淺析事業單位會計檔案管理的現狀

陸曉萍

摘要：在事業單位日常財務核算工作中，會計檔案管理發揮了重要的作用，但會計檔案管理工作普遍不夠重視，缺乏規范化、制度化，這已成為目前事業單位會計檔案管理的主要現狀。本文分析了事業單位會計檔案管理的現狀，提出要加強單位會計檔案管理，應采取有效的措施使會計檔案管理制度更完善，會計檔案管理工作更規范，會計檔案管理人員更專業，從而更有效地提高事業單位財務管理工作質量。

關鍵詞：事業單位；會計檔案；現狀；措施

一、事業單位會計檔案管理的意義

會計檔案是事業單位研究經濟活動、進行財務分析、接受審計檢查的重要依據和參考資料，它連續、真實、完整地記錄和反映了單位的經濟業務。提高事業單位財務管理工作質量的有效途徑是對會計檔案進行規范化管理，因此，加強事業單位會計檔案管理工作具有十分重要的意義。

二、事業單位會計檔案管理現狀

（一）會計檔案管理工作重視性不強

在實際的經濟活動中，會計檔案是其進行經濟活動的最原始的記錄和最真實的反映。但是，就目前的情況來看，會計檔案管理工作已成為事業單位財務管理工作中的薄弱環節，大部分事業單位的領導和管理人員更加重視資金運行、財務報告和其他財務管理工作，反而忽視了會計檔案管理工作。具體表現在：有些單位領導只注重財務資金的核算與監管，對會計憑證、會計賬簿等這些會計檔案資料的保存管理基本沒有概念；有些會計主管只注重本單位的財務日常賬務處理及報表編制工作，覺得會計憑證、會計賬簿、會計報表等資料只要每年裝訂后放進檔案柜保存即可，沒有明確會計檔案的范圍及合理規范會計資料建檔造冊的相關流程。目前，事業單位會計檔案管理工作普遍薄弱，檔案管理人員沒有責任和保密意識，存在會計資料散落、遺失的風險，導致財務日常工作與檔案管理相脫節。

（二）會計檔案管理規范性不強

目前，事業單位普遍沒有結合本單位的實際情況，并按照新要求及時修訂和完善會計檔案管理辦法，而一些會計主管對會計資料歸檔的范圍、時間等沒有具體的規定，這些都給單位會計資料的查找與管理帶來諸多不便。除了會計憑證、會計賬簿、會計報表等統一歸檔的會計資料外，銀行對賬單、會計檔案移交清冊等部分需要歸檔的會計資料散落在相關人員手里保管，沒有對其他需要歸檔的會計資料進行界定，未能規范、統一納入會計檔案管理工作。會計資料的裝訂、保管、借閱等也都不夠規范，從而導致會計檔案資料的利用率低，會計檔案管理責任不清，會計資料因未歸檔而出現缺失的現象。

按照《會計檔案管理辦法》規定：當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機構臨時保管一年，再移交單位檔案管理機構保管。但也有部分事業單位規模較小，沒有獨立的檔案管理部門，會計檔案只能由財務部門自行管理，這也從一定程度上制約了單位會計檔案的規范化管理。

（三）會計檔案管理人員專業性不強

會計檔案管理人員要有強烈的事業心，除了要具備專業的檔案管理知識和會計專業知識外，還要熟練掌握計算機操作技能，以適應事業單位信息化發展的需求。目前，事業單位專業的檔案管理人員往往配備太少，會計檔案大多由財務人員兼管，沒有統一納入事業單位檔案部門管理，會計人員規范化管理會計檔案的能力不足，沒有清晰了解單位會計檔案的歸檔范圍，沒有規范化管理會計資料的整理、借閱等工作，這都是缺乏專業的檔案規范化管理知識所致。此外，由于會計檔案管理的專業培訓相對較少，因而不能有效地提高事業單位的會計檔案管理人員的專業性水平。

三、事業單位加強會計檔案管理的措施

（一）加強對會計檔案管理工作的重視程度

會計檔案管理工作是會計基礎管理工作的最后環節，因此，要加強事業單位財務管理工作就必須要對會計檔案進行規范化管理。首先，要讓單位領導和管理人員充分認識到會計檔案管理的重要性和必要性，不斷強化單位領導對會計檔案的管理意識，不斷增強會計檔案管理人員的責任意識，從而促進事業單位會計檔案管理水平的提高。其次，要逐步完善事業單位會計檔案管理制度，單位應以《會計法》和《會計檔案管理辦法》為依據，及時修訂和完善本單位的會計檔案管理辦法，使之形成一套科學、合理、完整的會計檔案規范化管理制度，從而使單位會計檔案管理逐漸步入正規化管理。

（二）加強對會計檔案的規范化管理

一是規范事業單位會計檔案管理的范圍，單位會計主管應在制定符合本單位的會計檔案管理辦法時明確規定會計資料建檔造冊的范圍，特別是銀行對賬單、會計檔案移交清冊等其他會計資料的范圍。二是規范事業單位會計檔案的裝訂，會計憑證、總賬、明細賬等打印裝訂要整齊、規范，要按期裝訂成冊，并加具封面，注明單位名稱、年度、月份和起訖日期、憑證種類、起訖號碼，由裝訂人在裝訂線封簽外簽名或者蓋章。三是規范事業單位會計檔案的借閱管理，會計檔案管理人員要建立專門的會計檔案登記簿，單位職工在進行會計檔案查閱、復印、借出時要嚴格履行檔案借閱審批手續，借閱會計檔案要經相關部門負責人批準，并在借閱時要在會計檔案登記簿上注明借閱時間、內容及用途，通過會計主管指定會計檔案管理人員方可進行借閱。

（三）加強對會計檔案管理人員的專業培訓

會計檔案管理人員不僅要熟悉掌握財務管理和檔案管理知識，還要能熟練地操作計算機，是集多種技能于一身的復合型人才。為了提高事業單位財務管理水平，應加強單位的會計檔案管理工作，為會計檔案管理人員提供更多的檔案管理學習交流平臺，提高檔案管理人員綜合業務素養，強化責任意識、保密意識和風險意識，以提高會計檔案管理人員的專業化水平，不斷適應新環境、新形勢，充分發揮自身職能作用，從而體現自身的價值。