淺談人事檔案管理工作的經驗和體會

張宇微

摘要：人事檔案管理工作是將檔案資料進行甄別和整理、立卷歸檔、服務單位中心工作、服務職工群眾的活動，人事檔案管理工作，責任重大。本文簡要概述了人事檔案工作的意義、特性，建立職工人事檔案的方法，有效進行人事檔案利用工作的經驗和體會，提出了新時期做好人事檔案工作的思路。

關鍵詞：人事檔案管理工作；立卷；歸檔；利用

中圖分類號：G271 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2018）012-0035-02

一、引言

人事檔案管理工作是將檔案資料進行甄別和整理、立卷歸檔、服務單位中心工作、服務職工群眾的活動。人事檔案是個人的真實記載，是參與社會活動的第一手資料，是個人參加社會實踐、學歷狀況、政治面貌、社會關系、業務能力及受到表彰獎勵處罰等方面的原始資料，與個人職稱評聘、工資待遇、組織關系、社會福利、勞動保障等聯系緊密。做好人事檔案管理工作，責任重大。

人事檔案管理工作是繁瑣的，但意義重大。這是因為：

1.人事檔案管理工作是單位人事管理工作的關鍵環節，是單位選拔、任用、考核干部，進行職稱評定、工資變動等的重要依據。

2.人事檔案與職工的切身利益密切相關，它存儲了個人的原始真實信息，記載著職工在社會上的所有社會實踐，是職工解決勞動糾紛，享有各種福利待遇的直接證明材料。

二、人事檔案的特性

1.全面性

人事檔案真實地反映職工個人情況，完整地記載了職工履歷、家庭情況、鑒定考核、專業技術、政治面貌、表彰獎勵處罰、職務任免、工資收入等方面的情況。

2.現實性

人事檔案是單位選拔、任用、考核干部，進行職稱評定、工資變動以及職工享有各種福利待遇、解決勞動糾紛的依據。

3.真實性

人事檔案要求原件歸檔，保證檔案材料客觀真實有效。

4.動態性

立卷后的人事檔案，內容會隨著立卷入個體參與社會活動和人生道路的延伸而延伸，不斷形成新材料。

5.流動性

人事檔案管理工作中堅持“檔隨人走”，職工不在存檔單位工作后，必須將人事檔案轉走。

6.機密性

人事檔案的內容涉及個人家庭信息、考核鑒定及表彰獎勵處罰等多方面情況，是涉密資料，嚴禁個人查閱自己和親屬的人事檔案。

由于人事檔案的以上幾個特性，檔案員要不斷加強學習，掌握政策，適時收集更新檔案材料，為立卷歸檔打好基礎。在人事檔案管理工作中，建立職工人事檔案是一個重要環節。

三、人事檔案的建檔方法

1.強化檔案員業務技能，做好檔案材料的甄別鑒定和分類

主要依據是人事檔案材料的分類，人事檔案總共分為十個大類，根據十個大類的特點，在整理過程中要特別注意三齡兩歷材料，年齡、工齡、黨齡的前后填寫時間要一致，如果有不一致的地方應及時詢問本人、報告領導、更正不一致的地方；工作經歷和學習經歷中填寫的前后時間也要一致，發現有不一致的地方也要及時處理；每個類別中的材料都要按照時間先后順序進行排序，編頁碼；每個類別中的材料該簽字的地方一定要簽字，日期也要填寫完整，該蓋章的也一定要有相應部門的印章，有的材料需要上級部門審核的，就一定要有審核部門的印章。

2.實施“以我為主”的立卷歸檔原則

準確把握文件資料的時效性，在工作實際要具體問題具體分析，吃懂吃透歸檔文件要求和現行人事檔案精神，不該歸檔的絕對不歸檔，減少檔案管理工作中的資料重復性問題；該歸檔的絕對不少，保證檔案資料齊全，避免資料不全和資料漏失。提高檔案利用的效率，把握好每一份檔案資料，在歸檔工作中耐心細致地甄別，認真分類和裝訂。在立卷過程中，多交流，多請教，多談心，弄清楚每一個問題的前因后果及內在聯系，合理組卷，使立卷歸檔后的人事檔案資料齊備完整，符合標準化、規范化的要求，具有更高的利用價值。

建立職工人事檔案意義重大，建檔的目的是為了更好地利用。

四、人事檔案的有效利用

1.遵循人事檔案利用制度

在利用過程中，必須符合人事檔案利用制度，做好檔案安全管理工作。

（1）查閱

在檔案庫房內設置專用閱覽室，提供檔案查閱。調卷查閱要有專人指導和監督。

（2）借出使用

在特殊情況下，由于特殊原因需要借出使用檔案資料的，由借用人員填寫借出使用申請表，連同相關材料，經人事部門初步審核后，由分管領導審核簽字，檔案員做好詳細登記，注明歸還期限，方可借出。

