關于企業辦公室管理工作的思考

李揚

摘 要：隨著我國經濟的快速發展，人民的物質文化需求不斷增長，企業管理也將面臨許多新的問題和挑戰。考慮到當前企業辦公室管理工作的現狀，要想從根本上提升辦公室管理的水平和能力，我們要以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，通過對辦公室管理所面臨的問題和新的管理方式進行分析和研究，找出對策，這不僅能夠在很大程度上提升工作人員的效率和質量，也能為企業發展帶來更為可靠的利益。該篇文章通過對辦公室管理時面臨的特點和實際問題進行了探討，指出了辦公室在管理過程中的不足之處，并根據這些弊端提出了相應的改進措施，以此提出做好企業辦公室管理建設工作的建議，也希望可以給廣大讀者帶來參考性意見。

關鍵詞：辦公室管理；問題；措施；效率；形式

在我國當前的發展背景下，辦公室管理已經在企業生產、經營、管理及改革等諸多方面發揮了重要作用，并為企業可持續發展打下了堅實的基礎。但在辦公室管理的實際過程中，經常會有由于人為或者其它因素而造成工作效率不夠高的情況發生。因此，為了提升工作質量和能力，我們需要對辦公室管理建設時所面臨的問題進行分析研判，并基于此來制定出相應的解決措施，通過這樣來抓實抓好企業辦公室管理的各方面建設。

一、企業辦公室管理的內涵

辦公室是發揮承上啟下、溝通內外、協調左右、聯系四方作用的關鍵，對企業正常運轉有極其重要的作用和意義。辦公室管理工作綜合性較強，其職責范圍內容也較豐富。

（一）輔助領導決策。辦公室作為綜合管理機構，接觸工作面廣、信息范圍大，通過搜集信息、提出多種備用方案，提出建設性參考意見，為企業管理層提供全面、詳盡的決策依據，以提高企業整體工作效益，做好企業管理者進行科學決策的參謀和助手。

（二）協調職能。辦公室是企業工作高效、有序進行的協調者，主要負責與外單位和企業內部各部門的溝通、協調工作，保障及時傳達各級領導指示精神，促進企業正常運轉和工作全面發展，實現各項計劃目標。既包括協調與上級單位、平級單位等與企業有關的各種關系，為企業持續發展創造良好的外部環境；也包括協調企業內部各部門之間的關系，為企業穩定和諧的發展創造良好的內部環境。

（三）信息溝通。現代企業接收的信息量較大，對接收的信息進行有效控制管理是實現管理目標的基礎。良好的溝通機制能夠保障信息傳達的及時性、暢通性，更能為企業的決策與執行力提供基本的保障。企業內部控制活動中，提高信息的透明度與反饋程度是實現有效溝通、完成經營管理目標的重點。企業辦公室需要改善溝通環境，健全溝通機制，建立現代化、科學化的信息網絡。企業辦公室既要培養素質好、開拓意識強的信息人才隊伍，又要通過信息與溝通機制建設不斷強化內部控制，制定與企業經營目標相結合的信息管理制度，明確職責，予以監督考核。在信息溝通工作中，利用現代科技降低信息不對稱的不利影響，企業辦公室應力求把握信息所反映的客觀事實，保障信息的準確性、安全性和暢通性，為企業經營發展服務。

（四）提高管理效能。管理者清晰、準確地認識管理職責，是有效發揮辦公室管理職能的前提。辦公室既要完成企業管理者下達的各項計劃工作任務，又要保障與各部門建立和諧的工作關系。管理的同時應加強有效溝通，避免空白管理和重復管理造成時間、人力成本的浪費，以進一步提升管理效率。

二、企業辦公室管理存在不足

（一）管理觀念缺乏創新。隨著經濟不斷發展，新思想和新方法不斷被運用到企業管理中，企業辦公室管理面臨日益嚴峻的挑戰。辦公室不僅是為公司內部工作運轉服務，新時期企業辦公室工作的內容和形式都發生了變化，結合企業工作實際開展情況不斷創新管理觀念，應提升辦公室管理工作的全面性、計劃性和預見性，推動企業改善管理機制，適應競爭激烈的市場環境。

（二）管理水平亟待提高。管理涉及組織的所有資源及活動，包含著深刻的辯證關系。正確處理和對待管理決策、管理體系建立、管理規范與創新、管理的以人為本、管理對象等幾個方面關系，有利于提升公文收發、日常接待、信息收集處理等日常工作的管理效率，推進工作方式規范化和制度化，是提高管理水平、提升管理效益和企業整體工作效率的前提。根據企業實際情況，發揮辦公室工作人員積極性，引導其發掘內在潛能，不斷探索新的工作方法，高效完成管理者布置的各項工作任務，充分發揮辦公室效能。

三、管理創新思路

（一）更新管理理念。現代企業辦公室管理的核心是為企業發展大局服務，保障各部門工作順利推進。辦公室管理必須不斷創新工作思路，改進管理方法。挖掘不同崗位的潛能，調動員工的積極性與創造性，通過制度約束的力量保障管理創新的方式落實到位。同時，根據辦公室管理方式的創新，調整優化企業文化及制度規范，為企業運營、管理和發展帶來源源不斷的生機和活力。

（二）規范管理制度。有效落實企業辦公室管理工作，進一步優化、完善管理工作。企業需不斷完善長效管理制度及管理規范，對內部行為進行約束和規范，以期提升辦公室管理效率。以健全的制度為基礎規范辦公室管理工作。企業通過完善的管理制度，調動員工的積極性，提高企業整體工作效率。

四、企業辦公室管理的創新途徑

（一）提高辦公室工作人員綜合素質。具備高素質綜合管理能力，是辦公室工作協助企業領導進行企業管理的基本要求。只有辦公室工作人員的整體素質不斷提升，才能不斷提高辦公室的工作質量。提高工作人員的綜合素質可通過崗位培訓、再教育、自學等方式進行，充分調動員工的積極性，鼓勵員工結合崗位工作完善職業規劃，實現自我價值與企業價值的統一。

（二）強化辦公室工作的服務、監督職能。認清企業不同時期的發展形勢，積極轉變管理觀念，增強服務意識，是辦公室管理工作的責任與義務。建立規范的工作秩序，保證科學決策、有效指揮和政令暢通。督查是辦公室管理的重要職責，是落實企業經營計劃和目標任務的關鍵。辦公室管理工作必須圍繞企業發展戰略、工作重心，建立權威高效、運轉順暢的監督機制。

企業的成敗不僅取決于其適應市場和環境的應變能力，同時取決于其內部管理制度的科學性、完善性。有了企業辦公室科學的現代管理制度，才可能發展成為規范、高效的現代企業。因此，企業辦公室要力求使每項工作都能做到制度化、規范化，并建立必要的考核、獎懲辦法，鼓勵先進，督促落后，保證辦公室工作順利運轉。企業辦公室管理工作要不斷適應科技發展帶來的巨大變化，及時讓最新技術為之所用，對辦公設備亦要注意不斷更新和改進，創新管理方式，謀求效率的最大化改善。

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