尚未健全。檔案信息資源的開發必須在統一的技術體制和標準下進行，這是實現檔案信息資源利用和共享的基礎。由于檔案信息資源開發利用缺乏相對統一的標準，加上開發方法不統一，檔案信息資源開發利用存在著規范性和惟一性不強、各自為政等問題，沒有很好地依據標準進行數據源建設，使人與人之間、人與機器之間以及機器與機器之間、系統與系統之間不能夠無障礙、不失真地進行溝通和交換信息，檔案信息資源在互連、互通、互操作方而存在明顯問題.直接影響其作用的發揮。

四、檔案信息資源開發利用的對策

1.貫徹落實檔案資源信息化建設。

要想提高檔案信息開發利用的效率，就必須加強檔案資源信息化建設，對檔案信息的存儲、檢索采用現代化的管理手段。各單位要努力創造條件，實現檔案信息工作的現代化，熟練掌握計算機操作、數據錄入、數據庫管理和網絡管理等基本技能，采用以高新技術為支撐的服務手段，建設檔案信息數據庫體系，努力實現基礎業務工作的計算機管理，積極組建檔案信息服務網站，加快檔案信息傳播的速度，實現檔案資源共享，使用戶在檔案信息檢索與利用中獲得快捷、方便的服務，提高檔案信息資源利用率。

2.檔案信息資源利用注意做好保密工作。

檔案信息的公開并為人們利用是時代的呼喚，但開發利用檔案信息資源，建設檔案信息化的同時，必須注意檔案信息的保密工作。檔案不同于其他信息資源，檔案的開發利用工作事關黨和國家機密的安全和公民個人的隱私，開放利用必須經過嚴格的審查，特別是涉及國家政治、軍事、科研、經濟等檔案，更要加強領導和管理，通過嚴格的規章制度、嚴密的工作流程和監督制約機制，確保檔案信息的安全。

五、總結

知識經濟時代，開發利用檔案信息資源具有非常重要的社會效益和經濟效益。要做好這項工作必須做到正確認識檔案信息資源開發利用的意義，做好檔案的基礎、編研和宣傳工作。加強檔案信息資源的現代化建設，培養一支高技能的復合型檔案管理隊伍，更好的為社會經濟服務。

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