物資管理信息化系統在醫院管理中的應用

張衛平

摘要：物資管理信息化系統在社會經濟快速發展的前提下不斷推廣，本文通過對現階段我國醫院物資管理工作中存在的問題進行了深入分析，探討了信息化系統在醫院物資管理工作中的有效應用，確保醫院物資管理工作質量的不斷提高。信息化系統的完善，不僅有利于醫院有效應用信息化系統，提高醫院物資管理工作效率，而且可以實現醫院物資管理工作效益最大化，推動醫院物資管理的現代化。

關鍵詞：物資管理信息化系統；醫院管理；應用

一、物資管理信息化系統建設目標

根據物資管理的要求，物資管理信息化系統的總體目標包括：

1.構建以“需求管理、采購管理、庫存管理”為核心的物資管理平臺，實現全院范圍內的跨科室的協同工作。

2.實現庫存物資的數據共享及跨科室實時查詢與監控。

3.實現全院的物資采購管理，對各科室的采購活動進行有效監控。

4.構建供應商管理體系，通過查詢供應商資質、供應商交易歷史與供應商評估，幫助采購人員選擇最佳供應商。

5.實現全院信息共享，能夠按照各類單據的執行狀態進行統計。

6.建立全院物流報表體系，實現全院范圍內的跨科室報表查詢。

7.實現物資采購管理系統與財務系統的對接，包括：物資采購管理系統傳遞到貨入庫信息、出庫信息及結算信息至財務核算系統，實現財務與業務數據同步。

二、物流業務管理現狀

目前，醫院存在多個物資管理科室，分別使用不同軟件，不同版本的管理系統，用于管理物資的出入庫，管理中存在較多的不規范，不符合醫院內部控制管理的要求。

使用基于B/S平臺架構的醫院HRP系統，其中物流管理信息系統可實現科室需求計化管理、采購計劃管理、供應商管理、低值易耗品管理、高值耗材管理、報表生成、綜合查詢分析、自動預警等功能，完全覆蓋了醫院的物流各個流通環節，為醫院建立完善的物流管理體系提供強有力的支持。

三、供應商管理

1.管理現狀

供應商資質等信息保管、高值耗材等通過招標方式確定的耗材的招標價格等均保留在物資管理科室。目前供應商證件及招標價格采用手工翻閱和一般的電子表格管理，同類耗材通常向多家供應商采購。

2.存在問題分析

所有的操作都是手工完成。每次采購之前都需要靠記憶力或者手工查找的方式核對耗材的證件效期、供應商的證件效期有效性，不僅加大了工作量，還不能保證準確度，一旦有失誤，后果嚴重。招標目錄價格也需要人為逐條核對，不僅增加了工作難度，而且大大降低了工作效率。對供應商尤其是高值耗材的供應商準入沒有進行嚴格管理。

3.解決方案

用物資信息化系統來管理供應商資質信息及招投標所確定的物資價格。將耗材的證件信息和供應商的證件信息錄入到系統中，并設置預警。當證件的有效期臨近效期時，可以由系統進行預警提示，對于資質過期的供應商直接不允許采購。根據醫院管理需要使用供應商準人流程管理。

四、采購管理

1.管理現狀

將物資采購管理進行分類。常備庫存物資由使用科室根據現存量并結合歷史使用情況等信息按月編制采購計劃，經物資管理科室主任、分管院長審批后，由采購人員通過電話等方式向供應商進行采購；非常備物資由各科室使用時上報需求給物資管理科室，經物資管理科室主任、分管院長審批后，由采購人員匯總需求組織采購。

2.存在問題分析

（1）所有采購申報審批均通過紙質單據傳遞，若遇到領導忙碌，則單據審批會耽誤數日，甚至幾周，無法保證采購效率；

（2）采購量只能靠估算。因為庫管的庫存量很難摸清，再加上存在貨物已入庫或者貨物已發放至科室，但物資系統上確未能及時反應物資實際出庫情況，所以導致庫存量更加不準確，這樣庫管參考來做的采購計劃數量發生的誤差量會比較大；

（3）所有的操作都是通過手工完成，不僅加大了工作量，還不能保證準確度。

3.解決方案

（1）采購審批采取網上審批，即便領導在外出差，也可以通過網絡進行審批；

（2）大量的貨到票未到的情況使用暫估業務，形成準確的入出庫數據，把實際業務反應到系統中，有利于做出科學合理的分析；

（3）各科室及各庫房可以根據自身需求，提材料采購計劃申請，經領導審批后，由物資管理科室進行匯總下訂單，減少了重復的工作量。

五、庫存管理

1.管理現狀

目前，醫院物資管理為手動與系統相結合，管理中存在較多的不規范，不符合醫院內部控制管理的要求。由于物資管理科室的庫房沒有網絡環境，每個月25號將本月的出庫單，需要在具備條件的辦公室進行集中錄入，系統操作遠遠滯后于實際應用，無法隨時準確摸清庫房實際庫存。部分應急物資還沒有來得及入庫，就已經被科室領走了，造成物資管理不規范。

2.存在問題分析

（1）貨到票未到的物資不做系統入出庫，只做實物入出庫，故庫存系統不能準確反映庫房物資的實際情況，賬實不符情況嚴重；

（2）每月上交到財務科室的出庫報表也只能反映當月發票到達情況的采購訂單，無法反映科室的實際領用數量；

（3）賬面的入出庫記錄完全沒有反映科室的實際領用情況。

3.解決方案

（1）對貨到票未到的物資進行暫估入庫處理，以暫估價進行入庫。保證庫存物資和物流賬面庫存一致。發票到后系統生成單到補差單，保證財務賬物資采購金額與實際金額一致；

（2）建議盤點現有庫存物資，確定進貨單價。后續出庫時采用先進先出法，確定出庫單價。如有特殊情況，使用單個計價法確定出庫單價；

（3）出入庫使用條碼掃描，減少工作量及失誤率，提升工作效率。

六、存貨核算

1.管理現狀

目前業務科室只應用非常基本的存貨核算內容，如先進先出法進行物資發放，通過等待發票到來再入庫的方法保證入庫單和財務數據的一致；財務單據由手工生成。報賬流程為：月末物資會計將本月入庫單匯總表、各科室領用的匯總表和發票一同報送到財務科室，作為財務科室記賬憑證。

2.存在問題分析

（1）采購付款票據整理完成后，需手工記賬，費時、費力，出錯幾率較大；

（2）科室領用數據只有在發票到后才計入科室成本，無法準確反映科室物資實際消耗數量。

3.解決方案

（1）通過物流管理系統，使用存貨核算模塊，自動生成財務記賬憑證，財務科室只需核對憑證即可，大大減輕工作量；

（2）使用暫估業務處理貨到票未到的物資，進行暫估入庫出庫處理，防止票未到而科室已領用的物資無法計人科室成本，導致科室物資消耗數據不準確的問題。系統提供查詢下月發票收到后各科室實際領用金額差異，在下月科室績效獎金計算時進行補充。

醫院物資管理通過信息化系統的不斷完善，不但可以提高醫院物資管理工作效率，而且可以合理控制醫院運營成本，實現醫院物資管理工作效益最大化，推動醫院物資管理的精細化、現代化。