新形勢下檔案管理的規(guī)范化分析

張娟

【摘要】本文所研究的重點就是規(guī)范檔案管理所具備的重要性以及必要性，既分析了其中存在的不足之處，同時也對新形勢下的檔案管理展開了全面探究，希望可以為日后檔案管理工作的規(guī)范化提供一些具有參考價值的意見。

【關鍵詞】新形勢；檔案管理；規(guī)范化

一、在當前的社會形勢下，規(guī)范檔案管理具有不可忽視的重要性和必要性

（一）在新形勢的發(fā)展推動之下，規(guī)范檔案管理已經(jīng)成為當前檔案管理工作的基本要求。伴隨著社會以及經(jīng)濟的不斷發(fā)展，企事業(yè)單位的實際運營環(huán)境也發(fā)生了徹底的變革，如果不能及時適應，必然會對其正常發(fā)展產(chǎn)生極大的負面影響。對于檔案管理而言，其中主要記錄著企事業(yè)單位發(fā)展過程中的相關資料，同時還包括在發(fā)展過程中相關抉擇的制定，甚至還包括為了發(fā)展所作出的努力，具有非常重要的參考價值。完善科學的檔案管理，必然可以使企業(yè)準確判定未來的發(fā)展方向，有效地解決當前存在的問題，確保企業(yè)始終維持健康的發(fā)展。

（二）規(guī)范的檔案管理實際上是企事業(yè)強化自身管理的集中體現(xiàn)。在企業(yè)單位的日常管理中，檔案管理既是基本日常，同時也是重要構(gòu)成；如果以企業(yè)的角度分析，就是針對未來發(fā)展所作出的抉擇或者針對當前存在問題實現(xiàn)的有效應對等方面的整理及歸檔，以避免企業(yè)在日后的發(fā)展進程中和預期目標發(fā)生偏離。檔案管理同時也是企業(yè)化創(chuàng)建中的重要內(nèi)容，能夠幫助企業(yè)有效維護其良好形象。如果是學校這種形式的單位，檔案既是對教學經(jīng)驗以及績效考核的關鍵依據(jù)，同時也是單位日常運營過程中必要的工作流程，因此科學地規(guī)范檔案管理，能夠有助于強化學校自身的管理，同時還可以幫助學校實現(xiàn)更高效的教學成果。

（三）檔案管理能夠有效促進企事業(yè)單位的健康長足發(fā)展。對于一個企業(yè)來說，最基本的日常運營活動就是企業(yè)管理，而就當前的現(xiàn)代企業(yè)管理而言，檔案管理則是其中的重要構(gòu)成，其中既包含企事業(yè)單位的發(fā)展歷程，同時也包含的重要的應對舉措等等，能夠通過其中總結(jié)出豐富的發(fā)展經(jīng)驗。在企事業(yè)單位中，檔案被認為是發(fā)展的核心所在，是企事業(yè)發(fā)展進程中凝結(jié)的經(jīng)驗以及智慧，任何企業(yè)事業(yè)單位的發(fā)展都不可能一帆風順，通過對檔案中相關資料的總結(jié)，可以有效歸納出成功經(jīng)驗，并以此為基礎確定未來的發(fā)展預測和規(guī)劃，確保企業(yè)可以維持健康的長足發(fā)展。

二、當前檔案規(guī)范管理中存在的主要問題

（一）領導人員缺少對檔案管理規(guī)范化的重視。長久以來，雖然我國各行各業(yè)都在不斷地發(fā)展以及持續(xù)地改革，但是人員更多關注于專業(yè)的檔案管理人才以及設備，針對工作的規(guī)范化的認知程度不足，由此也未能給予充分的重視，這是一種典型的存在缺陷的管理意識，致使當前很多行業(yè)在檔案管理規(guī)范化方面都未能充分落實，由此也導致了管理效能的低下，更阻礙了當前形勢下檔案管理工作的正常發(fā)展。

（二）檔案管理體系暫不夠完善。就我國當前大多數(shù)企業(yè)行業(yè)的運管以及管理發(fā)展來看，雖然自身經(jīng)營已經(jīng)取得顯著成果，管理機制也在持續(xù)的完善過程中，但是就檔案管理工作方面卻未能出現(xiàn)明顯的進步，集中體現(xiàn)于體系的不完善、制度的不健全，特別是缺少了科學的檔案管理制度，很多檔案管理工作不能獲得有效落實，即使落實也不存在科學的標準，由此根本不可能實現(xiàn)管理的規(guī)范化。就當前來看，很多企業(yè)在檔案管理工作中大都沿襲傳統(tǒng)的工作要求，導致體系以及制度的嚴重落后，和當前的新形勢之間不能形成完美的匹配，既阻礙了管理效能的提升，同時也極大地限制著新形勢下企業(yè)的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。

