房產檔案信息化管理初探

陶淑波

摘要：隨著信息技術的發展，房產檔案信息化已經是必然趨勢。在過去，房產檔案手寫錄入不僅效率低，而且容易出錯。如今信息化管理極大的提高了管理效率與水平。但是目前的房產檔案信息化管理也面臨著許多的問題，還不夠完善，本文針對房產檔案信息化管理的特點、所面臨的問題提出相應的策略，并指出未來的發展趨勢。

關鍵詞：房產檔案 信息化管理 問題 策略

房產檔案是國家檔案的重要部分，記錄房產的初建到消亡。隨著技術的發展，房產檔案信息化已經一定程度上的普及。房產信息、交易記錄通過電腦文檔，利用多媒體、存儲、數據庫、掃描等計算機技術進行保存?？梢噪S時調閱、統計、管理這是房產檔案信息化管理的優勢，有著傳統方式做不到的高效，而且房產檔案信息化能夠長久的保存信息，不會輕易流失損壞，在實際操作中也相當便捷。所以，推廣并完善這種方式是必要的。

一、房產檔案信息化管理的特點與優勢

（一）信息存儲數字化

房產檔案信息化管理實質上是將房產檔案需要記錄的部門數字化錄入管理系統，進行存儲，這樣數字化的信息能夠被計算機程序識別讀取。從而，計算機程序能夠將這些錄入的大量信息進行整合處理。通過建立相關的數據庫，可以隨時調閱、查看、分類。相對于傳統方式，對大量數據的整合會耗費大量的人力物力，遠遠不如信息化管理快捷方便。這也是房產檔案信息化管理的一大優勢。

（二）信息傳輸網絡化

房產檔案信息化管理的另一大優勢就是信息傳輸網絡化，利用互聯網技術，可跨距離，跨空間的迅速傳播。房產信息錄入共同的系統之后，在這個系統內，可以進行信息交流和傳遞，在世界各地完成信息傳輸。信息傳輸網絡化使消費者、開發商和房產管理部門之間的連接更緊密，形成更有效的交流。極大的提高了管理部門的工作效率，也降低了人們的時間成本。

（三）管理智能化

房產檔案信息化以后，檔案信息檢索智能化，也促進了管理智能化。相對于傳統管理方式，工作人員可以迅速查詢調取所需要的檔案信息。傳統紙質版的房產檔案在調取的時候，需要耗費大量的時間去尋找。信息化管理使工作效率更高也更簡單。

二、房產檔案信息化管理面臨的問題

首先，房產檔案管理部門對信息化管理重視不夠。2010年開始本單位檔案室上馬掃描儀進行網絡一體化辦，本人收集整理了超過五萬件檔案。但是本單位不夠重視信息化管理，缺乏先進的信息化管理意識，設備陳舊，單位沒有及時更新先進設備。在信息化時代，如果工作人員固步自封，不愿意主動探索新事物，充分發揮主觀能動性，就會落后與他人，造成檔案錄入不及時，工作效率低等問題。

其次，檔案管理員是信息收集的主要人員，有些人員沒有經過系統的培訓。工作人員不能認真做好掃描流程。沒有做到不漏掃，照片全部檔案。工作人員掃描時不注意光線，導致反光，頁面不清晰。檔案管理員對現代化技術接受度不高，只適應傳統操作方法，那么工作效率在信息化管理面前，顯而易見的低。

再次，檔案管理最重要的事情是規范，從而杜絕文件丟失和泄密。工作人員不遵循工作規范，就會造成失誤。比如，在接收資料之前，對各科室檔案進行案卷檢查，對不合格掃描入庫的，退件、重新補件，避免文件缺失；對新收入庫的案卷，建帳、做好記薄，便于后續檢查；對檔案資料庫和掃描室的溫度濕度按要求調控，并及時對檔案室的資料進行除塵，消毒，定期清理庫房衛生；隨時檢查電源安全，確保不出現任何事故；每次查閱檔案后都及時關好柜門，庫房門，確保庫房內檔案的安全、保密、無缺，杜絕檔案的丟失。

三、房產檔案信息化管理的策略分析

（一）加快房產檔案管理制度的完善

要加快房產檔案信息化管理制度的完善，首先就要完善硬件設施的建設。信息化管理的基礎是網絡通信技術、計算機技術以及掃描儀、計算機、照相機等設備，沒有這些技術和設備就不可能將檔案信息化?；A設備不夠完善是不能建全房產檔案信息化管理技術的。除此之外，要完善房產檔案管理制度，還要健全檔案匯集、轉移、使用與保存等相關管理制度，要建立切實可行的檔案查詢制度，員工管理責任制度，建全相關法律法規、規范相關服務程序。只有配套的相關制度都完善并執行，才能從根本上保障房產檔案信息化管理制度的切實執行，也只有完善的房產檔案管理制度才能發揮信息化管理的優勢。

（二）培養專業素質高的人才

提高檔案管理員的專業素養、操作能力是保障房產檔案信息化管理的必要條件。目前，房產檔案的管理仍處于傳統方式到信息化管理方式的過渡期，但是，不容置疑的是信息化管理的必然趨勢，所以，提升檔案管理員的業務水平是必要的，管理員的水平直接影響著工作效率。工作人員要做到按目錄流程 逐一逐頁掃，掃完裝訂上架，做到整齊有序。對重復件不重復掃描，不給系統添負擔。

除了提高技術，還要注重提高管理員對信息化管理重要性的認知，還可以引入競爭獎懲機制，激發管理員工作積極性，也符合公平公正的理念。

（三）提高系統技術

目前來說，信息化管理最大的弊端就是存在一定的安全隱患。房產檔案是國家檔案的一部門，具有一定的機密性。所以要加強系統的安全管理，防止信息泄密或者丟失。嚴格遵守房產檔案使用權限制度，提高科學技術確保信息安全，謹防網絡病毒，系統漏洞的出現?？梢赃M行信息的多方式保存，從而確保信息不會丟失。同時開發更多的管理技術，比如智能化管理技術，方便管理的同時，也提高對信息的利用度?？梢酝晟朴脩糇酉到y，縮小管理部門與民眾的距離。通過不斷地技術創新提高信息化管理效率。

除了提高信息話管理系統技術，從而保證信息收集的全面性、準確性，還要不斷對檔案信息進行更新，并且能全方位多角度的進行數據分析為政府宏觀調控提供手段。

四、結語

顯而易見，相對于傳統管理方式來說，房產檔案信息化管理的高效運行、跨距離傳輸信息、掛靠互聯網等優勢可以極大的提高管理人員的工作效率，并且可以開發出更多房產檔案管理的作用，從而更好的為人民服務，促進經濟發展。盡管目前房產檔案信息化管理制度還不夠完善，但是隨著技術的發展、管理員專業素養的提升、越來越多的房產檔案管理部門對房產檔案信息化管理制度的重視、相關制度的規范，房產檔案信息化管理制度會越來越普及，達到房產檔案信息更完整，部門運行效率更高，甚至資源共享的程度。

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（作者單位：吉林省和龍市國土資源局）