（3）出具證明材料

必須寫清說明需要證明材料的事由，經主管領導審核同意，必要時要出具書面申請，詳細做好登記。

2.符合人事檔案管理規定

在利用過程中，必須符合人事檔案管理規定，保障檔案完整安全。

（1）查閱手續

主要包括以下內容：1.查閱者填寫查閱申請表，注明查閱緣由、查閱對象等，必要時要出具需查閱人事檔案的相關證明材料；2.人事部門初步審核后，報經分管領導審核簽字后，方可進行查閱。

（2）外借手續

主要包括以下內容：1_具體經辦人員填寫外借申請表，注明借檔理由、對象、人員等，相關負責人簽字；2.人事部門進行審核，報經分管領導審核簽字，并經外借人員和檔案員雙方簽字，詳細注明歸還日期，方可外借。

（3）開具證明手續

主要包括以下內容：1.利用者提出申請，注明理由，必要時要提供相應的事由材料；2.經人事部門初步審核，分管領導審核簽字后，根據需開具證明的經辦人員要求，提供相應的證明材料。五、建立健全管理制度

在工作實踐中，不斷建立健全管理制度，建立人事檔案管理長效機制。

1.材料歸檔制度

對于不斷形成的檔案材料必須認真仔細地收集，對照歸檔要求對材料進行整理，仔細判斷和甄別，根據材料內容，完成歸檔工作。

2.檢查核對制度

檢查核對是促進人事檔案工作健康有序、規范進行的環節。不同季節不同地區有不同的要求，雨季主要檢查人事檔案庫房設施，門窗、屋頂、墻面，材料霉爛、蟲蛀等情況；干季要檢查檔案庫房的濕度和溫度情況。南方地區要特別檢查檔案保管環境等。遇到火災水災等突發情況要著重檢查。

3.轉遞制度

檔案轉遞一般是由職工離開原工作單位或一些不可抗拒的原因引起的，轉遞工作必須遵守相關的規章制度，落實機要轉遞和保密制度要求，檔案資料不能交本人自帶。

4.安全保密制度

安全保密制度的具體要求是：（1）人事檔案管理員必須遵守保密制度。（2）檔案庫房備必須配備消防器材，并定期檢查。（3）落實好檔案資料度夏和冬防制度。（4）執行好請示、報告制度。（5）檔案庫房內禁止吸煙。（6）離開時關燈關窗，鎖門。

5.統計制度

統計制度的主要內容包括：整理情況；整理過程中的問題；材料補充完善情況；利用情況；庫房設備情況；檔案員工作情況、思想狀況等。

六、加強人事檔案管理的有效方法

1.強化檔案管理人員的思想政治教育，不斷提高檔案員的黨性修養，增強服務大局的意識，強化責任心，在工作中腳踏實地，樂于奉獻，不作浮華想，甘于冰雪心。

2.由主管領導主抓，成立檔案督導小組，加強督促指導，進行檢查、總結、評比，并將檢查、總結、評比結果納入年終考核。

3.充分利用現代科技網絡技術，有效搭建職工群眾社會福利管理平臺，簡化手續，便捷服務，使檔案管理工作更加現代化、科學化、規范化。

七、新時期做好人事檔案工作的思路

1.加強領導對人事檔案管理的領導意識

單位領導要加強對人事檔案的領導意識，嚴格要求，嚴格督查督辦，做到隨時掌握人事檔案管理工作的實際情況，以人事檔案管理工作為抓手，協調單位內部各職能部門的關系，以完成好中心工作為目標，形成長效動態管理模式，按程序規范有序地開展人事檔案管理工作。

2.加強檔案員的責任意識

檔案員要更新觀念、與時俱進，在自己的崗位上努力學習、刻苦鉆研，兢兢業業做好本職工作，根據工作中的實際情況不斷補充和完善管理工作，對人事檔案管理工作中的立卷歸檔范圍明確要求，采取相應措施，該收集的材料及時收集，該歸檔的材料及時歸檔，保證檔案資料的立卷歸檔和利用工作有章可循，有條不紊地開展。

3.結合新時期要求進行電子化管理

新時代新要求新作為，當前信息技術飛速發展，只有把人事檔案管理工作與新時期信息技術緊密結合起來，才能促進人事檔案轉化為信息資源，達到現代人事檔案檔案管理的新標準和新要求，實現人事檔案的電子化管理。

4.強化單位職工的檔案意識

做好對職工群眾的宣傳工作，使檔案工作深入人心。充分利用檔案日、進行有的放矢的宣傳，采取政策宣講，培訓宣貫，創新方式，用群眾喜聞樂見的方式和網絡等載體，不斷進行宣傳，轉變干部職工的思想觀念，強化意識，自上而下，從下到上，在單位內部形成齊抓共管，事事有監管、處處有著落的局面，為人事檔案管理工作提供有效可靠的保障。

八、結語

總之，人事檔案管理工作是枯燥的、乏味的、最有意義的，需要耐心、細心和決心，也更需要愛心、熱心與恒心。在新的歷史時期，全面落實好新時期人事檔案的新要求新舉措新指示，以求真務實的態度和嚴實深細的工作作風，做好人事檔案的立卷歸檔，服務好職工群眾，不斷建立健全規章制度，不斷完善規范設備設施，充分利用人事檔案資源為單位黨委提供決策參考。