（三）信息化管理技術未能獲得高效應用。自從進入21世紀之后，網(wǎng)絡以及信息化逐漸滲透進人類社會，計算機以及各種高新信息技術當前已經(jīng)備受各行各業(yè)的推崇，獲得廣泛的應用同時效果顯著。然而就當前的檔案管理工作來看，雖然也已經(jīng)引入計算機技術以及信息化管理，但是其使用效能卻非常有限，很多企事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)在創(chuàng)建時并未能充分結(jié)合企事業(yè)單位的實際以及未來發(fā)展，由此極大地阻礙了工作效能的提升，這也就意味著難以有效確保檔案管理工作的高效性以及嚴謹性，更不能滿足當前新形勢的發(fā)展需求。

三、新形勢下促進檔案管理工作規(guī)范化的應對舉措

（一）全面提高對檔案管理工作規(guī)范化的重視。在當前的新形勢下，各行各業(yè)都處于持續(xù)發(fā)展進程中，為了確保檔案管理工作規(guī)范化的順利實施，首先就是要使領導突破傳統(tǒng)觀念的束縛，深化對檔案管理工作的認知，充分了解其對企業(yè)發(fā)展的主要作用。伴隨著全球經(jīng)濟的逐漸一體化，我國的開放力度也逐漸加大，行業(yè)之間的競爭愈加激烈，作為企事業(yè)單位的領導一定要認識到，規(guī)范的檔案管理一方面有助于提升的企業(yè)的競爭實力，另一方面還可以顯著提升有限資源的配置率，以此有效提升檔案管理工作效能，使其逐步步入規(guī)范化管理進程。

（二）系統(tǒng)全面地完善檔案管理體系。為了使檔案管理工作能夠適合當前新形勢的發(fā)展，應創(chuàng)設具有科學性的檔案管理體系，不健全的管理機制必然無法實現(xiàn)高效的檔案管理工作效能。與此同時，制度以及體系的完善過程同樣不可過于隨意，針對檔案管理工作而言，首先應確保相關資料的搜集、整理、記錄以及存檔，還要確保這一過程的詳細記錄，以備日后查證。在企業(yè)檔案中，可能會包含人力資源檔案，也存在設備儀器檔案，甚至還可能包括物資乃至其他類型的檔案，為實現(xiàn)對這部分檔案的有效區(qū)分以及有序管理，必須要按照具體的分類對各種檔案進行集中處理，這樣才能夠從根本上確保工作的有序化、管理的規(guī)范化以及科學化，才能夠有效確保高效的工作管理效能，才能夠真正適應當前新形勢的發(fā)展。

（三）提升計算機以及高新信息科技的應用效能。在逐步步入檔案管理規(guī)范化的進程中，關鍵應有效提升高新信息科技的實際應用效能，真正實現(xiàn)檔案管理的信息化。由此，各個行業(yè)以及企業(yè)應創(chuàng)設高效能的檔案信息管理機制，實際創(chuàng)設的過程中，既要結(jié)合自身實際，同時也應滿足發(fā)展特點，關鍵是要能夠適應檔案信息管理需求；可以合理參考并借鑒國外或者其他企業(yè)的成功經(jīng)驗，通過自身的不斷摸索以及不斷實踐，確保其在經(jīng)過不斷調(diào)試之后能夠充分滿足企業(yè)需求，切不可隨意敷衍，更不能流于形式，這樣既不能夠滿足當前檔案管理工作的實際需求，同時也極大地阻礙著檔案管理的規(guī)范化發(fā)展進程。

四、結(jié)語

在步入全新的發(fā)展階段之后，各行各企業(yè)也面臨著全新的發(fā)展需求，然而在其發(fā)展進程中，卻忽視了檔案管理工作在其中不可替代的管理地位。為了確保檔案管理工作的實際效能，為了能夠使其更充分地推動企業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展，必須要創(chuàng)設完善的檔案管理體系，全面提升信息科技水平，由此確保檔案管理工作的規(guī)范化以及高效的工作質(zhì)量。

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