一站式服務：讓數據多跑路 師生少跑腿

文/公露華

建設目標

隨著信息化建設的持續推進，上海外國語大學賢達經濟人文學院逐步建成了覆蓋廣大師生、面向重要職能部門的人事、財務、教務、迎新、離校等應用系統，基于公有云服務的郵件、微信企業號、即時通訊等移動辦公平臺，以及統一身份認證、公共數據庫、數據交換平臺等基礎平臺。這些系統及平臺的上線運行，為建設師生一站式服務平臺提供了良好的數據和業務基礎條件。

自2017年起，學校開始籌建以數據服務和業務流程整合為目標的一站式服務平臺。希望通過整合辦事服務，廣大師生通過一站式服務平臺即可辦理校內相關審批手續，審批者在電腦或手機上即可進行審批操作，申請人可實時看到每個環節的審批情況，真正做到讓數據多跑路，讓師生少折騰。

系統選型與部署

業務流程的建設不是一勞永逸的，隨著學校的發展必然會出現新的流程，同時原有流程也會面臨不斷修改完善的情況。另外，作為民辦高校，存在技術力量薄弱、信息化建設資金不充足、人員流動較快等實際問題。因此，在做系統選型時要特別關注該系統是否具備開發技術難度較低、開發周期短、后期修改維護方便等特點以滿足后續業務流程快速更新的需要。同時，一站式服務平臺將陸續開放給全校師生使用，要考慮系統是否具備承載大規模訪問的能力。綜合以上情況，學校一站式服務平臺采用了購買成熟產品加部分功能定制開發的模式，通過公開招標擇優選取承建廠商。

在系統部署方面，根據系統需求，并結合學校信息化建設實際情況，我們設計了如圖1所示的部署方案，系統功能框如圖2所示。

從圖1可以看出：

1.部署一站式服務平臺，至少需要4臺服務器電腦（物理機或虛擬機均可）。若硬件資源充足，可將服務大廳與流程平臺主程序分別部署在不同的機器上，以增強系統安全性并方便管理。

2.在4臺服務器中，只有服務大廳及流程平臺主程序服務器設置為可外部訪問，其他服務器不可外部訪問，可有效提升系統安全性。

3.一站式服務平臺與公共數據庫及統一身份認證系統對接，用戶信息從公共數據庫自動推送，并由統一身份認證系統驗證用戶登錄信息的有效性，滿足了用戶單點登錄需求，保證了用戶信息的及時更新并增強了系統安全性。

4. 一站式服務平臺與郵件系統、微信企業號集成，用戶在手機上可通過微信企業號進入一站式服務平臺并進行業務申請、審批及查看操作；有“待辦理”業務時，系統會定時發送郵件及微信提醒，以便用戶及時處理相關業務。

從圖2可以看出：

1.系統主要有四個功能模塊：服務大廳、監控管理平臺、流程設計平臺及系統管理模塊。服務大廳開放給校內師生辦理相關業務，監控管理平臺及流程設計平臺開放給校內技術人員使用，系統管理模塊只開放給系統管理員使用。分模塊、分角色授權管理，可有效提升系統安全性，并方便日常管理。

2.在流程設計平臺，可以對已發布流程進行修改完善，并以新版本的形式發布使用，舊版本的流程實例不受影響，新舊版本無縫切換，這對流程頻繁更新的情況非常適用。

圖2 系統功能框

圖3 用印流程版本1

3.在監控管理平臺，可以查看所有流程實例的處理狀態，可以對異常流程進行手工處理，比如更換當前節點處理人、終止該實例等，從而避免了因為某些原因導致流程實例無法結束的異常情況。另外，在此平臺可以對各流程實例數據進行查詢、統計、導出，以滿足后續統計工作需要。

4.系統管理模塊主要是查看系統運行狀態、用戶分組及授權管理。對于各業務流程的各節點，不同組別有不同的操作權限，系統管理員在此模塊對用戶進行分組授權操作。

試運行及推廣使用

校內廣泛并頻繁使用的用印申請流程，作為第一個正式上線流程于2018年初發布使用（如圖3所示）。對于習慣了使用紙質申請單的用戶，剛開始使用線上流程多少會有些不適應。為此，我們設置了一個月的過渡期，在流程上線的第一個月內，紙質申請單與線上流程均可使用。與此同時，我們通過發布使用手冊、郵件推送、電話指導、上門演示等方法，逐步幫助用戶熟悉一站式服務平臺的使用方式，同時搜集用戶提出的改進建議。在對這些建議進行整理分析之后，我們對用印流程進行了優化，隨后發布了更貼合用戶實際需求的新版本（如圖4所示），主要修改了兩點，一是在填寫申請單時，申請人必須將待用印的文檔作為附件上傳系統，以便審批者查看；二是優化了流程的結束節點，以減輕辦事人員的工作量。

圖4 用印流程版本2

經過一段時間的推廣使用，用印申請流程得到了廣大教職工的接受與肯定，紙質申請單順利停止使用。

相較于紙質申請單，線上流程的好處是顯而易見的：首先，申請人無需像以前拿著單子多次奔波找各級領導簽字，現在只要在電腦或手機上就可以隨時查看審批進度了，特別是在多校區辦公的情況下能明顯節省時間與精力；其次，各級領導也不再像以前那樣經常在工作時間被上門打擾，而是可以自己安排時間集中進行線上審批；再次，各次審批的匯總數據可以在后臺查看并導出，不需要再翻閱紙質單據，方便了辦事人員的日常管理，而且每一個審批節點均有時間記錄，直觀體現了各節點的辦事效率，為業務部門改進服務質量提供量化數據參考；最后，流程優化更加方便快捷，只要用戶提出的需求是符合學校規定的、有利于提高辦事效率的、經過評估可以實現的，在一站式服務平臺上都能快速構建并發布使用。

經過半年多的建設與推廣使用，學校一站式服務平臺目前已經發布了十多個業務流程，包括用印申請、網絡故障報修、開具財務票據等面向教職工的校內業務，以及即將上線的校內幫困申請等面向學生的業務流程。后續我們將持續搜集業務部門及用戶的需求，優化現有流程的同時，建設更多的新流程，擴展服務范圍，嘗試創新應用，為師生的校園生活帶來更豐富的信息化體驗。